Категория: Инструкции
В рамках данной статьи будут рассмотрены вопросы организации учета хозяйственных операций по формированию библиотечного фонда в библиотеках, являющихся структурными подразделениями бюджетных учреждений.
В соответствии со ст. 1 Закона РФ от 29.12.94 N 78-ФЗ “О библиотечном деле“ (далее - Закон) библиотека, определяемая как информационное, культурное, образовательное учреждение, располагающее организованным фондом тиражированных документов и предоставляющее их во временное пользование физическим и юридическим лицам, может быть структурным подразделением организации.
В отличие от первичного бухгалтерского документа, в данном контексте в соответствии с Законом под документом понимается материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования, как на традиционных, так и нетрадиционных носителях.
Таким образом, если в учреждении есть библиотека как структурное подразделение, которое организует учет, хранение и выдачу документов (книг, журналов, картографических изданий и т.д.), то все приобретаемые документы составляют библиотечный фонд и включаются в состав основных средств независимо от того, приобретаются издания для библиотеки или же для других подразделений учреждения (например, для бухгалтерии).
Если в учреждении библиотека как структурное подразделение не предусмотрена организационной структурой, в штатном расписании должность библиотекаря отсутствует, то приобретаемые документы квалифицируются как прочие материальные запасы.
Библиотека может быть создана как обслуживающее подразделение учреждения либо как общедоступная библиотека, подразделение, предметом деятельности которого является предоставление возможности пользования ее фондом и услугами юридическим и физическим лицам.
В первом случае библиотечный фонд формируется исходя из потребности учреждения в профессиональной литературе. Для одной организации это будут издания технического содержания, для другой - экономического, для третьей - юридического и т.д. Создание таких библиотечных фондов связано с выполнением основных и управленческих функций учреждения.
Порядок организации и ведения внутрибиблиотечного учета документов, составляющих библиотечный фонд, регулирует Инструкция об учете библиотечного фонда, утвержденная Приказом Минкультуры России от 02.12.98 N 590 (далее - Инструкция N 590).
Данная Инструкция N 590 должна применяться в части, не противоречащей Инструкции по бюджетному учету.
Относительно библиотечного фонда в учреждении применяется два взаимосвязанных вида учета:
- внутрибиблиотечный - работниками библиотеки;
Объекты и единицы внутрибиблиотечного учета библиотечного фонда
В соответствии с п. 4.1 Инструкции N 590 объектами учета библиотечного фонда являются документы, поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от вида документа и его материальной основы. При этом оговаривается, что материалы служебного назначения (программные продукты, являющиеся рабочим инструментом библиотечных работников и программистов, и материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда) в фонд библиотеки не включаются.
Объектами учета библиотечного фонда являются поступающие в библиотеку и выбывающие из нее документы независимо от их вида и материальной основы. Основными единицами учета поступления в библиотечный фонд и выбытия из него являются название и экземпляр.
Величина и движение библиотечного фонда измеряются в основных и дополнительных единицах (ГОСТ 7.20-80 “СИБИД. Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации“).
К дополнительным единицам учета библиотечного фонда относятся: - годовой комплект; - метрополка;
- переплетная единица (подшивка).
Общая величина библиотечного фонда учитывается в экземплярах и названиях.
Учет поступлений документов в фонд осуществляется путем их подразделения на документы постоянного, длительного и временного хранения. Учету для постоянного хранения с присвоением инвентарного номера подлежит один экземпляр документов, поступающих в библиотеки с функциями постоянного хранения бесплатного обязательного экземпляра. Учету для длительного хранения с присвоением инвентарного номера подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков. Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени.
В библиотеках применяются суммарный и индивидуальный учет документов. Суммарный (количественный) учет устанавливает точные сведения о составе и величине фонда, происходящих в нем изменениях и осуществляется по “Книге суммарного учета библиотечного фонда“. Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (счет-фактура, накладная, реестр, акт). Таково требование Инструкции N 590, которое вступает в противоречие с требованиями Инструкции N 25н в части применения первичных документов. В данном случае применяется Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031).
Книга суммарного учета библиотечного фонда состоит из трех частей: поступление в фонд; выбытие из фонда; итоги движения библиотечного фонда. Запись в первой части книги суммарного учета производится на основании соответствующих документов. Порядковые номера записей первой части книги автор рекомендует ежегодно начинать с N 1.
