Примерный текст должностной инструкции архивариуса: образец, бланк, шаблон

I. Общие положения

1.1. Архивариус отвечает за:

1.1.1. Прием на хранение документов, снятых с оперативного учета, их перерегистрацию.

1.1.2. Сохранность информации (документов), содержащей конфиденциальные сведения.

1.2. Квалификационные требования: среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1.3. В практической деятельности должен руководствоваться:

1.3.1. Установленным порядком работ.

1.3.2. Локальными актами предприятия по вопросам управления персоналом.

1.3.3. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.3.4. Настоящей должностной инструкцией.

II. Должностные обязанности

2.1. Архивариус обязан:

2.1.1. Проверять правильность формирования и оформления дел и документов по персоналу, передаваемых на хранение в архив.

2.1.2. Производить систематизацию и размещение дел, принятых на хранение.

2.1.3. Подготавливать сводные описи дел, а также проекты актов на передачу, списание или уничтожение документов по персоналу.

2.1.4. Составлять справки на основе сведений из состоящих на хранении документов.

2.1.5. Вести картотечный (автоматизированный) учет архивных документов по персоналу.

2.2. Архивариус должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять своему непосредственному начальнику отчетную и иную служебную документацию.

2.3. Регламент рабочего времени архивариуса соответствует нормам законодательства. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка предприятия. В случае служебной необходимости архивариус может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном законодательством.

III. Права работника

3.1. Архивариус имеет право:

3.1.1. Принимать решения в целях обеспечения деятельности по управлению персоналом - по всем вопросам, относящимся к его компетенции.

3.1.2. Запрашивать у должностных лиц службы персонала информацию о документах, подлежащих направлению (возвращению) на хранение.

3.1.3. Готовить и представлять своему непосредственному начальнику предложения по совершенствованию организации работы на порученном участке.

IV. Ответственность, порядок оценки труда работника

4.1. Архивариус несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:

4.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам управления персоналом.

4.1.2. Невыполнение служебных указаний руководства предприятия, службы, отдела.

4.1.3. Несоблюдение требований по обеспечению сохранности информации и документов, содержащих конфиденциальные сведения.

4.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

Примерная должностная инструкция архивариуса предприятия

1.1. Настоящая инструкция разработана в соответствии с приказом директора предприятия от 00.00.0000 N 000 (либо иным соответствующим решением - указать конкретно).

1.2. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

1.3. Квалификационные требования: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.4. Архивариус назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по управлению по представлению администратора офиса.

1.5. В своей работе архивариус должен руководствоваться:

1.5.1. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.2. Инструкцией по организации архивного хранения документов предприятия.

1.5.3. (иное - указать конкретно).

1.6. Архивариус должен знать:

1.6.1. Нормативно-методические документы, локальные акты предприятия, приказы директора и распоряжения заместителя директора по вопросам организации архивного хранения документов предприятия.

1.6.2. Профиль, специализацию и организационную структуру предприятия.

1.6.3. Основные правила работы архивов организаций (предприятий, учреждений).

1.6.4. Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и пользования ими в процессе хранения.

1.6.5. Порядок составления описаний (описей) документов постоянного и временного хранения, актов об уничтожении документов, а также актов о выдаче документов во временное пользование.

1.6.6. Порядок оформления и дооформления дел при подготовке к передаче на хранение в государственный (ведомственный) архив.

1.6.7. Порядок ведения учета и составления отчетности по вопросам организации архивного хранения документов предприятия.

1.6.8. Правила эксплуатации средств хранения документов.

1.6.9. Правила внутреннего трудового распорядка.

1.6.10. Стандарты и унифицированные формы управленческой документации.

1.6.11. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в процессе архивного хранения документов предприятия.

1.6.12. Правила и нормы охраны труда.

1.6.13. (иное - указать конкретно).

1.7. Архивариус должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в том числе. (указать конкретно наиболее важные).

1.8. Архивариус подчиняется администратору.

1.9. На время отсутствия архивариуса его замещает делопроизводитель.

2.1. Архивариус обязан:

2.1.1. Выполнять работу по архивному хранению документов предприятия на основе широкого использования новейших техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.

2.1.2. Обеспечивать сохранность документов, поступивших в архив предприятия.

2.1.3. Выдавать на основании заявок (запросов) и с разрешения руководства предприятия во временное пользование состоящие на хранении документы (дела), фиксируя факт выдачи и возвращения документа (дела) в соответствующей документации.

2.1.4. Принимать и регистрировать поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством, проверяя правильность их оформления и подготовки к хранению.

2.1.5. Участвовать в разработке и ежегодном уточнении номенклатуры дел предприятия.

2.1.6. Проверять правильность формирования и оформления документов (дел) при подготовке их к передаче в государственный (ведомственный) архив.

