Категория: Бланки/Образцы
Трудовая книжка – это бланк строгой отчетности. Ее потеря является серьезным происшествием для самого работника и для его работодателя, особенно если произошло это именно по его вине. Люди, обнаружив пропажу, начинают узнавать, как восстановить трудовую книжку и возможно ли это.
Порядок восстановления этого документа зависит от того, по чьей вине он был утерян. Вариантов тут может быть несколько:
От ответа на этот вопрос зависит ход дальнейших действий. Паниковать в такой ситуации не нужно, ведь восстановление трудовой книжки возможно, пусть это и потребует затрат собственных сил и личного времени.
Работник и работодатель должны помнить, что они несут ответственность за сохранность этого документа. Если кадровый специалист или другое ответственное лицо выдало трудовую книжку не по правилам, то отвечать за ее утерю придется ему, а не сотруднику организации, получившему бланк строгой отчетности на руки.
Если сам гражданин потерял свою трудовую, то затраты и заботы по ее восстановлению лягут полностью на него. Но и тут расстраиваться не нужно. На вопрос, можно ли восстановить трудовую книжку, если я потерял ее сам, ответ утвердительный.
Порядок восстановления для каждого из случаев будет рассмотрен отдельно.
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна
При утере трудовой книжки сразу впадать в панику не нужно. Существует масса способов ее восстановления. Некоторые ситуации заставят побегать самого работника, а иногда собирать информацию приходится работодателю. Ответ на вопрос, как восстановить трудовую книжку, если она утеряна, зависит не только от обстоятельств. Иногда заниматься этим необязательно.
Если сотрудник только начал свою карьеру и не проработал еще более 3 месяцев (в трудовой сделана запись о приеме на работу), то делать дубликат документа не нужно. В ТК РФ (статья 65) указано, что в этом случае достаточно оформить новую трудовую книжку. Занимается этим работодатель, но только после получения соответствующего заявления от своего сотрудника.
Если же работник имеет за плечами огромный опыт и стаж, то восстановление трудовой книжки после утери является единственно возможным способом отражения информации. В этом случае необходимо обратиться к работодателю с заявлением, содержащим требование создать дубликат.
Необходимость сбора документов ложится на плечи того, по чьей вине произошла порча или утеря бланка строгой отчетности.
Простое воспроизведение старых записей в новую трудовую книжку является незаконным. За это могут привлечь к ответственности, ведь такие действия расцениваются как подделка документов. Поэтому заниматься восстановлением трудовой книжки самостоятельно категорически запрещено.
Понятие восстановления не совсем правильно. Восстановлению такой документ не подлежит. НПА дают возможность только создать его дубликат. Его оформление является легальным действием. Дубликат можно предъявить для расчета стажа в ПФР или другой надзорный орган.
Выдается новый документ в течение 15 дней после составления заявления на имя работодателю. Как восстановить трудовую книжку при утере? Ответ на этот вопрос зависит от того, кто виноват в происшествии. Идентичная процедура используется при порче бланка строгой отчетности (если он обгорит, порвется или сильно испачкается).
Способов восстановления трудовой несколько. Это и обращение к работодателю, в ПФР, Государственный архив, суд, самостоятельный сбор документов. Даже если виновен в утере трудовой книжки сам работник, то он может просить помощи у руководителя своего учреждения.
Существуют специализированные организации, занимающиеся решением проблем работника, восстановлением трудовой книжки или отстаиванием прав в суде в том числе.
Восстановление трудовой книжки при утере работником: образецЕсли по каким-то причинам работник сам виноват в утере трудовой книжки, то ему необходимо написать заявление на восстановление трудовой книжки при утере работником, образец которого позволит не допустить ошибок при заполнении документа. Безработным нужно обращаться на предыдущее место работы. Трудоустроенные граждане заполняют такое заявление у кадрового специалиста.
Есть ряд моментов, которые необходимо учитывать при написании заявления:
Если гражданин уже не является сотрудником организации, то нужно оставить свои контактные данные, чтобы ответственное лицо могло сообщить об оформлении дубликата.
Произвольная или унифицированная формаУнифицированной формы заявления на восстановление трудовой книжки нет. Предприятия могут самостоятельно разрабатывать бланки этого документа, действующие внутри организации. Если такой есть, то лучше воспользоваться им. В противном случае писать заявление можно в произвольной форме, указывая все необходимые данные.