На журналы, поступившие в библиотеку по подписке, один раз в год составляется акт, который служит основанием для записи в книгу суммарного учета, а затем они наравне с книгами и брошюрами распределяются по содержанию.
Во второй части книги суммарного учета библиотечного фонда отмечаются выбывающие документы. Основанием для записи должны являться:
- Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031);
- Требование-накладная (ф. 0315006);
- Акт о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) с приложением списков исключенной литературы.
В третьей части книги суммарного учета библиотечного фонда ежеквартально и ежегодно выводятся итоги поступления и выбытия документов из библиотечного фонда.
Периодические издания подлежат суммарному учету на основании актов, составляемых получателем по мере завершения поступлений периодических изданий текущего года.
В зависимости от принятого в библиотеке порядка учета подведение итогов движения периодических изданий может производиться за квартал, полугодие или год на основании актов.
Индивидуальный учет предполагает регистрацию каждого отдельного экземпляра документа или каждого названия документа с присвоением документу инвентарного номера или регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера, поступившего в фонд или выбывшего из него, и осуществляется по:
- инвентарной книге учета библиотечного фонд;
- карточке учетного каталога;
- листу актового учета;
Каждый экземпляр документа, подлежащий инвентаризации, получает отдельный, лишь ему присвоенный, инвентарный номер. Этот номер одновременно проставляется и на самом документе - на титульном листе или на обороте титульного листа и, как правило, на 17 стр.
Инвентарная книга является основным учетным документом. Она должна быть единой для всего фонда независимо от наличия в библиотеке отделений (абонемента, читального зала, филиала). Переписка инвентарных книг и переинвентаризация фонда запрещается.
Особенности учета библиотечного фонда в учебных заведениях
Особенности организации библиотечной работы в образовательных учреждениях установлены приказом Минобразования России от 24.08.2000 N 2488 “Об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений“ (далее - Приказ N 2488).
Одной из основных задач библиотеки учебного заведения является формирование библиотечного фонда в соответствии с профилем учебного заведения и информационными потребностями читателя. Библиотеки образовательных учреждений для обеспечения учебного процесса приобретают учебные издания в больших количествах экземпляров одного названия, индивидуальный учет которых осуществляется по методике безинвентарного учета.
При учете поступления документов в библиотечный фонд образовательного учреждения следует иметь в виду, что в состав основных средств не включаются документы временного хранения следующих видов изданий:
- брошюры (объем - до 48 стр.);
- листовки (объем - до 4 стр.);
- материалы, подлежащие после списания раздаче учащимся и педагогам (конкретный перечень библиотеки определяют самостоятельно).
Для библиотек образовательных учреждений рекомендуются специально разработанные формы книги суммарного учета библиотечного фонда.
Многоэкземплярные документы (учебники, учебные пособия, справочники, словари и другие издания), предназначенные для использования студентами и учащимися в учебном процессе, учитываются в образовательных учреждениях безинвентарным способом, при котором предусматривается суммарная запись документов по названиям. Стоимость таких документов относится на основные средства. Многоэкземплярными документами считаются документы, поступающие в количестве свыше 10 экз.
При безинвентарном методе учета оформляются учетная карточка документа (издания) и регистрационная книга учетных карточек, формы которых приведены в Приказе N 2488.
Исключение документов из фондов библиотек общеобразовательных учреждений по причине устарелости производится не реже одного раза в два года.
Бюджетный учет документов библиотечного фонда
Согласно п. 22 Инструкции N 25н библиотечные фонды относятся к объектам основных средств и учитываются на счете 10107 000 “Библиотечный фонд“. Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации расходы по приобретению библиотечного фонда (на бумажных и иных носителях) относятся на КОСГУ 310 “Увеличение стоимости основных средств“. В соответствии с п. 18 Инструкции N 25н в целях бюджетного учета инвентарные номера документам библиотечного фонда не присваиваются. Инвентарные номера им присваиваются по требованиям внутрибиблиотечного учета в соответствии с Инструкцией N 590.
На основании сопроводительных документов поставщиков данные о поступивших документах и оказанных услугах фиксируются в регистрах бухгалтерского учета. Для учета вложений при формировании первоначальной стоимости библиотечных фондов применяется счет 10601310 “Увеличение капитальных вложений в основные средства“. Под первоначальной стоимостью библиотечных фондов понимается сумма фактических вложений учреждения в их приобретение.
Пример 1. Учреждением за счет бюджетных средств приобретена специальная литература. Доставка осуществлена по почте. На основании сопроводительных документов (накладной, счета-фактуры и т.д.) в бюджетном учете будут учтены следующие затраты по ее приобретению:
- учебное пособие в количестве 12 шт. на сумму 7 200 руб.
- почтовые расходы на сумму 210 руб. 30 коп.
Согласно п. 19 Инструкции N 25н аналитический учет библиотечных фондов осуществляется в Инвентарной карточке группового учета основных средств (ф. 0504032). Для библиотечных фондов открывается одна карточка, учет в которой ведется только в денежном выражении общей суммой*(1). Но если в учреждении по организационной структуре имеется несколько различных библиотек (специальная, массовая, секретная), то целесообразно заводить по ним отдельные Инвентарные карточки ф. 0504032. Кроме того, библиотечный фонд в соответствии с Постановлением Правительства N 1 относится к 7 группе по срокам полезного использования, кроме картографических изданий, которые относятся к 5 группе. В связи с эти автор рекомендует по картографическим изданиям вести отдельную инвентарную карточку.
Данные Инвентарной карточки группового учета ф. 0504032 практически невозможно использовать при проведении инвентаризации и переоценке библиотечного фонда. В этих случаях необходимо применять учетные данные из Книги инвентарного учета в соответствии с рекомендациями Инструкции N 590 об учете библиотечного фонда с разбивкой по годам приобретения. Инвентарная карточка ф. 0503032 открывается на основании Акта о приеме-передачи групп объектов основных средств (кроме зданий и сооружений) ф. 0306031, один экземпляр которого передается в библиотеку для внесения данных в книги суммового и индивидуального учета.
Пример 2. 5 мая 2007 г. комиссией составлен Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств N 1 по условиям примера 1. Эта хозяйственная операция будет отражена следующей бухгалтерской записью:
- увеличение библиотечного фонда на сумму 7 410 руб. 30 коп.
Также на основании Акта внесены учетные данные в Инвентарную карточку группового учета (Приложение N 1).
Довольно часто библиотечный фонд пополняется за счет безвозмездных поступлений и по договорам дарения. Согласно п. 14 Инструкции N 25н при поступлении библиотечного фонда по договорам дарения их первоначальной стоимостью признается текущая рыночная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету, а также стоимость услуг, связанных с их доставкой, приведением их в состояние, пригодное для использования.
При получении имущества безвозмездно от юридических или физических лиц код вида деятельности определяется с учетом направления использования полученного имущества - бюджетной или приносящей доход деятельности.
Если услуги по их доставке, услуги по доведению их до состояния, пригодного для использования, оказаны учреждением (дарителем) на безвозмездной основе, то стоимость такого рода услуг может включаться в стоимость библиотечных фондов на основании предъявленных им оправдательных документов.
Пример 3. 15 мая 2007 г. учреждением получено по договору дарения 100 экз. литературы. Рыночная стоимость одного экземпляра установлена в 60 руб. Предъявлены документы на безвозмездную комплектацию с затратами в 500 руб. Принято решение об использовании ее при выполнении основных функций бюджетной деятельности Эта хозяйственная операция будет отражена следующим образом:
- рыночная стоимость 100 экз. литературы на сумму 6 000 руб.
- суммы услуги комплектации в размере 500 руб.
- принята к учету литература по Акту приемки-передачи групп объектов основных средств на сумму 6 500 руб.
Инструкция N 25н относит библиотечный фонд к основным средствам, но не учитывает библиотечный фонд в составе амортизируемого имущества, поэтому амортизация на библиотечный фонд не начисляется. Вследствие этого затраты по приобретению библиотечного фонда не переносятся на расходы учреждения в виде амортизационных отчислений, а подлежат списанию в уменьшение доходов от реализации активов в момент исключения литературы из библиотечных фондов.
Выбытие литературы из фонда согласно п. 21 Инструкции N 25н осуществляется на основании утвержденного руководителем учреждения Акта о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) с приложением ее списков. При этом в акте указывается одна из причин списания:
- ветхость (физический износ);
- устарелость по содержанию;
- утрата (с указанием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов открытого доступа, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача)).
Устаревшими по содержанию считаются документы, утратившие свою актуальность, научную и практическую ценность, что определяется путем ознакомления с их содержанием. Ветхими считаются издания и материалы, пришедшие в негодность и не подлежащие восстановлению (или когда их восстановление экономически нецелесообразно). К излишним экземплярам относятся избыточные дублеты одноименных названий. Непрофильными считаются документы, не соответствующие по каким-либо признакам профилю фонда данной библиотеки.
Учет операций по выбытию и перемещению библиотечного фонда ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071).
При списании исключенной из библиотечного фонда литературы используется счет 40101172 “Доходы от реализации активов“.
Пример 4. Зав. библиотекой Л.И. Иванова представила утвержденный руководителем учреждения Акт о списании исключенной из библиотеки литературы, приобретенной за счет бюджетных средств, с приложением ее списка.
В бухгалтерском учете данные операции будут отражены проводками на сумму 5 000 руб.:
Кроме того, выбытие литературы из библиотечного фонда может произойти в случае ее безвозмездной передачи, вследствие чрезвычайных ситуаций и т.д.
Пример 5. Библиотекой в марте безвозмездно передано учреждению, подведомственному одному главному распорядителю средств бюджета, 20 ед. картографических изданий на сумму 8 980 руб.
Учет специальной и справочной литературы
В отличие от библиотечных фондов нормативная и справочная литература, которая используется для работы руководителями, бухгалтерами и специалистами учреждений, в библиотечные фонды не включается. Расходы по приобретению такой литературы относят на ст. 340 “Увеличение стоимости материальных запасов“.
Так же как и библиотечные фонды, справочная и специальная литература принимается к учету по фактической стоимости. Однако для ее учета используется не счет учета основных средств, а счет 10506 000 “Прочие материальные запасы“.
Пример 6. Для бухгалтерии учреждения приобретен “Экономический справочник“ на сумму 250 руб. На основании накладной поставщика справочник оприходован.
В бухгалтерском учете данные операции будут отражены проводками на сумму 250 руб.:
Согласно п. 56 Инструкции N 25н аналитический учет специальной и справочной литературы ведется в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041).
Учет операций по выбытию литературы из эксплуатации, перемещению внутри учреждения отражается в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071). Отражение в учете операций по перемещению литературы внутри учреждения, передачи ее в эксплуатацию осуществляются в регистрах аналитического учета путем изменения материально ответственного лица на основании Требования-накладной (ф. 0315006).
Стоимость справочной и специальной литературы списывается на основании Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230). Для списания специальной литературы используется счет 40101 272 “Расходование материальных запасов“. Специальную и справочную литературу списывают, как правило, вследствие того, что она устаревает.
Пример 7. На основании утвержденного руководителем учреждения Акта о списании материальных запасов списан “Экономический справочник“ стоимостью 250 руб.
В бухгалтерском учете данные операции отражены проводками:
Учет периодической литературы
Бюджетные учреждения приобретение периодической литературы, а также подписку на газеты, журналы, бюллетени планируют в составе текущих расходов по подстатье 226 “Прочие услуги“ (если они не относятся к приобретению периодической литературы для библиотечных фондов).
Если периодические издания приобретаются за счет бюджетных средств, то данные расходы отражаются на счете 1 40101 226 “Расходы на прочие услуги“. Если за счет средств, полученных от осуществления предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, - на счете 2 10604 340 “Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)“.
Инструкцией N 590 установлено, что дополнительной единицей учета библиотечного фонда является годовой комплект - совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда. Таким образом, периодические печатные издания могут быть приняты к учету в составе библиотечного фонда только по окончании года в подшитом (переплетенном) виде.
Для расчетов с издательствами по периодическим изданиям, которые не включаются в библиотечный фонд, следует использовать счет 20609 000 “Расчеты по выданным авансам за прочие услуги“, затем расходы отражать по мере поступления очередных номеров.
Пример 8. Учреждением оплачен счет за подписку за счет средств федерального бюджета без включения ее в библиотечный фонд на сумму 7 000 руб. через органы федерального казначейства
- получен очередной номер периодического издания по стоимости одного номера 80 руб. и данная сумма отнесена на расходы
- проведен зачет оплаченного аванса на сумму 80 руб.
Если периодические издания включаются в библиотечный фонд учреждения, то расходы на подписку относятся на подстатью 310 “Увеличение стоимости основных средств“. Тогда при получении очередного номера его стоимость относится в дебет счета 1 10601 310 “Увеличение капитальных вложений в основные средства“, а затем приходуется в библиотеку.