2.1.7. В соответствии с действующими правилами шифровать единицы хранения, систематизировать и размещать дела, принятые на хранение, вести их учет.

2.1.8. Своевременно и качественно подготавливать сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

2.1.9. Вести работу по созданию справочно-поисковой системы по документам, состоящим на хранении, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.

2.1.10. Участвовать в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

2.1.11. Следить за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

2.1.12. Регулярно контролировать соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

2.1.13. Выдавать в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составлять необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливать данные для составления отчетности о работе архива.

2.1.14. Поддерживать взаимодействие с коллегами по офису в интересах обеспечения максимальной эффективности его деятельности.

2.1.15. Постоянно повышать свой профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.

2.1.16. Выполнять другие поручения и указания администратора по организации документирования управленческой деятельности предприятия.

2.1.17. (иное - указать конкретно).

3.1. Архивариус имеет право:

3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам выполнения мероприятий архивного хранения документов предприятия.

3.1.2. Обращаться к администратору с предложениями, направленными на совершенствование организации архивного хранения документов предприятия.

3.1.3. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы организации архивного хранения документов предприятия.

3.1.4. Требовать от должностных лиц предприятия своевременного возвращения в места хранения ранее выданных им во временное пользование документов, делать им при необходимости соответствующие напоминания.

3.1.5. Обеспечивать предоставление заинтересованным лицам (органам) информации, в том числе документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными актами предприятия.

3.1.6. (иное - указать конкретно).

4.1. Архивариус осуществляет организационно-информационное взаимодействие:

4.1.1. С администратором - по вопросам организации архивного хранения документов предприятия.

4.1.2. С работниками офиса - по вопросам организации архивного хранения документов предприятия.

4.1.3. С начальниками подразделений, лицами, ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях, - по вопросам выполнения требований архивного хранения документов предприятия.

4.2. (иное - указать конкретно).

5.1. Архивариус несет ответственность за:

5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организации архивного хранения документов предприятия.

5.1.2. Невыполнение служебных поручений и указаний заместителя директора по управлению, решений администратора.

5.1.3. Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.

5.1.4. Неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях.

5.1.5. (иное - указать конкретно).

Скачать образец формы бланка должностная инструкция архивариуса, а так же посмотреть пример его заполнения

Должностная инструкция архивариуса

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Д олжностная инструкция определяет должност ные обязанности, права и ответственность А рхивариуса ООО "Бета".

1.2. Архивариус назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО "Бета" по представлению Заведующего архивом.

1.3. Архивариус подчиняется непосредственно Заведующему архивом.

1.4. На должность Архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Архивариус должен знать:
– нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела в организации;
– порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
– Единую государственную систему делопроизводства;
– порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
– порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
– порядок ведения учета и составления отчетности;
– структуру ООО "Бета" ;
– основы организации труда;
– современные средства и методы компьютерной техники и возможности их применения для целей своей работы;
– основы трудового законодательства;
– правила и нормы охраны труда.

1.6. В своей деятельности Архивариус руководствуется:
– нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению архивного дела в организации;
– локальными нормативными актами ООО "Бета". в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка. Положением об архиве ;
– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО "Бета" ;
– на стоящей Д олжностной инструкцией.

1. 7. В период временного отсутствия Архивариуса его обязанности возлагаются на должностное лицо, назначаемое приказом генерального директора ООО "Бета".

2. ДОЛЖНОСТ НЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Архивариус выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Ведет архивное дело в ООО "Бета".
2.2. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
2. 3. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений и должностных лиц ООО "Бета" документы, законченные делопроизводством.
2. 4. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при их передаче в архив.
2. 5. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
2.6. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
2.7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечи вает удобный и быстрый их поиск, в том числе с испол ьзованием средств и методов компьютерной техники.
2.8. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. 2.9. Контролирует состояние документов, своевременность их восстановления, соблюдение в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
2.10. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
2.11. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки и выписки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
2.12. Соблюдает режим защиты персональных данных при работе с документами, содержащими персональные данные работников.

Архивариус имеет право:
3.1. Требовать от своего непосредственного руководителя содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от работников отчеты и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.4. Знакомиться с проектами решений генерального директора ООО "Бета". касающимися деятельности Архивариуса.
3.5. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения п о вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно - технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО "Бета".
3.6. Получать от работников ООО "Бета" информацию, необходимую для ведения своей деятельности.

Архивариус несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Д олжностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО "Бета" ), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Архивариуса определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО "Бета".
5. 2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Архивариуса в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО "Бета".

Должностная инструкция разработана в соответствии с П риказом генерального директора ООО "Бета" № 1-Пр от 01.06.2012.

Должностную инструкцию состави л.

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

С инструкцией ознакомле н.