Документ может быть напечатан на компьютере или написан от руки. Подпись проставляется вручную. Заявление должно быть понятным и грамотным. В нем не должно быть зачеркиваний, исправлений.
Прикладывать ли доказательстваЕсли сам работник виновен в утере трудовой книжки, то он самостоятельно занимается сбором подтверждающих документов. В самом заявлении указываются их названия. Выше располагаются данные об организациях (наименования, ОПФ, контактные данные, форматы подтверждающих справок), периоды работы.
Чтобы обезопасить себя от возможных недоразумений, лучше оставить себе доказательства отправки заявления. Их форма будет зависеть от способа отправки.
Такой вариант отправки заявления невозможен. Документ принимается только в письменной форме.
Кто платит за восстановление трудовой книжки
Для заполнения дубликата требуется новая трудовая книжка. Приобретает ее сам работодатель, так как документ является бланком строгой отчетности. «Как восстановить трудовую книжку самостоятельно?» – такой вопрос часто задают граждане. Если речь идет о самостоятельном заполнении, то такая процедура является незаконной. Вносить данные может только работодатель или уполномоченное лицо.
Расходы по приобретению трудовой книжки ложатся на самого работника, если он потерял ее. Руководитель организации имеет право удержать из зарплаты только ту сумму, которую он отдал за покупку бланка, вне зависимости от текущей рыночной цены.
Если все документы и заявление заполняются работником правильно, то в течение 15 дней он получит дубликат трудовой книжки на руки.
Восстановление трудовой книжки при утере работодателемРаботодатель может сам потерять трудовую книжку своего сотрудника. Это может случиться по одной из следующих причин:
В зависимости от ситуации определяется, как будет проходить восстановление трудовой книжки при утере работодателем. Если всему виной чрезвычайные обстоятельства, то работодатель создает специальную комиссию, занимающуюся выяснением причин уничтожения трудовой книжки. Членами собрания являются представители:
По окончанию заседания составляется акт. Он является основанием для оформления дубликата трудовой книжки.
Если работодатель отказывается восстанавливатьЕсли сам работодатель никаких действий по восстановлению документа не предпринимает, а утерян он был по его вине, то сотрудник может обратиться в инспекцию по труду или прокуратуру. После можно подавать на работодателя в суд.
Если документ был утерян или испорчен из-за халатности ответственного лица или умышленно, а работодатель и ответственное лицо отказываются его восстанавливать, то они привлекаются к административной ответственности. На них могут наложить штраф. Для должностных лиц он составляет от 1 до 5 тысяч рублей, для юридических лиц – от 30 до 50 тысяч рублей (статья 5.27 КоАП РФ).
Если работодатель готов сделать дубликат, то он сам занимается сбором необходимых документов для восстановления трудовой книжки. Сотруднику нужно только написать заявление на восстановление документа. Дубликат должен быть сделан в течение 15 дней.
Самому работнику не придется собирать справки с прошлых мест работы или за свои средства покупать новую трудовую книжку.
Иногда есть возможность не только восстановить трудовую, но и взыскать со своего работодателя ущерб, если потерян документ был по его вине. За каждый день такой задержки можно получить сумму, равную среднедневному заработку.
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фондТрудовая книжка содержит информацию о трудовом стаже работника. Последний фактор влияет на размер пенсии. Любой руководитель обязан перечислять в ПФР определенный процент от зарплаты своих работников. Объем этих отчислений определяет размер пенсии. Пенсионный фонд хранит информацию о них в базах данных.
Если самостоятельно или через работодателя сделать дубликат трудовой не получается, человек начинает интересоваться, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд. Такой способ действительно возможен.
Документы, необходимые для восстановленияЛюди обращаются в ПФР для создания дубликата, если на руках у них есть документ, содержащий информацию о работе, стаже, но он не имеет законной силы из-за наличия в нем ошибок или погрешностей. Но без документов восстановить трудовую не получится.
Потребуются бумаги, доказывающие подлинность данных. Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд возможно при наличии следующих документов:
Бумаги должны быть оформлены верно – заполнены по установленной форме, подписаны руководителем. Печать на этих документах обязательна.
Для восстановления информации могут потребоваться внутренние документы организации:
Сам гражданин может предоставить информацию о движении средств на лицевом счете, если на него поступала зарплата. Все эти документы позволят восстановить трудовую в ПФР.
Как восстановить трудовую книжку если есть ксерокопияТрудовая книжка может быть утеряна во время перехода с одной работы на другую. У самого сотрудника может остаться ее копия. В этом случае остается выяснить, как восстановить трудовую книжку, если есть ксерокопия. Все будет зависеть от того, есть ли на ней отметки, заверяющие данные.
Если копия заверена
Если ксерокопия была заверена уполномоченным лицом и имеет печать, процедура восстановления трудовой книжки упрощается. Заверяются трудовые книжки кадровыми специалистами или главным бухгалтером. Сделать это могут и другие лица, имеющие на это полномочия.
В этом случае необходимо взять с собой заверенную копию и обратиться на предыдущее место работы. Потребуется заполнить заявление на восстановление трудовой книжки. Дополнительных документов не понадобится. Специалист кадровой службы сделает дубликат трудовой.
Этот способ является наиболее предпочтительным для сторон, так как не придется собирать бумаги со всех мест работы, чтобы подтвердить факт трудоустройства, перевода или увольнения.
Если есть просто копияЕсли же копия не была заверена, то механизм составления дубликата несколько иной. Придется обращаться на предыдущие работы, чтобы получить подтверждающие документы. Но на вопрос, можно ли восстановить трудовую книжку по ксерокопии в таком случае, ответ будет утвердительным.
Единственным плюсом будет наличие всех дат, номеров приказов и исходных данных. Это облегчит сбор информации на предыдущих местах работы.
Подробнее о том, зачем может понадобиться копия трудовой книжки и как ее правильно заверить, читайте в статье .
Как восстановить трудовую книжку если предприятие ликвидированоУтеря трудовой книжки может произойти неожиданно. Для ее восстановления необходимо обращаться на предприятия, где человек работал ранее. Там выдают официальные документы, требуемые для внесения записей в дубликат. Но и тут можно столкнуться с неприятными моментами. Что делать, если фирма уже закрылась? Как восстановить трудовую книжку, если предприятие ликвидировано?
Сначала нужно убедиться, что организация была ликвидирована, а не была реорганизована, преобразована. Вариантов ее дальнейшей судьбы несколько. Необходимо понять, было ли оно ликвидировано или есть новая организация, являющаяся правопреемником старой. Во втором случае можно на реорганизованном предприятии получить документы.
Если же компания была ликвидирована, то остается только один вариант – обратиться за справкой в архив. По закону все предприятия во время закрытия сдают свои внутренние документы именно туда, в том числе приказы о приемах на работу, переводах, увольнениях. Архивная справка – документ, дающий право оформителю дубликата вносить записи в него.
Предприятия не всегда добросовестно выполняют свои обязанности. Если данных в архиве не окажется, то придется обращаться в суд. Кроме заявления нужно обеспечить явку хотя бы 2 лиц, способных подтвердить работу истца в ликвидированной организации. Решение суда станет основанием для внесения данных в дубликат.
Если утеряна трудовая книжка, как восстановить записиОформляя дубликат, специалист кадровой службы должен руководствоваться информацией, имеющей официальное подтверждение в виде документов, составленных в надлежащей форме (подлинники или правильно заверенные копии). Наличие на них живых подписей и печатей является необходимостью.
Список документов, принимаемых в качестве доказательства, отражен сразу в двух документах:
Дубликат трудовой заполняется в соответствии с теми правилами, что и оригинал документа. Поэтому, отвечая на вопрос, если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи, необходимо руководствоваться правилами заполнения самой трудовой.
Какие данные указываются обязательноРаботник не всегда может получить заверенные копии или выписки по всем приказам, включая различные награды, поощрения, повышения. Поэтому и были разработаны обязательные требования к тому, какие записи в дубликате трудовой должны быть отражены. Сюда относится следующая информация:
Общий стаж указывается суммарно за все время работы в точности до количества отработанных дней. Информация о работе в конкретных организациях, временных периодах, должностях не уточняется.
Далее указывается информация о стаже работы (непрерывном, общем) по конкретным периодам. Как восстановить стаж при утере трудовой книжки? Получить подтверждающие документы со всех мест работы и предоставить их предыдущему или нынешнему работодателю. В дубликат вписывается по порядку (в соответствии с периодами работы в конкретных организациях) следующая информация по каждому месту работы:
Главным отличием от заполнения трудовой является именно основание. Если при заполнении оригинала прописываются данные приказов, то в дубликате указывается уже иной документ, в том числе содержащий информацию о приказе или трудовом договоре.
ЗаключениеК хранению собственной трудовой книжки нужно отнестись ответственно. Это бланк строгой отчетности. При отсутствии работы его нужно держать в безопасном месте, недоступном детям или злоумышленникам. Если же человек официально трудоустроен, он должен помнить, получить трудовую книжку он не сможет, а вот ее заверенную копию требовать имеет все основания.
Восстановление трудовой книжки – процесс трудоемкий, отнимающий время. Чтобы избежать возможных неприятностей, стоит обзавестись копией всех страниц и заверить ее у кадрового специалиста или уполномоченного лица. Это хотя бы избавит от необходимости ходить по организациям, архивам для сбора подтверждающих документов.
Трудовая книжка по-прежнему является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. От того, насколько грамотно и аккуратно она заполнена, зависит, возникнут ли у человека проблемы на новом месте работы или с оформлением пенсии. Принципиально новые требования к заполнению трудовых книжек обсуждались на одном из семинаров, информацию с которого мы предлагаем вашему вниманию.
ДЛЯ НОВЫХ РАБОТНИКОВ - НОВЫЕ БЛАНКИ
С 1 января 2004 года впервые поступающим на работу работникам трудовые книжки должны оформляться на новых бланках Однако на момент сдачи номера в печать официальной информации о том, что Госзнак России напечатал новые бланки, а Минфин России разработал порядок обеспечения ими работодателей, нет.
Напомним, что трудовые книжки старого образца уже имеющиеся у работников действительны и обмену не подлежат.
Трудовые книжки ведутся только в организациях
Еще раз обращаем внимание предпринимателей на то, что трудовые книжки ведутся только в организациях. Индивидуальные предприниматели не могут оформлять трудовые книжки своим работникам и вносить в них какие-либо записи.
В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ (далее- ТК РФ), работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации более пяти дней, если эта работа является для работника основной.
ОТВЕТСТВЕННОЕ ЛИЦО УТВЕРЖДАЕТСЯ ПРИКАЗОМ
Директор своим приказом должен назначить лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 45 Правил). Такой приказ необходимо издать, даже если в должностной инструкции инспектора по кадрам или другого работника сказано, что он ведет трудовые книжки. Если такого приказа не будет, вносить записи в трудовые книжки и хранить их у себя в сейфе должен сам директор.
РАБОТА С ТРУДОВЫМИ КНИЖКАМИ: ЕСТЬ НЮАНСЫ
Приступая к работе с трудовыми книжками, сотрудник, отвечающий за их ведение, должен:
В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, трудовые книжки как документы с длительным сроком хранения (хранятся до востребования, а невостребованные - не менее 50 лет) по-прежнему должны храниться в несгораемом сейфе.
Идеальный вариант, если имеющиеся в организации трудовые книжки принимаются по соответствующему акту приема-передачи с предварительной проверкой их сохранности. Ведь инспектор Государственной инспекции труда (далее-Гострудинспекция) при проверке может попросить посмотреть любую трудовую книжку, и если она не обнаружится, виновато будет действующее ответственное лицо, а не прежний кадровик.
Если в процессе работы обнаруживается факт отсутствия трудовых книжек, необходимо выяснить причины этого (прием граждан по трудовому договору без трудовых книжек; утрата книжек по вине предприятия; невозвращение трудовых книжек, взятых работниками и пр.). Для розыска документов создается комиссия, результаты работы которой оформляются актом.
Если в утрате трудовой книжки виновата администрация, то она должна выписать работнику дубликат, предварительно собрав необходимые справки с предыдущих мест его работы.
Правильно вести Книгу учета
В каждой организации должна вестись Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее - Книга учета), в которой регистрируются трудовые книжки, полученные от работников при поступлении на работу, а также впервые оформленные в организации. С 30. 11.2003 введена новая форма Книги учета.
Нужно ли было с декабря прошлого года или с января текущего начинать новую Книгу учета? Формально - да, однако есть аргументы, которые можно привести сотруднику Гострудинспекции в оправдание сохранения в организации старой Книги. Прежде всего, Книга учета ведется не в пределах календарного года, а пока не закончится. Кроме того, сама форма Книги изменилась незначительно - новых граф не появилось, а исключенную графу "копейки" можно просто не заполнять.
Требования к оформлению
Согласно п. 41 Правил, Книга учета должна быть:
Последнее требование к оформлению Книги учета является новшеством и вызывает у сотрудников кадровых служб недоумение: как его выполнить и как работать с опломбированной или скрепленной сургучной печатью Книгой учета? Специалисты советуют ставить обычную печать организации, а при возникновении конфликтных ситуаций с сотрудниками Гострудинспекции - обращаться с жалобами в Минтруда России или в суд. Книга учета подлежит длительному хранения, поэтому она должна иметь твердую обложку.
Проверить запас чистых бланков
В соответствии с п. 44 Правил в каждой организации обязательно должен быть запас бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Их количество определяется потребностями организации. В любом случае, хотя бы один чистый бланк трудовой книжки и вкладыша в нее должен быть в организации постоянно.
Согласно п. 41 Правил, запасные бланки должны храниться в бухгалтерии и быть оприходованы как документы строгой отчетности в специальной приходно-расходной книге. Отличие новой формы этой книги (действует с 30.11.2003) от прежней в том, что в ней нет графы "копейки". С нового года лучше начать новую приходно-расходную книгу.
Использовать в работе можно только учтенные бланки (при проверке сотрудники Гострудинспекции могут сверить номера и серии бланков трудовых книжек и вкладышей в приходно-расходной книге с реквизитами заполненных книжек и вкладышей). Чистые бланки попадают из бухгалтерии в кадровую службу по заявке лица, ответственного за ведение трудовых книжек (п. 42 Правил). Отправить работника в бухгалтерию, чтобы он купил там бланк трудовой книжки (вкладыша) и принес в кадровую службу нельзя.
Трудовую книжку (вкладыш) организация может выдать работнику бесплатно, а может взять с него плату в размере, не превышающем суммы, потраченной на приобретение бланка. Вопросы обеспечения работников бланками трудовых книжек, в том числе и порядок взимания за них денежных сумм, следует предусмотреть в Правилах внутреннего трудового распорядка.
Убедиться в подлинности бланка
Когда работник уже имеет трудовую книжку, он должен предъявить ее при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ). Принимая у работника трудовую книжку, следует проверить, является ли ее бланк настоящим. В начале 90-х годов, когда стало открываться большое количество предприятий и возник дефицит бланков трудовых книжек, появилось много поддельных книжек. Наиболее часто встречающимися признаками, говорящими о подделке трудовой книжки, являются:
Отказать в приеме на работу сотруднику, имеющему поддельный бланк трудовой книжки, если в нее занесены действительные данные о работнике, нельзя. Но и дальше заполнять такую книжку не стоит. В этом случае пострадает и кадровик, который обязан вести трудовые книжки только установленного образца, и работник, у которого впоследствии могут возникнуть проблемы при оформлении пенсии.
Работнику, у которого обнаружен поддельный бланк трудовой книжки, следует посоветовать собрать справки с предыдущих мест работы. На их основании в соответствии с пп. 31-33 Правил и разделом VII Инструкции может быть выписан дубликат. Если работник не согласен на оформление дубликата, у работодателя есть полное право завести на него новую трудовую книжку как на впервые поступившего на работу.
ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ИЗМЕНИЛИСЬ
В соответствии с п. 8 Правил оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется в присутствии самого работника не позднее недельного срока со дня приема его на работу. Еще раз обращаем внимание на то, что обеспечить такого работника бланком трудовой книжки должен работодатель.
Также следует отметить, что теперь нельзя требовать у работника документ о последнем роде его занятий, в каком бы возрасте он ни оформлял впервые трудовую книжку.
Основанием для заведения трудовой книжки является приказ о приеме на работу, оформленный на основе заключенного трудового договора.
Что нужно указать
На титульный лист трудовой книжки заносятся следующие сведения о работнике фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность. В п. 2.1 Инструкции подробно прописано, на основании каких документов, предъявляемых работником, вносятся эти сведения. Проверив правильность заполнения, работник должен расписаться на титульном листе трудовой книжки.
Кроме того, на первой странице книжки должна быть написана фамилия лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Обращаем внимание на то, что это должна быть не подпись, а именно разборчиво написанная фамилия.
Титульный лист трудовой книжки обязательно должен быть заверен печатью организации или печатью отдела кадров. Трудовая книжка без печати на титульном листе является недействительной.
Допустимы лишь изменения
Как и ранее, в новых Правилах и Инструкции не предусмотрена возможность исправлений на титульном листе. Если это произошло, испорченный бланк уничтожается, а на работника заполняется новая трудовая книжка.
Однако на титульном листе допускается изменение устаревших записей (например, при смене фамилии). Делается это так: устаревшая запись на титульном листе зачеркивается тонкой линией и рядом пишется новая (при внесении записей о получении нового образования, профессии, специальности старая запись теперь не зачеркивается, а новая пишется рядом с уже имеющейся, через запятую). При этом на внутренней стороне обложки указывается причина изменения записи со ссылкой на соответствующий документ (паспорт, свидетельство о браке, документ об образовании и др.), которая заверяется подписью руководителя организации (или работника кадровой службы) и печатью организации (отдела кадров).
Для внесения сведений о причине изменения записей можно использовать чистый лист вкладыша в трудовую книжку (не забудьте, что при выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки ставится штамп с надписью "выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша).
Недопустимо при внесении изменений зачеркивать отдельные буквы, цифры или слова и рядом писать "Исправленному верить".
Если на титульном листе поступающего на работу сотрудника обнаружена ошибка, незамеченная при оформлении книжки (классический пример: в паспорте написано имя Наталия, а в трудовой книжке - Наталья), а дубликат трудовой книжки выписать невозможно, придется вносить исправления (лучше, если это сделают в той организации, где была допущена ошибка). Хотя, еще раз подчеркнем, что официального способа внесения исправлений в титульный лист трудовой книжки нет. В тоже время и оставить неверную запись без исправления нельзя, так как будет считаться, что трудовая книжка не принадлежит работнику, и у него могут возникнуть проблемы при оформлении пенсии.
В содержательную часть трудовой книжки вносятся сведения о работе, переводах на другую постоянную работу, увольнениях и награждениях за успехи в работе. Принимая у работника трудовую книжку, в ее содержательной части нужно проверить лишь правильность внесения записи с последнего места работы, в частности, заверена ли она печатью. Если нет - принимать на работу сотрудника по трудовой книжке нельзя.
Если трудовая книжка заводится впервые, а до этого работник нигде не работал, писать "Стажа до поступления на работу не имел" не надо.
Согласно п. 21 Правил, в трудовую книжку вносятся записи, если работник до поступления на работу:
Период учебы в вузе в трудовой книжке теперь не указывается.
Записи о наименовании и переименовании фирмы
Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу увольнении, а также о награждениях вносятся в трудовую книжку на основании соответствующих приказов не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения.
При приеме на работу сначала в виде заголовка без номера и даты в графе 3 указывается полное наименование организации (например, Общество с ограниченной ответственностью "Ромашка"), а затем сокращенное (ООО "Ромашка").
Если меняется наименование организации, в том числе ее организационно-правовая форма, то об этом отдельной строкой в графе 3 указывается: "ООО "Ромашка" с такого-то числа переименовано в закрытое акционерное общество "Ромашка", ЗАО "Ромашка". В графе 4 указывается номер и дата приказа руководителя, являющегося основанием переименования организации. Вносить в графу 4 реквизиты свидетельства о внесении изменений в Единый государственный реестр юридических лиц не надо. Это будет ошибкой.
Не вносите лишнюю информацию
Как показывает практика, при заполнении трудовой книжки в нее часто вносят лишние записи.
Так, при приеме на работу нужно писать только куда (в какое структурное подразделение организации) и кем (на какую должность или для выполнения какой работы с указанием профессии и присвоенного разряда) принят работник. Дополнительная информация при внесении записи о приеме на работу указывается лишь в том случае, если работник принят в порядке перевода из другой организации или по конкурсу.
Сведения об испытательном сроке при приеме на работу в трудовой книжке не указываются. Также не указывается, принят работник по срочному трудовому договору или на неопределенный срок.
По желанию работника в его трудовую книжку может быть внесена запись о работе по совместительству на основании справки с работы по совместительству.
Исправления допустимы, а сокращения - нет
Исправления в содержательной части трудовой книжки допустимы, а зачеркивать неправильную запись нельзя.
Исправить ошибку нужно так: после последней в соответствующем разделе ("Сведения о работе" или "Сведения о награждении") записи под очередным порядковым номером, указывая дату внесения исправления, в графе 3 пишется: "Запись под таким-то номером недействительна". Далее производится правильная запись, а в графе 4 делается ссылка на соответствующий приказ руководителя.
Раньше исправить запись могли только на том предприятии, где ее внесли. В соответствии с пп. 27 и 28 новых Правил, вносить изменения в трудовые книжки можно и по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Как правило, такими документами являются копии приказов о приеме и увольнении работника, справки или иные документы, в которых упоминаются эти приказы (например, личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и др.).
По новым Правилам в трудовой книжке также недопустимы никакие сокращения.
Ознакомление работника с записями
С каждой вносимой в трудовую книжку записью работник должен быть ознакомлен под расписку в приказе и в его личной карточке (форма № Т-2), в которой повторяется запись, внесенная в книжку.
В соответствии с п. 35 Правил теперь при увольнении работник должен расписываться в трудовой книжке. Подпись работника ставится рядом (или на следующей строке) с подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью организации (или кадровой службы). При этом расшифровывать подпись работника и писать "ознакомлен" не требуется.
Хочется обратить внимание на ошибку, допускаемую при заверении записей при увольнении работника. Печать организации не может заверять подпись сотрудника отдела кадров. Поэтому, если у вас нет печати отдела кадров, записи работника при увольнении должны заверяться подписью руководителя и печатью организации.
ВЫДАВАТЬ КНИЖКИ И МОЖНО, И НУЖНО
В день увольнения
В соответствии со ст. 62 ТК РФ трудовая книжка должна быть выдана работнику в день увольнения. При ее получении работник должен расписаться в Книге учета (дату выдачи трудовой книжки в графе 12 Книги учета работник должен поставить сам).
В случае, если выдать трудовую книжку в день увольнения работника невозможно в связи с его отсутствием на работе либо отказом от получения книжки на руки, нужно направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо получить от него согласие на отправление книжки по почте. Такое согласие должно быть выражено в форме заявления. Отправлять трудовую книжку по почте необходимо заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
По требованию работника
К сожалению, до сих пор не решен вопрос о возможности выдачи работнику трудовой книжки по его требованию, например, для представления в ОВИР при получении загранпаспорта, в ПФР и т.д. Формально, это не допускается, так как есть опасение, что работник может потерять трудовую книжку, подделать и т.д. а ответственность за ее сохранность несет кадровик.
В Минтруда России предлагают работникам кадровых служб такой выход из этой ситуации: прийти вместе с работником в соответствующий госорган и показать его трудовую книжку. Если же вы все-таки решили выдать работнику трудовую книжку на несколько дней, возьмите с него письменное заявление, в котором он должен указать уважительную причину для ее выдачи.
ДУБЛИКАТ ОФОРМЛЯЕТСЯ НА ОСНОВЕ СПРАВОК
Если работник потерял трудовую книжку, Или она пришла в негодность (порвана, испачкана и т.п.), придется выписывать ее дубликат. Для этого работник обязательно должен подать соответствующее заявление.
Титульный лист дубликата трудовой книжки оформляется по общим правилам, при этом в правом верхнем углу пишется слово "дубликат".
При наличии у работника справок с предыдущих мест работы о трудовом стаже, эта информация заносится в дубликат трудовой книжки.
Сначала в графе 3 раздела "Сведения о работе" записываются отдельно общий и непрерывный трудовой стаж работника (количество лет, месяцев, дней). Непрерывный трудовой стаж подсчитывается согласно Правилам исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденным Постановлением Совмина СССР от 13.04.1973 № 252 (ред. от 01.07.1991 № 432).
Затем общий стаж записывается по отдельным периодам работы по общим правилам (наименование организации, запись о приеме, о переводах на другую постоянную работу у того же работодателя, если такие переводы имели место, об увольнении) со ссылками на приказы работодателей, взятые из справок, представленных работником. Никами подписями и печатями записи не заверяются. Справки или иные документы, на основании которых оформляется дубликат, должны быть возвращены работнику. В кадровой службе остаются копии этих документов.