Особенности бюджетного учета аудиовизуальных документов
К аудиовизуальным документам относятся документы, содержащие изобразительную, звуковую или текстовую информацию, воспроизводимую с помощью технических средств. Основные единицы учета фонда аудиовизуальных документов были рассмотрены ранее.
Величина фонда и поступления (выбытия) аудиовизуальных документов учитываются в экземплярах и названиях.
Отдельно выпущенные грампластинку и компакт-диск учитывают как один диск и одно название. Комплект (альбом) грампластинок и компакт-дисков, объединенных общим названием, учитывают по количеству дисков и одному названию. Магнитную фонограмму на одной катушке (кассете) учитывают как одну катушку (кассету) и одно название. Магнитную фонограмму на нескольких катушках (кассетах), объединенных общим названием, учитывают по количеству катушек (кассет) и одному названию.
Аудиовизуальные документы, являющиеся приложением к другим видам документов, отдельному учету не подлежат.
Общие правила учета аудиовизуальных документов, входящих в состав библиотечных фондов, определяются Инструкцией N 590. Учет аудиовизуальных документов, входящих в состав библиотечных фондов, ведется на счете 10107 000 “Библиотечный фонд“.
Приобретение электронных носителей информации (кассет, дисков и т.п.) для последующего изготовления аудиовизуальных документов отражается записью:
Передача электронных носителей информации (кассет, дисков и т.п.) для изготовления аудиовизуальных документов отражается записью:
Особенности учета картографических изданий
Одним из видов библиотечного фонда являются картографические издания, в частности топографические и специальные карты, атласы, каталоги координат геодезических пунктов, планы городов, политические и географические карты мира и т.д. Основными учетными признаками картографических изданий (далее - карты) являются: тип карты, масштаб, вид издания, полушарие, номенклатура, компоновка и год издания.
Отдельные листы карт учитываются как самостоятельные объекты основных средств. При выдачи их в пользование из отдельных листов могут производиться склейки карт. Отработанные карты (склейки карт) возвращаются для повторного использования или уничтожения.
Выдача карт в пользование производится по Накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств. В случае изготовления склеек карт данные листы списываются с учета по Акту о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) с приложением списков карт и приходуются по Требованию-накладной (ф. 0315006).
Пример 9. Учреждением со склада выдано 4 листа топографических карт для склейки по цене 200 руб. за лист. В учете будут произведены записи: - на списание 4 листов на сумму 800 руб.
- на сумму вложений в изготовление хозяйственным способом карты в размере 800 руб.
- принято к учету одна склейка карты стоимостью 800 руб.
Особенности инвентаризации библиотечного фонда
Общие правила проведения инвентаризации установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49. Методическими рекомендациями установлено, что инвентаризация библиотечных фондов может проводиться один раз в 5 лет.
В соответствии с Письмом Минфина России от 4 ноября 1998 г. N 16-00-16-198 “Об инвентаризации библиотечных фондов“ государственными и муниципальными библиотеками сроки и виды проведения инвентаризации библиотечных фондов, должны определяться по согласованию с учредителем.
Указанным Письмом Минфин России поддержал предложение Минкультуры России о проведении инвентаризации библиотечных фондов в следующие сроки:
- наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, - ежегодно;
- редчайшие фонды - один раз в 3 года;
- ценные фонды - один раз в 5 лет;
- фонды библиотек до 100 тыс. учетных ед. - один раз в 5 лет;
- фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных ед. - один раз в 7 лет;
- фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных ед. - один раз в 10 лет;
- фонды библиотек свыше 1 млн учетных ед. - поэтапно в выборочном порядке с завершением инвентаризации всего фонда в течение 15 лет.
При этом инвентаризация фондов библиотек или его части при смене руководителя библиотеки или структурного подразделения, имеющего библиотечные фонды (фондодержателя), приравнивается к очередному сроку.
начальник отделения методологии бухгалтерского учета
и отчетности ГКВВ МВД России, полковник
“Ваш бюджетный учет“, N 5, май 2007 г.
ВНИМАНИЕ! Сообщения на сайте не проходят предварительную модерацию.
Если вы являетесь автором какого-либо материала - пишите на ящик ruman988@yandex.ru для восстановления законности!