20.07.2012 ________________ С.С. Михалков

Увольнение архивариуса Архив - Форум портала Архивы России

Уважаемые. Есть вопрос по ситуации: я как архивариус увольняюсь, проработав 2,2 года в архиве учебного учреждения. Отрабатываю как положено 2недели, администрация учреждения сразу намекнули на акт приема-передачи документов архива. Я не возражала, и без них знала что такой документ положено оформлять при смене работника структурного подразделения(руководителя)("Основные правила работы ведомственного архива, раздел 14.1). Хотя предыдущего работника они не обязывали, и я не настояла в свое время, а надо было, потому как предыдущий специалист не архив мне передавала а бардак, который разгребала я перерабатывая на раб. месте по 12 часов. Многое обнаружено утерянного, много не доработанного. Сейчас намного легче даже этот самый акт составить, но вопрос в следующем - могу ли я в акте делать примечания или пометки, что документы или состояние дел были переданы в свое время вот так-то так-то? если в акте это сделать нельзя, то каким доп. документом к акту можно сделать? Это я к тому, что как-то себя обезопасить, чтобы не было наговоров что это при мне такое было.:confused:

Доброго времени суток, федеральным законодательством предусмотрено составление актов приемопередеч только материально ответственными лицами и бухгалтерами, все остальное это блажь руководства и правовой нигилизм. Что конкретно вы укажете в этом акте? Вы что-то принимали? Кто у Вас будет принимать? Не занимайтесь глупостью и ничего не подписывайте, будет какая-либо пропажа (допустим просто что-то забудете в акт внести) можно будет смело спихивать на ВАС. Вы не являетесь материально ответственным за архив! В конце концов взгляните в трудовой договор

Если вы ничего не принимали по акту, то не надо ничего сдавать по акту. С каким учетным документом вы будете это все сравнивать. Если бы у вас все было в порядке, то исходя из предыдущего акта и вновь появившихся описей (хотя бы сдаточных), вы бы могли добавить дела и сдать по акту приплюсовав к старому вновь принятое. А так. не надо ничего делать. Советую вам просто написать небольшой отчетец по работе. Если даже его не отдать руководству, то положить хотя бы в какое-то "дело" по номенклатуре. А вообще сдавать архив, где половину неучтенки. просто смешно. Не поддавайтесь на провокации. Сходите к юристам, только не к своим, обратитесь к сторонним

Это я к тому, что как-то себя обезопасить, чтобы не было наговоров что это при мне такое было

В Вашей ситуации будет акт составлен или нет – «наговоры» всё равно будут возможны, поэтому об этом думать не нужно. Важно, чтобы к Вам не было предъявлено неоправданных материальных претензий. По логике, раз Вы ничего не принимали по акту и сравнивать не с чем, то и претензий к Вам быть вроде бы не должно.

Согласен с Нонной, что Вам желательно посоветоваться со сторонним юристом. Но вот её мысль о том, что акт вообще не нужен, что нельзя сдать архив с «неучтенкой», по-моему, неправильная. Нормальному руководителю полезно знать, что в архиве творится (будет с чем сравнивать работу следующего архивиста), и «неучтенку» при желании тоже можно описать – в мешках, килограммах, коробах, метрах или ещё как-нибудь. Посмотрите на этот вопрос с точки зрения руководителя – надо же когда-то налаживать нормальный порядок приема-передачи архивных документов?

Коллеги правы и в том, что акт должен подписать кто-то «принимающий». В идеале, это должен был бы быть следующий архивист. Поэтому идея составить вместо акта отчет, мне кажется, тоже заслуживает внимания.

Уважаемые и дорогие коллеги. Я вам очень признательна за ответы оперативные. Но если это "блажь", то "блажь" кадровика, которая пытается всеми правдами и неправдами найти мне замену, и уговорить меня остаться. Кадровик сама является юристом, а юрист который работает отдельным "кадром" вообще мало в чем разбирается, я к нему и не собиралась бы идти ни за что. Материально ответственным лицом я действительно не являюсь, но в нашем учреждении бардак в таком масштабе что ой-ой-ой, например меня в приказе подотчетных лиц нет, но если я что-то приобретала за свой счет(опять же для архива) то написав авансовый отчет - мне благополучно возвращали. Принимающая сторона я подозреваю кадровик и будет, по-крайней мере я уже по-тихоньку составляя акт, просто оставила пустую строчку в этом "лице". И еще такой момент - вы все правы, я даже не спорю, НО, стоит ли мне сейчас даже если я отстою эту точку зрения -стоит ли мне писать ОТЧЕТ, когда требуют АКТ? Вопрос риторический, т.к. я имею подтекст в плане " стоит ли тратить нервы перед уходом, осталось работать 5 дней, стоит ли это того?"(потому как зная нашего директора будет скандал:mad:

стоит ли мне писать ОТЧЕТ, когда требуют АКТ?

А Вы напишите так, чтобы достаточно было сменить заголовок, чтобы, случае необходимости, превратить акт в отчет (именно для отчета можно в начале добавить полстранички "беллетристики") ;)

судя по всему, акт нужен не по существу, а по каким-то непонятным мотивам юриста-кадровика. Можно, конечно, и Акт состряпать. А вообще если такой бардак, и отношение руководства соответствующее, то ему "по барабану" что там делается в архиве. Просто при нашей работе жалко, когда что-то начало сдвигаться с места, и приходится бросать. Типичная ситуация и у меня на работе - никому ничего не нужно :)

судя по всему, акт нужен не по существу, а по каким-то непонятным мотивам юриста-кадровика. Можно, конечно, и Акт состряпать. А вообще если такой бардак, и отношение руководства соответствующее, то ему "по барабану" что там делается в архиве. Просто при нашей работе жалко, когда что-то начало сдвигаться с места, и приходится бросать. Типичная ситуация и у меня на работе - никому ничего не нужно :)

Уважаемая Нонна. Вы просто меня поняли на все 100%, именно так и происходит, именно это я и увидела и услышала в теч. определенного периода когда вопрос например стоял "или/или". Таких как мы -энтузиастов вообще мало осталось, как мне сегодня поведал зам. нашего директора "нужно быть фанатом своего дела, и вы очень ответственно к нему подходили". А он, бедный, только через 10дней узнал что я увольняюсь, пришлось ему всё выложить что накипело, и что в результате ждать. Он -единственный кто помогал реально от лица руководства, хотя многое не входило в его обязанности. Это я тоже ему сказала, что так неправильно. Я осталась одна со своими идеями, и со своими желаниями чтоб был порядок. Или не так, только единицы в чем-то заинтересованы, а остальным "по барабану". Кто оценил что я сделала, тот ходит и причитает, и глаза таращит. Кстати, узнала сегодня что на мое место возвращают ту, которая в полном бардаке содержала архив, и делают ей удобный график. Вот где обидно мне стало, или "за державу обидно", что так и не будет здесь порядка: ни в делопроизводстве, ни в хранении документов. (

Аналогично нашей корове. Мне в таком случае говорят, чтобы я не доставала и не отнимала время у проректоров (ОНИ НАЗЫВАЮТ СЕБЯ ТОП-МЕНЕДЖЕРАМИ. )

Что называется "продолжение следует". придрались к моему акту приемо-передачи документов архива при смене. Всё кричали что нашли человека, вообщем-то это тот же самый который уходил в декрет, а она даже не соизволила приехать, чтоб нормально передать дела. Вообщем принимает дела кадровик, начала просто откровенно смеяться над указанными в акте "связками", "коробами", вплость до канц.товаров. я аргументировала почему так а не иначе. Ответ был следующим " я приду посмотрю, но считать я это все не буду, мне некогда", На что я спокойно дала понять что считать не составит труда(или проверить кол-во), т.к. в акте указано что и в каких кол-ах на каком стеллаже. Вообщем последний день работы это просто издевательство. Все бегут мне срочно что-то сдавать, как будто от этого что-то изменится. А бухгалтерия так и несоизволила рассмотреть мой акт на списание их документов вышедших из сроков, так все это и валяется в коридоре, а ведь на "носу" проверки министерсткие. eek: и они не боятся, что это на всеобщем обозрении, причем предупредила что после меня сотрудник не будет этим заниматься, как хотите. Вот вам и отношение. (

Вот вам и отношение. (

К делопроизводству и архиву внимание резко возрастает после первых же крупных неприятностей. Причем так происходит не только в нашей стране. cool:

Здравствуйте дорогие коллеги. Прочитала Ваши высказывания на заданную тему и поняла что у самой такая же история. Я пришла работать в вуз архивариусом, приемки передачи дел мне не было, архива как структурного подразделения у нас нет есть управление делами где есть архивариус. Документы в архив я принимаю и акты и описи подписываю сама. Предыдущий архивариус произвел передачу дел начальнику УД. Меня всегда волновал тот же вопрос должна ли я буду делать передачу дел, если я до этого ни чего не принимала кроме того периода, что работаю?

Меня всегда волновал тот же вопрос должна ли я буду делать передачу дел, если я до этого ни чего не принимала кроме того периода, что работаю?

Если Ваше руководство об этом вспомнит (а ведь надо же когда-нибудь начинать всё делать как положено), то, конечно, должны. Просто с Вас трудно будет спросить за документы, прием-передача которых не производилась ;)

сдадите все по описям, которые есть, а остальное перечислите виды документов и за какие года - и хватит, наверное

vBulletin® v3.8.6, Copyright ©2000-2016, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot