Об Инструкции по делопроизводству (с изменениями на 30 января 2012 года), Указ Губернатора Красноярского края от 05 декабря 2006 года №131-уг

ГУБЕРНАТОР КРАСНОЯРСКОГО КРАЯ

от 5 декабря 2006 года N 131-уг

Об Инструкции по делопроизводству

(с изменениями на 30 января 2012 года)

_________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
указом Губернатора Красноярского края от 21 августа 2007 года N 121-уг
("Ведомости высших органов государственной власти Красноярского края" N 40 (192), 27.08.2007)
указом Губернатора Красноярского края от 11 августа 2010 года N 147-уг
("Ведомости высших органов государственной власти Красноярского края" № 41 (412), 16.08.2010)

В соответствии со статьей 88 Устава Красноярского края

1. Пункт утратил силу с 14 февраля 2012 года на основании указа Губернатора Красноярского края от 30 января 2012 года N 14-уг. - см. предыдущую редакцию.

2. Признать утратившим силу указ Губернатора края от 29.12.01 № 1-уг «О Порядке подготовки проектов указов, распоряжений и писем Губернатора края» .
3. Опубликовать указ в «Ведомостях высших органов государственной власти Красноярского края».
4. Указ вступает в силу в день, следующий за днем его официального опубликования.

Губернатор края
А.Г.Хлопонин

УТВЕРЖДЕНА
указом Губернатора края
от 05.12.06 № 131-уг

1. Общие положения

1.1. Правовой основой Инструкции по делопроизводству (далее - Инструкция) являются законодательство Российской Федерации и Красноярского края, государственные стандарты в области делопроизводства и архивного дела.
1.2. Инструкция устанавливает порядок документационного обеспечения исполнения полномочий Губернатора края и Совета администрации края.
1.3. Положения Инструкции не распространяются на порядок работы с документами, содержащими информацию, отнесенную действующим законодательством к государственной тайне.
1.4. При работе с документами используется система автоматизированного делопроизводства.
1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляется управлением документационного обеспечения Совета администрации края (далее - УДО).

2. Организация документооборота

2.1. Прием, обработка и распределение поступающих документов

2.1.1. Движение документов в Совете администрации края с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
2.1.2. В Совете администрации края используется централизованная форма делопроизводства.
Прием, первичная обработка, распределение, регистрация, отправка, ведение справочной работы по документам, формирование и хранение дел, передача дел на архивное хранение осуществляется структурными подразделениями УДО.
Прием и отправка документов осуществляется другими структурными подразделениями аппарата Совета администрации края в случаях, установленных пунктами 2.1.4, 2.1.8, 2.3.7 Инструкции.
2.1.3. Доставка корреспонденции в Совет администрации края осуществляется:
фельдъегерской службой;
почтовым отделением связи;
факсимильной связью, электронной почтой, телеграфной связью;
нарочно - представителями (экспедиторами, курьерами) различных организаций, учреждений, предприятий.
Документы могут быть переданы Губернатору края и в Совет администрации края при личном приеме.
2.1.4. Прием корреспонденции, доставляемой фельдъегерской службой, осуществляется управлением Совета администрации края по безопасности и взаимодействию с правоохранительными органами.
Передача корреспонденции, принятой управлением Совета администрации края по безопасности и взаимодействию с правоохранительными органами, в отдел служебных писем УДО для регистрации осуществляется в день их поступления.
2.1.5. Прием корреспонденции, доставляемой в рабочие дни почтовым отделением связи, факсимильной связью, электронной почтой, телеграфной связью, нарочно, осуществляется отделом служебных писем УДО.
2.1.6. Прием (передача) телеграмм, факсограмм осуществляется с телеграфных и факсимильных аппаратов, имеющих официальные номера Совета администрации края.
2.1.7. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочно, проверяется правильность доставки, целостность упаковки и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестрах (разносных книгах).
В реестрах (разносных книгах) проставляется дата и подпись лица, принявшего документ, при необходимости - печать.
При отсутствии реестра (разносной книги) дата приема документа, подпись, печать на копиях (вторых экземплярах) принимаемых документов не проставляется.
2.1.8. Прием корреспонденции, поступающей в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, осуществляется справочно-информационной службой мобилизационного управления Совета администрации края.
Передача корреспонденции, принятой справочно-информационной службой, в отдел служебных писем УДО для регистрации осуществляется до 10 часов в первый рабочий день, следующий за днем их поступления. Срочные документы либо информация о поступлении таких документов передаются руководителям незамедлительно.
2.1.9. Прием (передача) телефонограмм осуществляется исполнителями.
Передача телефонограмм, принятых (переданных) исполнителями, в отдел служебных писем УДО для регистрации осуществляется в день их приема (передачи).
2.1.10. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адреса, целостности упаковки и документов, соблюдения правил оформления, наличия приложений к документам.
При обнаружении повреждений, отсутствии подписи, документов или отдельных листов и приложений к ним, других ошибок в оформлении, составляется акт.
В случае, если такой документ решено не возвращать, акт составляется в 3 экземплярах, один из которых остается в отделе служебных писем УДО, второй направляется отправителю, третий приобщается к поступившему документу и передается по назначению.
В случае принятия решения о возврате документа отправителю акт составляется в 2 экземплярах, один из которых хранится в отделе служебных писем УДО, второй экземпляр вместе с документом возвращается отправителю.
Акт приема и первичной обработки документов оформляется в соответствии с приложением № 1.

Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
2.1.11. Корреспонденция (письма, бандероли), имеющая пометку «Лично», не вскрывается, а учитывается по реквизитам, имеющимся на письмах, бандеролях, и передается адресату или уполномоченному им лицу.
2.1.12. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:
дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;
поступают письма граждан;
только по конверту можно определить адрес отправителя.
2.1.13. Поступившие документы распределяются на регистрируемые документы и документы, не подлежащие регистрации.
Список не подлежащих регистрации документов (корреспонденции) приведен в приложении № 2.
2.1.14. Распределение регистрируемой служебной корреспонденции осуществляется исходя из:
полномочий, отнесенных к компетенции руководителей;
сложности поставленных вопросов;
авторства;
срочности исполнения.

2.2. Регистрация документов

2.2.1. Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
2.2.2. Документы регистрируются при поступлении в отдел служебных писем УДО. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.
Срочные документы регистрируются и доставляются руководителям незамедлительно.
Корреспонденция с пометкой «Лично», а также не подлежащие регистрации документы передаются адресатам в день их поступления.
2.2.3. Регистрация документов осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки.
При регистрации входящих документов в электронную регистрационную карточку вносятся следующие основные реквизиты регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
фамилия лица, подписавшего документ;
дата документа;
исходящий номер;
дата поступления;
регистрационный номер документа;
заголовок документа (краткое содержание);
резолюция;
срок исполнения;
количество листов приложения;
дата ответа заявителю;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Основными реквизитами при регистрации исходящих инициативных документов являются:
наименование организации - получателя документа;
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер;
заголовок документа (краткое содержание);
фамилия руководителя, подписавшего документ;
фамилия лица, являющегося составителем документа.
В зависимости от характера документа и использования информации состав реквизитов может быть дополнен другими данными.
Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 10 лет.
2.2.4. На первом листе регистрируемых документов в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа в Совет администрации края.
Отметка о поступлении документа включает в себя:
наименование органа исполнительной власти края - Совет администрации края;
дату поступления документа;
регистрационный номер документа в пределах календарного года.
Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа. Форма регистрационного штампа приведена в приложении № 3.
2.2.5. Входящий регистрационный номер документа включает в себя:
индекс приемной руководителя, отделяемый дефисом. Индексы приемных руководителей приведены в приложении № 4;
порядковый номер в пределах календарного года;
буквенный индекс, проставляемый через дефис: пр - первоначальное, дп - депутатское, иф - информационное, вн - внутреннее, от - ответное, дсп - для служебного пользования.
Исходящий регистрационный номер включает в себя:
индекс приемной руководителя, отделяемый дефисом;
порядковый номер в пределах календарного года, перед которым ставится ноль.
В электронной регистрационной карточке порядковый номер и дата проставляются в автоматическом режиме.
2.2.6. При регистрации входящих документов проводится поиск по реквизитам (дате регистрации, регистрационному номеру и т.п.) или по контексту (по слову или фразе, содержащимся в искомом документе) на наличие:
повторной регистрации одного и того же документа;
зарегистрированных ранее документов по данной теме;
инициативных писем Губернатора края и Совета администрации края по данному вопросу.
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.
2.2.7. При наличии в поисковой системе связанных между собой документов вновь поступивший документ подлежит регистрации в соответствии с пунктами 2.2.3 - 2.2.5 Инструкции.
В электронные регистрационные карточки связанных между собой документов вносится отметка об их регистрационных номерах.
Подбор связанных между собой документов производится:
при нахождении документа в архиве - отделом служебных писем УДО;
при нахождении документа на исполнении - исполнителями.
2.2.8. Документы, переданные при личном приеме и не прошедшие регистрацию, передаются в отдел служебных писем УДО для регистрации.
2.2.9. Зарегистрированные и переадресованные в соответствии с резолюциями (поручениями) руководителей в течение дня документы включаются в реестры входящих документов.
Реестр входящих документов формируется для каждой приемной руководителя.
2.2.10. Получение документов осуществляется в течение рабочего дня, а по реестру входящих документов - с 17.00 до 18.00 часов.
При получении документов в реестре входящих документов проставляется подпись лица, получившего документы.
Дальнейшее движение документа отражается путем заполнения соответствующих граф в реестре и в электронной регистрационной карточке.
2.2.11. Реестры входящих документов группируются в хронологическом порядке по месяцам, годам и хранятся в приемных в течение 5 лет.
По истечении срока хранения реестры входящих документов передаются в отдел служебных писем УДО по акту.
2.2.12. Передача (переадресация, переметка) документов из одной приемной руководителя в другую производится через отдел служебных писем УДО, это отражается в реестре входящих документов и электронной регистрационной карточке.

2.3. Отправка исходящих документов

2.3.1. Исходящими документами являются официальные документы, отправляемые Губернатором края, Советом администрации края и структурными подразделениями аппарата Совета администрации края. Документы, не связанные с деятельностью Губернатора края и Совета администрации края, к отправке не принимаются.
Документы отправляются:
почтовым отделением связи;
фельдъегерской службой;
факсимильной связью, электронной почтой, телеграфной связью;
нарочно.
2.3.2. При приеме исходящих документов на регистрацию осуществляется проверка правильности их оформления.
Неправильно оформленные документы к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.
2.3.3. Документы на регистрацию и отправку передаются при наличии:
точных адресов отправки, за исключением постоянных адресатов;
необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки;
необходимого количества экземпляров приложений к документу;
визового экземпляра документа, со всеми необходимыми для данного документами визами и приложениями;
двух экземпляров списков на рассылку документа;
подписи Губернатора края, Губернатора края - Председателя Совета администрации края, первого заместителя Губернатора края, заместителя Губернатора края, руководителя структурного подразделения аппарата Совета администрации края (далее - руководитель) или иного уполномоченного лица.
2.3.4. Исходящие документы отправляются с оригиналом подписи. Отправка исходящих документов осуществляется в день регистрации.
2.3.5. Визовый экземпляр исходящего документа с приложениями, указанными в тексте документа, остается в отделе служебных писем УДО и помещается «в дело» в соответствии с номенклатурой дел.
2.3.6. Обработка отправляемых документов включает:
сортировку и вложение в конверты;
указание адресата на конверте;
определение стоимости отправления;
проставление оттиска отправителя;
передачу в отделение связи.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
2.3.7. Исходящие документы, требующие срочной отправки, доставляются адресатам незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется руководителем, его подписавшим.
Срочные документы доставляются адресатам нарочно или передаются для отправки фельдъегерской связью.
Доставка адресатам документов нарочно осуществляется с отметкой в журнале исходящей корреспонденции, доставляемой нарочно.
2.3.8. Выдача документов на руки автору или адресату допускается в исключительных случаях, в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах. Выдача производится под личную подпись получателя на визовом экземпляре документа.
2.3.9. Исходящие документы учитываются в реестрах отправляемой корреспонденции, за исключением документов, доставляемых нарочно, отправляемых факсимильной и телеграфной связью, электронной почтой.
Форма реестра приведена в приложении № 5.
Документы, передаваемые (получаемые) факсимильной и телеграфной связью, учитываются в журнале установленной формы согласно приложению № 6.
2.3.10. Необходимость передачи текстов исходящих документов посредством электронной почты, факсимильной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяется руководителем, подписавшим документ. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.
2.3.11. При передаче текстов документов по факсу необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
передача исходящих инициативных документов, оформленных на бланках писем, осуществляется после их регистрации в отделе служебных писем УДО;
передача документов на иностранных языках осуществляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;
запрещается передавать тексты документов, содержащих служебную информацию, с отметкой «Для служебного пользования».
Подлинники документов после их передачи направляются в отдел служебных писем УДО либо возвращаются исполнителям.

2.4. Порядок прохождения внутренних документов

2.4.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих.
2.4.2. Документы передаются на подпись руководителю в соответствии с распределением обязанностей между руководителями.
После подписания документы передаются на регистрацию.

3. Правила оформления документов

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы оформляются на бланках установленной формы с угловым и продольным расположением реквизитов.
Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм).
3.1.2. При подготовке документов Губернатора края, Совета администрации края, аппарата Совета администрации края используются:
бланк указа Губернатора края (приложение № 7);
бланк распоряжения Губернатора края (приложение № 8);
бланк письма Губернатора края (приложение № 9);
бланк постановления Совета администрации края (приложение № 10);
бланк распоряжения Совета администрации края (приложение № 11);
бланк письма Совета администрации края (приложение № 12);
бланк письма аппарата Совета администрации края (приложение № 13).
бланк решения Совета администрации Красноярского края (приложение № 25);
Абзац дополнительно введен с 28 августа 2007 года Указом Губернатора Красноярского края от 21 августа 2007 года N 121-уг .
3.1.3. Бланки не применяются при ведении внутренней переписки.
3.1.4. Бланки с воспроизведением герба Красноярского края подлежат учету.
Бланки, используемые при подготовке документов, должны использоваться строго по назначению. Передача бланков другим органам, учреждениям, организациям и лицам запрещается.
Для учета на бланках писем нумератором проставляются учетные порядковые номера. Учетные порядковые номера проставляются на лицевой стороне бланка в верхнем левом углу.
Получение бланков писем производится в журналах учета выдачи бланков писем.
Получатели бланков писем должны хранить их в надежно запираемых сейфах (шкафах).
Использование бланков писем отражается в отчете. Форма отчета об использовании бланков писем приведена в приложении № 14.
Уничтожение испорченных бланков осуществляется на основании представляемых отчетов по акту.

3.2. Общие требования по оформлению документов

3.2.1. Общие требования по оформлению документов применяются в случае, если иное не установлено положениями настоящей Инструкции.
3.2.2. Документы печатаются:
с применением текстового редактора MS Word 97/2000/XP/2003, MS Excel 97/2000/XP/2003;
с использованием шрифта Times New Roman размером № 14 - для оформления связного текста и размером № 12-14 - для оформления таблиц;
с использованием 1-2 межстрочных интервалов (12-14пт*).
Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал.
В отдельных случаях размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены.
Отдельные внутренние документы могут быть написаны от руки (заявление, объяснительная записка).
Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться шрифты более яркой насыщенности, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
3.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - от 1 до 1,5 см; верхнее - не менее 2 см; нижнее - не менее 2 см.
3.2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Первая страница документа не нумеруется.
Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов «страница», «стр.» и знаков препинания.
Листы приложений нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.
3.2.5. В целях единообразного оформления реквизитов документов устанавливаются требования к составлению и расположению отдельных реквизитов документов: дата документа, регистрационный номер (индекс) документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись, виза согласования, гриф утверждения документа, отметка о наличии приложения, отметка об исполнителе, идентификатор электронной копии документа.
3.2.6. Датой документа является:
дата подписания (правовой акт, письмо и др.);
дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и др.);
дата утверждения (план, отчет и др.).
Дата документа проставляется руководителем, подписывающим или утверждающим документ, либо структурными подразделениями УДО в соответствии с положениями Инструкции.
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных без бланка, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ. В этом случае дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита 2-3 межстрочными интервалами.
______________
*Пт - единица измерения (1/72) дюйма, используемая в текстовом редакторе MS Word для определения величины интервала; 1 межстрочный интервал равен 12 пт.

Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно- цифровым способом.
При цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:
день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
год - четырьмя арабскими цифрами.
День месяца, месяц и год разделяются между собой точками, например: 09.06.2006.
При словесно-цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:
день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;
месяц - словом;
год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова «год» в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова «год» с сокращением до первой буквы.
Слово «год» либо сокращенное написание слова «год» и цифры года разделяются пробелом, например: 08 марта 2006 года или 08 марта 2006 г.
Документы, за исключением правовых актов, которые готовятся Губернатором края, Советом администрации края совместно с другими органами государственной власти, учреждениями, организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа используется только цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой.
3.2.7. Регистрационный номер (индекс) на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги без бланка, номер проставляется под датой.
Номер печатается от левой границы текстового поля, отделяется от даты межстрочным интервалом, соответствующим интервалу, который использовался при печатании текста документа.
Регистрационный номер документа, за исключением правового акта, изданного Губернатором края, Советом администрации края совместно с другими органами государственной власти, учреждениями, организациями, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров, указанных в порядке перечисления авторов в документе и проставляется через косую черту.
При оформлении в тексте документа ссылки на регистрационный номер документа знак номера «№» и цифры номера разделяется пробелом.
3.2.8. Заголовок к тексту документа составляется ко всем документам, оформляемым на бумаге формата А4, за исключением телеграмм, распоряжений Совета администрации края.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок формулируется с помощью отглагольных существительных в предложном падеже («Об отмене…», «Об организации…», «О внесении…»).
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Первое слово в заголовке пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.
3.2.9. Текст документа несет основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение и т.д. В связи с этим он должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Текст документа печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами.
Структура, стиль и языковые средства изложения текста документа определяются видом документа.
Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такой текст, как правило, состоит из двух частей.
В первой, констатирующей, части указываются факты, события, причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с правовыми актами или другими документами по данному вопросу.
Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст документа делят на структурные единицы, например, разделы, пункты. Необходимость включения в него тех или иных структурных единиц определяется исходя из вида, объема и содержания документа.
При делении текста на абзацы абзацный отступ начинается на расстоянии 1,25 см (пять печатных знаков) от левой границы текстового поля.
В случаях, когда абзацы следуют в тексте после двоеточия, их начало оформляется без тире, других знаков, их отделяют друг от друга с помощью точки с запятой.
При необходимости применения в тексте документа сноски ее располагают в конце страницы. При этом сноску отделяют от текста короткой сплошной тонкой горизонтальной линией с левой стороны текстового поля. Сноску выделяют уменьшенным размером шрифта. В конце сноски ставят точку.
Знак сноски (звездочка или цифра) ставят непосредственного после того слова или числа, к которому дается пояснение, а также перед поясняющим текстом. На одной странице, как правило, не должно размещаться более трех сносок.
В текстах документов должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины.
Анкетная форма представляет собой текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Анкетная форма применяется при изложении цифровой или словесной информации. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная форма информации выражается именем существительным в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы; словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например: имеете, были, находились и т.д. Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.
Таблица - форма представления теста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.
Слово «Таблица» печатают строчными буквами, за исключением первой буквы. При размещении в тексте документа нескольких таблиц над каждой таблицей у правой границы текстового поля указывается слово «Таблица» с порядковым номером (без знака «№»). В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц. Если в тексте документа приводится одна таблица, то ее не нумеруют и слово «Таблица» не указывают.
Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок строк и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).
Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах проставляются только номера граф.
Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.
Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.
Заголовки и подзаголовки граф и строк таблиц выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Заголовки и подзаголовки граф печатаются центрованным способом.
Заголовок к таблице пишется над таблицей центрованным способом. В конце заголовка точка не ставится.
Сокращение слов в заголовке таблицы и заголовках граф не допускается.
В боковой графе таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста не ставятся.
Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в именительном падеже, во множественном числе. Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения. Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то их следует указывать после заголовка каждой графы в скобках. Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то их следует вынести в отдельную графу.
Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.
Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.
В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.
3.2.10. Подпись - реквизит документа, представляющий собственноручную подпись уполномоченного лица.
Подписание документов предусматривает указание полного наименования должности, собственноручную подпись и ее расшифровку (инициалы имени, отчества и фамилия).
Наименование должности в реквизите «подпись» размещается флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) через 1 межстрочный интервал.
Расшифровка подписи в реквизите «подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 межстрочными интервалами.
Если документ подготовлен на бланке, то наименование должности лица, подписывающего документ, производится без указания элементов, имеющихся на бланке.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например:

Не допускается подписание документа, на котором обозначены должность и фамилия одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога «за» или косой черты перед наименованием должности).
При подписании документов лицом, исполняющим обязанности должностного лица, подпись может оформляться двумя способами:
указывается фактическая должность и фамилия исполняющего обязанности;
к наименованию должности добавляются слова «Исполняющий обязанности» либо сокращенное до первой буквы написание этих слов «И.о.».
Внесение в подписанные документы исправлений, правок не разрешается.
3.2.11. Согласование документа оформляется визой согласования.
Согласование документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и иным документам.
Виза согласования проектов документов руководителями включает наименование должности, личную подпись визирующего с расшифровкой и дату.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, который подписывается с указанием наименования должности, личной подписи визирующего, расшифровки подписи, даты и прилагается к проекту документа.
На документе, подлинник которого остается в Совете администрации края (в деле), визы согласования располагаются ниже реквизита «подпись» в нижней части последнего листа подлинника документа.
На документе, подлинник которого отправляется из Совета администрации края, визы согласования располагаются ниже реквизита «подпись» в нижней части последнего листа второго (визового) экземпляра отправляемого документа.
По усмотрению руководителя, подписывающего документ, возможно полистное визирование отдельных документов (договоров, соглашений, нормативных правовых актов и приложений к ним и т.п.) для защиты от возможной замены листов.
Необходимость согласования документа определенным должностным лицом устанавливается исполнителем исходя из содержания документа, вида адресата или предусматривается правовыми актами.
Проставление виз согласования документа осуществляется в следующей последовательности:
руководителями органов исполнительной власти края;
руководителями структурных подразделений аппарата Совета администрации края;
заместителями Губернатора края - руководителями департаментов администрации края и заместителями Губернатора края, координирующими и контролирующими деятельность структурных подразделений аппарата Совета администрации края, органов исполнительной власти края;
первыми заместителями Губернатора края;
заместителем Губернатора края, руководителем аппарата Совета администрации края.
3.2.12. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа.
При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», полного наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ
Губернатор края -
Председатель Совета
администрации края
личная подпись И.О. Фамилия
дата

При утверждении документа несколькими руководителями их подписи располагают на одном уровне двумя вертикальными рядами.
Руководителями утверждаются документы, в отношении которых правовыми актами предусмотрен такой порядок.
При утверждении документа правовым актом, другим документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН (О, Ы, А)», наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и регистрационного номера, например:

УТВЕРЖДЕНО
протоколом конкурсной комиссии
от ……… № ….

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек.
Слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕН (О, Ы, А)» печатаются прописными буквами. Слово «УТВЕРЖДЕН» согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения, например: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Все составные части реквизита размещаются флаговым способом и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем.
3.2.13. Документы могут иметь приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.
На самом приложении к документу оформляется отметка о наличии приложения, которая включает в себя наименование документа, наименование организации - автора документа, его дату и номер, например:

Приложение № 2
к письму департамента образования, науки, культуры и спорта администрации Красноярского края
от ……… № ….

Слово «Приложение», наименование документа, наименование организации - автора документа, дату и номер документа располагают в правом верхнем углу первого листа документа-приложения и печатают от границы верхнего поля без кавычек строчными буквами (за исключением первой буквы) через 1 межстрочный интервал. Все составные части реквизита размещают флаговым способом. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем.
При наличии нескольких приложений они нумеруются с указанием знака «№».
3.2.14. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона и печатается на лицевой стороне последнего листа документа в две строки шрифтом размером № 10, например:

Фамилия Имя Отчество
49-00-00

Реквизит располагается в нижнем углу у левой границы текстового поля.
3.2.15. Идентификатор электронной копии документа (имя файла на машинном носителе) может быть проставлен в нижнем колонтитуле на первой и последующих страницах документа в левой части нижнего поля шрифтом размером № 10 при печатании документа.

4. Оформление, согласование, регистрация и выпуск правовых актов
Губернатора края и Совета администрации края

4.1. Оформление правовых актов
Губернатора края и Совета администрации края

4.1.1. Проекты указов, распоряжений Губернатора края, постановлений, распоряжений, решений Совета администрации края (далее - правовые акты) печатаются на бланках установленной формы шрифтом размером № 14.
Абзац в редакции, введенной в действие 28 августа 2007 года Указом Губернатора Красноярского края от 21 августа 2007 года N 121-уг .
Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле составляет - 2,5 см, правое - 1,5 см и нижнее - 2 см.
При оформлении правового акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет 2 см.
4.1.2. В состав бланка правового акта входят следующие реквизиты:
герб Красноярского края воспроизводится в соответствии с Законом края «О гербе Красноярского края»;
наименование должностного лица либо органа, издавшего правовой акт;
наименование вида акта - указ, постановление, распоряжение или решение.
Абзац в редакции, введенной в действие 28 августа 2007 года Указом Губернатора Красноярского края от 21 августа 2007 года N 121-уг .
Реквизиты бланка правового акта печатаются при изготовлении бланка.
4.1.3. Место издания в правовых актах Губернатора края отделяется от реквизита «подпись» 2-3 межстрочными интервалами. Место издания в правовых актах Совета администрации края отделяется от реквизита «наименование вида акта» 1 межстрочным интервалом и размещается центрованным способом.
4.1.4. Дата проставляется после подписания правового акта и оформляется цифровым способом. В правовых актах Губернатора края дата размещается ниже реквизита «место издания». В правовых актах Совета администрации края дата отделяется от реквизита «наименование вида акта» 1 межстрочным интервалом и размещается у левой границы текстового поля.
4.1.5. Регистрационный номер проставляется после подписания правового акта.
Регистрационный номер правового акта Губернатора края размещается ниже реквизита «дата».
Регистрационный номер правового акта Совета администрации края отделяется от реквизита «наименование вида акта» 1 межстрочным интервалом и печатается у правой границы текстового поля.
Реквизиты «место издания», «дата», «регистрационный номер» в правовых актах Губернатора края размещаются флаговым способом у левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.
Реквизиты «место издания», «дата», «регистрационный номер» в правовых актах Совета администрации края располагаются на одном уровне.
4.1.6. Заголовок в правовых актах Губернатора края и Совета администрации края печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа.
Заголовок в правовых актах Губернатора края отделяется от реквизита «наименование должностного лица» 2-3 межстрочными интервалами, выделяется шрифтом более яркой насыщенности и печатается центрованным способом.
Заголовок в постановлениях Совета администрации края отделяется от реквизита «место издания» 2-3 межстрочными интервалами. Заголовок в постановлениях Совета администрации края, состоящий не более чем из пяти строк, не превышающих в длину 8-9 см (28 печатных знаков каждая), размещается у левой границы текстового поля флаговым способом, в случае превышения пяти строк он продлевается до границы правого поля.
Заголовок к распоряжению Совета администрации края не составляется.
Заголовок в решениях Совета администрации Красноярского края отделяется от реквизита «место издания» 2-3 межстрочными интервалами и размещается центрованным способом.
Абзац дополнительно введен с 28 августа 2007 года Указом Губернатора Красноярского края от 21 августа 2007 года N 121-уг .
4.1.7. Текст в правовых актах Губернатора края, постановлениях Совета администрации края и в распоряжениях Совета администрации края отделяется от заголовка и от реквизита «место издания» соответственно 2-3 межстрочными интервалами*.
Текст печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
Выделение в тексте правовых актов отдельных слов, частей текста, фамилий шрифтом более яркой насыщенности, подчеркиванием, курсивом или иным способом не применяется.
Преамбула в указах Губернатора края и постановлениях Совета администрации края завершается словом «ПОСТАНОВЛЯЮ:», которое выделяется прописными буквами, после него ставится двоеточие, и далее излагается постановляющая часть.
4.1.8. Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами.
Подпись в правовых актах Губернатора края состоит из слов «Губернатор края» и инициалов имени, отчества, фамилии Губернатора края. Слова «Губернатор края» печатаются у границы левого поля в одну строку. Инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора края располагаются на уровне строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией и печатаются у правой границы текстового поля.
Подпись в правовых актах Совета администрации края состоит из слов «Губернатор края - Председатель Совета администрации края», инициалов имени, отчества и фамилии Губернатора края - Председателя Совета администрации края. Слова «Губернатор края -», «Председатель Совета», «администрации края» печатаются у границы левого поля флаговым способом в три строки через 1 межстрочный интервал. Инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора края - Председателя Совета администрации края располагаются на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией и печатаются у правой границы текстового поля.
___________
*Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «место издания», «заголовок», «текст» и «подпись» при необходимости размещения текста проекта правового акта на одной странице.
4.1.9. Приложения к правовым актам оформляются на отдельных листах бумаги. Приложения к проектам правовых актов должны быть подписаны руководителем, к сфере ведения которого относится разрабатываемый проект правового акта, с указанием даты подписания.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.
При указании в тексте правового акта ссылки «согласно приложению», на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение» и указывается вид правового акта, например:

УТВЕРЖДЕН
постановлением Совета администрации края
от ……… № …

Заголовок приложения выделяется шрифтом более яркой насыщенности, отделяется от реквизитов «приложение», «гриф утверждения документа» 2-3 межстрочными интервалами, от текста приложения - 2 межстрочными интервалами.
Приложения к решению Совета администрации Красноярского края оформляются в соответствии с формой, утвержденной федеральным органом исполнительной власти .
Подстрочные наименования в решении не воспроизводятся.
Абзац дополнительно введен с 28 августа 2007 года Указом Губернатора Красноярского края от 21 августа 2007 года N 121-уг .
4.1.10. Правовой акт оформляется в одном экземпляре, за исключением решения Совета администрации Красноярского края, оформляемого в двух экземплярах.
Пункт в редакции, введенной в действие 28 августа 2007 года Указом Губернатора Красноярского края от 21 августа 2007 года N 121-уг .
4.1.11. Образцы оформления правовых актов приведены в приложении № 15.
4.1.12. На решениях Совета администрации Красноярского края проставляется печать Совета администрации Красноярского края.
Пункт дополнительно введен с 28 августа 2007 года Указом Губернатора Красноярского края от 21 августа 2007 года N 121-уг .

4.2. Согласование правовых актов

4.2.1. Оформленные на бланке установленной формы проекты правовых актов проходят процедуру согласования путем визирования:
исполнителем, непосредственно осуществлявшим подготовку текста правового акта;
руководителем структурного подразделения аппарата Совета администрации края, органа исполнительной власти края, ответственным за подготовку правового акта;
заместителем Губернатора края - руководителем департамента администрации края и заместителем Губернатора края, координирующим и контролирующим деятельность структурного подразделения аппарата Совета администрации края, органа исполнительной власти края, ответственного за подготовку правового акта;
руководителями других структурных подразделений аппарата Совета администрации края, органов исполнительной власти края, к сфере ведения которых относятся затрагиваемые в проекте вопросы (в том числе в приложениях);
начальником юридического управления Совета администрации края;
заместителями Губернатора края - руководителями департаментов администрации края и заместителями Губернатора края, координирующими и контролирующими деятельность структурных подразделений аппарата Совета администрации края, органов исполнительной власти края, к сфере ведения которых относятся затрагиваемые в проекте вопросы (в том числе в приложениях);
первыми заместителями Губернатора края;
заместителем Губернатора края, руководителем аппарата Совета администрации края.
4.2.2. Лица, указанные в пункте 4.2.1, проставляют визы в листе согласования, за исключением:
первых заместителей Губернатора края;
заместителя Губернатора края - руководителя департамента администрации края и заместителя Губернатора края, координирующего и контролирующего деятельность структурного подразделения аппарата Совета администрации края, органа исполнительной власти края, ответственного за подготовку правового акта;
заместителя Губернатора края, руководителя аппарата Совета администрации края.
Визы указанными лицами проставляются в нижней части последней страницы текста правового акта, за исключением приложений.
Согласование руководителем правового акта осуществляется в течение десяти рабочих дней, в исключительных случаях срок согласования может быть увеличен или сокращен. Решение об увеличении или сокращении установленного срока согласования принимается руководителем.
Образец листа согласования, прилагаемого к проекту правового акта, приведен в приложении № 16.
4.2.3. Замечания к правовому акту оформляются на отдельном листе с указанием при визировании в листе согласования слов «Замечания прилагаются», даты и подписи руководителя, например:

Замечания прилагаются.
Начальник юридического управления
личная подпись И.О. Фамилия
дата

Замечания прилагаются к правовому акту.
4.2.4. На подпись правовой акт представляется на бумажном носителе одновременно с электронной копией.
Электронная копия правового акта представляется в формате текстового редактора MS Word 97/2000/XP/2003, MS Excel 97/2000/XP/2003 на адрес электронной почты proektakt@krskstate.ru либо на дискете 3,5 дюйма, USB Flash карте, CD.
Электронная копия правового акта должна соответствовать требованиям, предъявляемым к оформлению правовых актов, изложенным в пунктах 4.1.1 - 4.1.4 Инструкции.
4.2.5. Текст правового акта подписывается в одном экземпляре, являющемся подлинником, за исключением решений, выдача которых осуществляется в случаях, установленных федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации.
Пункт в редакции, введенной в действие 28 августа 2007 года Указом Губернатора Красноярского края от 21 августа 2007 года N 121-уг .
4.2.6. Подписанные правовые акты передаются в отдел по работе с актами УДО для регистрации и выпуска.

4.3. Регистрация и выпуск правовых актов

4.3.1. Поступившие в отдел по работе с актами УДО правовые акты регистрируются в день их поступления.
При регистрации правовых актов заполняется электронная регистрационная карточка, в которую вносятся следующие основные реквизиты регистрации:
дата;
регистрационный номер;
наименование правового акта;
фамилия должностного лица, подписавшего правовой акт;
наименование структурного подразделения аппарата Совета администрации края, органа исполнительной власти края, ответственного за подготовку правового акта;
фамилия, имя, отчество исполнителя, непосредственно осуществлявшего подготовку правового акта;
срок исполнения, при наличии в тексте правового акта предписаний индивидуального характера;
источник опубликования, если правовой акт подлежит опубликованию;
количество листов правового акта.
В электронную регистрационную карточку могут быть внесены также иные данные.
4.3.2. Датой регистрации правового акта является дата его подписания уполномоченным должностным лицом.
4.3.3. Регистрационный номер указа Губернатора края включает в себя порядковый номер в пределах календарного года и буквы «уг», проставляемые через дефис.
Регистрационный номер распоряжения Губернатора края включает в себя порядковый номер в пределах календарного года и буквы «рг», проставляемые через дефис.
Регистрационный номер постановления Совета администрации края включает в себя порядковый номер в пределах календарного года и букву «п», проставляемую через дефис.
Регистрационный номер распоряжения Совета администрации края включает в себя порядковый номер в пределах календарного года и букву «р», проставляемую через дефис.
Регистрационный номер решения Совета администрации Красноярского края включает в себя порядковый номер в пределах календарного года и буквы «рш», проставляемые через дефис.
Абзац дополнительно введен с 28 августа 2007 года Указом Губернатора Красноярского края от 21 августа 2007 года N 121-уг .
Регистрация правовых актов ведется раздельно для каждого вида акта.
4.3.4. При регистрации правового акта порядковый номер и дата проставляются в электронной регистрационной карточке в автоматическом режиме и переносятся в установленное место на документ.
4.3.5. При регистрации правовых актов, в тексте которых имеется ссылка об изменении или о признании утратившими силу ранее изданных правовых актов или их частей, в электронные регистрационные карточки этих правовых актов вносятся соответствующие отметки о дате и регистрационном номере правового акта, которым вносится изменение или акт признается утратившим силу.
4.3.6. Копии правовых актов рассылаются получателям, которые указываются исполнителем, непосредственно осуществляющим подготовку проекта правового акта, в листе рассылки (оборотная сторона листа согласования), а также иным получателям в соответствии с действующими нормативными правовыми актами.
При необходимости исполнителем составляется дополнительный список рассылки с указанием в листе рассылки слов «дополнительный список рассылки прилагается».
При определении получателя исполнитель должен учитывать, что правовые акты, в тексте которых имеется ссылка об изменении или о признании утратившими силу ранее изданных правовых актов или их частей, направляются тем получателям (их правопреемникам), которым рассылались ранее изданные акты.
Ответственность за формирование списка рассылки копий правовых актов несет исполнитель, непосредственно осуществлявший подготовку правового акта.
4.3.7. Для уточнения вопросов, возникающих в связи с рассылкой копий правовых актов, в установленном месте листа рассылки проставляется подпись, ее расшифровка, дата и рабочий телефон исполнителя.
4.3.8. Выпуск копии правового акта предусматривает:
форматирование электронной копии правового акта в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению правовых актов;
проведение сверки на соответствие электронной копии текста правового акта подлиннику текста правового акта на бумажном носителе;
оформление списка рассылки правового акта, включающего в себя получателей копий правовых актов, определенных исполнителем, и постоянных получателей;
изготовление копий правового акта в количестве, определяемом списком рассылки;
заверение печатью подлинности подписи должностного лица, подписавшего правовой акт, на изготовленных копиях;
размещение электронной копии правового акта в электронной сети Совета администрации края.
4.3.9. Выпуск правовых актов осуществляется в 3-дневный срок.
Правовые акты, требующие срочной рассылки, к регистрации и выпуску принимаются в первоочередном порядке.
4.3.10. Зарегистрированные и надлежащим образом оформленные копии правовых актов включаются в реестр получаемых копий правовых актов.
Реестр получаемых копий правовых актов формируется для каждой приемной руководителя.
Получение копий правовых актов осуществляется в отделе по работе с актами УДО по реестру, при этом в реестре проставляется подпись лица, получившего документы. В иных случаях копии правовых актов доставляются нарочно или направляются через почтовое отделение.
Копия правового акта предоставляется получателям в единственном экземпляре, если в листе рассылки не указано иное.
Дополнительная выдача копий правовых актов осуществляется по письменному запросу.

5. Подготовка и оформление служебных писем

5.1. Подготовка служебных писем

5.1.1. Служебные письма готовятся:
как ответы на выполнение поручений, на письма и запросы организаций, юридических и физических лиц;
как сопроводительные письма к направляемым документам;
как инициативные письма.
5.1.2. Сроки подготовки служебных писем устанавливаются руководителем с учетом типовых сроков исполнения документов.
5.1.3. Текст письма должен быть логичным, последовательным, корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно.
5.1.4. Письмо рекомендуется составлять по одному вопросу.
Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении адресата.
Объем письма не должен превышать двух страниц, а в случае, когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать пяти страниц.
5.1.5. В письмах используются следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа («Просим направить», «Направляем на рассмотрение»);
от первого лица единственного числа («Считаю необходимым», «Прошу выделить»);
от третьего лица единственного числа («Совет администрации края не возражает …», «Департамент финансов администрации Красноярского края предлагает …»).
5.1.6. Во вступительной части формулируется тема письма, объясняющая причины его написания.
Вступление может содержать:
причину возникновения вопроса или его краткую историю;
ссылку на документ (правовой акт, договор, протокол и т.п.) и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием для подготовки письма;
констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
Основную часть письма составляет описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства или опровержения.
Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.
5.1.7. При подготовке писем к рассылке в дополнение к ранее направленным следует в тексте письма указывать номер и дату этого письма.
5.1.8. Представляемые на подпись Губернатору края, Губернатору края - Председателю Совета администрации края проекты писем должны иметь визы согласования:
исполнителя, осуществлявшего непосредственную подготовку текста письма;
руководителя структурного подразделения аппарата Совета администрации края, органа исполнительной власти края, ответственного за подготовку письма;
заместителя Губернатора края - руководителя департамента администрации края и заместителя Губернатора края, координирующего и контролирующего деятельность структурного подразделения аппарата Совета администрации края, органа исполнительной власти края, ответственного за подготовку письма;
заместителей Губернатора края - руководителей департаментов администрации края и заместителей Губернатора края, координирующих и контролирующих деятельность структурных подразделений аппарата Совета администрации края, органов исполнительной власти края, к сфере ведения которых относятся затрагиваемые в письме вопросы (в том числе в приложениях к ним);
первых заместителей Губернатора края;
заместителя Губернатора края, руководителя аппарата Совета администрации края.
Виза проставляется в нижней части последней страницы на втором (визовом) экземпляре письма, оформляемом без бланка.
Визирование писем осуществляется в срок не более двух рабочих дней. Письма, имеющие срочный характер, визируются в день их поступления на визирование.
5.1.9. Направляемые вместе с письмом приложения должны быть подписаны и иметь необходимые для документа реквизиты (кроме документов и приложений к ним, полученных от юридических и физических лиц и пересылаемых (возвращаемых) с данным письмом).
5.1.10. Письма, оформленные:
на бланках писем Губернатора края подписываются Губернатором края;
на бланках писем Совета администрации края подписываются Губернатором края - Председателем Совета администрации края, первыми заместителями Губернатора края, заместителями Губернатора края;
на бланках писем аппарата Совета администрации края подписываются руководителями структурных подразделений аппарата Совета администрации края.
Подписание служебных писем другими должностными лицами осуществляется на основании правового акта или иного документа, подтверждающего право подписания писем от имени Губернатора края, Совета администрации края и аппарата Совета администрации края.
5.1.11. Письма, направляемые в адрес Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных министерств, служб, агентств, подписываются Губернатором края, Губернатором края - Председателем Совета администрации края, при его отсутствии - должностным лицом, на которое возложено исполнение обязанностей Губернатора края, Губернатора края - Председателя Совета администрации края.
5.1.12. При направлении письма в один адрес на подпись представляются:
один экземпляр письма, оформленный на бланке;
один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);
два экземпляра приложения к письму при наличии ссылки на них в тексте письма.
5.1.13. При направлении писем, идентичных по содержанию, не более чем в четыре адреса, на подпись представляются:
четыре экземпляра письма, оформленные на бланках;
один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);
пять экземпляров приложения к письму при наличии ссылки на них в тексте проекта письма;
два экземпляра списка рассылки в случае, если на письме указывается только один адресат.
5.1.14. При направлении писем, идентичных по содержанию, более чем в четыре адреса, на подпись представляются:
один экземпляр письма, оформленный на бланке, в котором, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное название (например, «Главам городских округов и муниципальных районов края», «По списку» и т.д.)
один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);
один экземпляр приложения к письму при наличии ссылки на него в тексте письма;
два экземпляра списка рассылки.
После подписания письмо копируется в количестве экземпляров, указанном в списке рассылки, и на каждом экземпляре копии письма указывается только один адресат.
5.1.15. При принятии решения о подписании каждого экземпляра из идентичных по содержанию писем, направляемых более чем в четыре адреса, на подпись представляются:
письмо, оформленное на бланке, в количестве, соответствующем количеству адресатов, указанных в списке рассылки;
один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);
приложение к письму в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, указанных в списке рассылки, при наличии ссылки на него в тексте проекта письма;
два экземпляра списка рассылки.
5.1.16. Список рассылки должен содержать точные наименования адресатов, их почтовые адреса. Список рассылки подписывается исполнителем, осуществлявшим непосредственную подготовку текста письма, с проставлением даты.
Образец оформления списка рассылки приведен в приложении № 17.

5.2. Оформление служебных писем

5.2.1. Письма оформляются на бланках установленной формы шрифтом Times New Roman размером № 14 через 1 межстрочный интервал.
Каждый напечатанный лист письма, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - от 1 до 1,5 см; верхнее - не менее 2 см; нижнее - не менее 2 см.
5.2.2. В целях единообразного оформления устанавливаются требования к следующим реквизитам служебного письма: дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, отметка об исполнителе.
5.2.3. Дата оформляется цифровым способом и размещается в составе реквизитов бланка в установленном месте.
5.2.4. Регистрационный номер письма размещается в составе реквизитов бланков в установленном месте.
При подготовке ответных писем необходимо указывать регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и регистрационным номером документа в составе реквизитов бланка в установленном месте.
5.2.5. Адресат печатается в правом верхнем углу текстового поля страницы. Все составные части реквизита размещаются флаговым способом. Длина строки не должна превышать 8-9 см и ограничивается правым полем документа. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.
При печатании нескольких адресов они отделяются друг от друга 1 межстрочным интервалом.
Реквизит «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа и может состоять из следующих составных частей:
наименования учреждения, организации (в именительном падеже, без сокращений);
наименования структурного подразделения (в именительном падеже);
указания должности получателя (в дательном падеже);
инициалов и фамилии (в дательном падеже);
почтового адреса.
При направлении письма постоянным адресатам почтовый адрес в реквизите не указывается.
Постоянными адресатами при направлении писем являются:
федеральные органы государственной власти;
территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, расположенные на территории края;
исполнительные органы государственной власти края;
органы местного самоуправления.
При направлении письма в организацию ее наименование пишется в именительном падеже, например:

Центральная ул. д.12, кв.5
г. Боготол
Красноярский край
662060

При адресовании документа должностному лицу инициалы имени и отчества ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после фамилии.
Инициалы имени, отчества и фамилия в реквизите «адресат» могут быть выделены шрифтом более яркой насыщенности и отделены от наименования организации, структурного подразделения, должности, почтового адреса 1 межстрочным интервалом.
Инициалы имени и отчества отделяются от фамилии пробелом.
Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово «Копия(и)» не указывается.
5.2.6. Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал флаговым способом.
Длина строки заголовка не должна превышать 8-9 см (28 печатных знаков), а объем заголовка - 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста).
5.2.7. Текст письма отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.
Письма могут содержать:
вступительное обращение к адресату, например: «Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемый господин Кудряев!»;
заключительную формулу вежливости, например: «С уважением».
Обращение к адресату центрируется относительно левой и правой границ текстового поля.
Заключительная формула вежливости печатается с абзацного отступа, отделяется запятой от последующего указания наименования должности; после запятой наименование должности указывается со строчной буквы, за исключением наименования должностей Губернатор края, Губернатор края - Председатель Совета администрации края.
5.2.8. Отметка о наличии приложения от текста письма межстрочными интервалами не отделяется.
Слово «Приложение» печатается без кавычек от левой границы текстового поля. После слова «Приложение» ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.
Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если в тексте названо несколько приложений или если приложения в тексте документа не названы, то наименования приложенных документов перечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляров каждого документа, например:

1. Проект закона края «О ………» на 7 л. в 2 экз.

2. Пояснительная записка к проекту закона края на 3 л.

Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. только в адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

программа социально-экономического развития Курагинского района в 3 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение № 2
к письму Совета администрации края
от ……… № ….

5.2.9. Подпись отделяется от текста письма (отметки о наличии приложения) 2-3 межстрочными интервалами.
При подготовке письма за подписью Губернатора края подпись состоит из инициалов имени, отчества и фамилии Губернатора края.
Инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора края печатаются с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией и размещаются у правой границы текстового поля.
При подготовке письма за подписью Губернатора края - Председателя Совета администрации края подпись состоит из слов «Губернатор края - Председатель Совета администрации края», инициалов имени, отчества и фамилии Губернатора края - Председателя Совета администрации края.
Слова «Губернатор края -», «Председатель Совета», «администрации края» печатаются от границы левого поля в три строки через 1 межстрочный интервал. Инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора края - Председателя Совета администрации края располагаются на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией и печатаются у правой границы текстового поля.
5.2.10. Фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа письма в левом нижнем углу шрифтом размером № 10.
5.2.11. Образцы оформления писем приведены в приложении № 18.

6. Подготовка и оформление протоколов

6.1. Подготовка протоколов

6.1.1. Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях Совета администрации края, межведомственных органов, образованных правовыми актами, совещаниях, конференциях, деловых встречах (далее - заседаниях).
6.1.2. Протокол оформляется в полной или краткой форме. Полный протокол содержит основную и вводную часть, краткий - вводную часть, а основная часть включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.
6.1.3. Протокол оформляется на основании записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений и др.).
Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу.
6.1.4. Документы, утвержденные на заседаниях, прилагаются к протоколу и должны иметь соответствующий гриф утверждения.
6.1.5. Протокол заседания подписывается председательствующим. Протокол может быть подписан всеми участниками заседания, если такой порядок предусмотрен положением об межведомственном органе либо такое решение было принято в ходе проведения заседания.
Протокол может быть завизирован выступавшим на заседании лицом, если такой порядок предусмотрен положением о межведомственном органе либо такое решение было принято в ходе проведения заседания.
Визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.
6.1.6. Протокол оформляется в день проведения заседания и представляется на подпись до 18.00 часов этого же дня при проведении заседания в первой половине дня (до 14.00 часов) и до 10.00 часов следующего дня при проведении заседания во второй половине дня, если не установлен иной срок.
6.1.7. Копии протоколов, содержащих поручения, рассылаются в трехдневный срок, а содержащих срочные поручения - в первоочередном порядке. Копии протоколов заседаний, список рассылки протокола готовится исполнителем, осуществлявшим подготовку текста протокола.

6.2. Оформление протоколов

6.2.1. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги шрифтом Times New Roman размером № 14 через 1 межстрочный интервал. Верхнее поле документа составляет 2 см, левое - 3 см, правое - от 1 до 1,5 см и нижнее - 2 см.
6.2.2. В целях единообразного оформления устанавливаются требования к следующим реквизитам протокола: наименование органа, наименование вида документа, вид заседания, место проведения заседания, дата, текст, подпись, отметка о наличии приложения, отметка об исполнителе.
6.2.3. Наименование органа - Совет администрации Красноярского края - указывается при проведении заседаний Совета администрации края, заседаний межведомственных органов, образованных правовыми актами Совета администрации края, и иных заседаний по вопросам, входящим в компетенцию Совета администрации края. В остальных случаях наименование органа (должностного лица) не указывается.
6.2.4. Наименование вида документа - протокол. При оформлении наименования вида документа слово «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами, выделяется шрифтом более яркой насыщенности размером № 14 и выравнивается по центру.
6.2.5. Вид заседания печатается через 1 межстрочный интервал центрованным способом ниже реквизита «наименование вида документа», согласуется с ним в родительном падеже, выделяется шрифтом более яркой насыщенности, например:

ПРОТОКОЛ
заседания Губернаторского совета

ПРОТОКОЛ
совещания у заместителя Губернатора края И.О. Фамилия

6.2.6. Место проведения заседания печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания» и выравнивается по центру. В случае проведения выездного заседания необходимо указать название населенного пункта или органа, учреждения и организации, где проводилось заседание.
6.2.7. Дата оформляется цифровым способом и печатается у левой границы текстового поля через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания».
Регистрационный номер печатается на той же строке, что и дата, у правой границы текстового поля.
Номер протокола состоит из знака № и порядкового номера протокола в пределах календарного года, оформляемого арабскими цифрами.
6.2.8. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части текста протокола указываются:
фамилия и инициалы председательствовавшего (председателя) на заседании;
фамилия и инициалы имени и отчества лиц, присутствовавших на заседании, с указанием их должностей;
повестка заседания.
Слово «Председательствовал» печатается от границы левого поля с прописной буквы и размещается через 2 межстрочных интервала ниже реквизита «место проведения заседания, совещания», в конце слова ставится двоеточие и указываются инициалы имени, отчества, фамилия и должность председательствовавшего на заседании. Допускается выделение шрифтом более яркой насыщенности.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие. Затем через 1-2 межстрочных интервала печатаются в алфавитном порядке фамилии и инициалы присутствовавших, а справа - наименования их должностей через 1 межстрочный интервал. Указание должности обязательно при перечислении приглашенных.
Допускается оформление списка присутствовавших и приглашенных отдельным приложением с указанием фамилий, инициалов и наименований должностей, если их количество превышает 15 человек.
Слова «Повестка заседания» печатаются с абзацного отступа с прописной буквы, выделяются шрифтом более яркой насыщенности, в конце ставится двоеточие.
Далее с абзацного отступа печатается формулировка вопроса с прописной буквы, указывается форма его представления (доклад, отчет, сообщение, информация), приводятся инициалы имени, отчества, фамилия, наименование должности докладчика. При наличии в повестке заседания нескольких вопросов они нумеруются арабскими цифрами с точкой.
Основная часть текста протокола включает вопросы, рассматриваемые на заседании, и принятые по ним решения и размещается через 1-2 межстрочных интервала ниже повестки заседания.
Слово «СЛУШАЛИ» печатается с абзацного отступа после номера вопроса в повестке дня прописными буквами шрифтом более яркой насыщенности. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа указываются: формулировка вопроса (с прописной буквы), инициалы имени, отчества и фамилия докладчика и краткое изложение доклада. Если текст доклада прилагается, делается пометка: «Текст доклада прилагается».
Слово «ВЫСТУПИЛИ» печатается с абзацного отступа прописными буквами шрифтом более яркой насыщенности. Далее (через двоеточие) приводятся инициалы имени, отчества и фамилия выступившего (фамилии выступивших), при необходимости с указанием наименования должности (наименований должностей). Краткая запись выступления воспроизводится в форме косвенной речи. Если текст выступления прилагается к протоколу, то делается пометка: «Текст выступления прилагается».
Слово «РЕШИЛИ» печатается с абзацного отступа прописными буквами шрифтом более яркой насыщенности, далее (через двоеточие) с абзацного отступа следует изложение решения (печатается с прописной буквы). Если решение по вопросу повестки дня состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками.
Текст пунктов решения излагается с использованием неопределенной формы глагола (например: возложить, поручить, организовать и т.д.).
При наличии в повестке дня заседания нескольких вопросов по каждому из них текст строится по схеме «СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ». Например:
1. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
6.2.9. Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами и оформляется в соответствии с пунктом 3.2.10 Инструкции.
6.2.10. Приложения к протоколам оформляются на отдельном листе бумаги. На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется (с прописной буквы) слово «Приложение», на 1 интервал ниже дается ссылка на протокол заседания, его дату и номер. Все составные части реквизита размещаются флаговым способом. Длина строки не должна превышать 8-9 см и ограничивается правым полем документа, например:

МИНИСТРУ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
И.О. ФАМИЛИЯ
РАХМАНОВСКИЙ ПЕР. Д.3
МОСКВА
101000

При направлении телеграммы должностному или физическому лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже.
При направлении телеграмм идентичных по содержанию более чем в 4 адреса, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное наименование или используются номера схем отправки телеграмм, включающие установленный перечень адресатов, например:

ГЛАВАМ ГОРОДСКИХ ОКРУГОВ
И МУНИЦИПАЛЬНЫХ РАЙОНОВ КРАЯ

При указании в реквизите «адресат» обобщенного наименования адресатов составляется список рассылки телеграммы с указанием полных или условных телеграфных адресов, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы.
7.2.4. Текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.
Текст печатается на лицевой стороне бланка прописными буквами. Текст телеграммы излагается кратко, по возможности без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать 2 машинописных страниц.
Цифры в телеграмме могут быть указаны знаками цифр либо полными словами. Числовые значения, точность передачи которых важна для адресата, должны быть, как правило, указаны полными словами.
Знаки «точка», «запятая», «кавычки», «скобка» указываются соответствующими символьными знаками «.», «,», «(…)».
Знаки «вопросительный знак», «плюс», «минус» «дробная черта» указываются соответствующими символьными знаками «?», «+», «-», «/».
Знаки «восклицательный знак» и «тире» пишутся полными словами.
Знак «номер» может указываться либо полным словом, либо сокращенным словом «нр».
Другие знаки указываются полными словами.
7.2.5. Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами и оформляется в соответствии с пунктом 3.2.10 Инструкции.
7.2.6. Регистрационный номер проставляется при отправке телеграммы после текста, но перед реквизитом «подпись». Регистрационный номер состоит из порядкового номера по единой нумерации с начала года.
7.2.7. Наименование и адрес отправителя печатаются шрифтом Times New Roman размером № 14, отделяются 2-3 межстрочными интервалами от реквизита «подпись» и указываются под горизонтальной чертой.
Наименование и адрес отправителя включают в себя:
наименование организации - Совет администрации края;
почтовый адрес - г. Красноярск, пр.Мира, 110;
расчетный счет - № 268;
дату отправки (проставляется после отправки);
подпись руководителя, разрешающего отправку телеграммы.
7.2.8. Фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя, подготовившего текст телеграммы, печатаются на лицевой стороне последнего листа телеграммы шрифтом размера № 10.
Реквизит располагается в нижнем углу у левой границы текстового поля.
7.2.9. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.
7.2.10. Образцы оформления телеграмм приведены в приложении № 20.

8. Контроль исполнения документов

8.1. Организация контроля исполнения документов

8.1.1 Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения заданий, зафиксированных в документах или данных по ним поручений. Контролю подлежат все зарегистрированные документы.
8.1.2. Контроль исполнения документов включает:
постановку на контроль;
доведение до исполнителя поручения (документа);
проверку хода его выполнения;
учет и анализ результатов исполнения;
информирование руководителя об исполнении документов.
8.1.3. Контролю подлежит исполнение:
поручений, содержащихся в актах Президента Российской Федерации;
поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации и в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации;
поручений Губернатора края, Губернатора края - Председателя Совета администрации края, данных во исполнение законов края и постановлений Законодательного Собрания края;
поручений, содержащихся в правовых актах Губернатора края, Совета администрации края;
поручений, содержащихся в протоколах заседаний Совета администрации края и иных органов, образованных правовыми актами;
поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых руководителями;
поручений, содержащихся в резолюциях руководителей, данных по депутатским обращениям и запросам, представлениям и протестам прокуратуры;
поручений, содержащихся в резолюциях руководителей, данных по письмам федеральных органов государственной власти, требующих ответа;
поручений, данных по итогам рассмотрения иных документов, которые содержат в резолюции формулировки: «представить», «внести», «доложить», «информировать», «подготовить проект» и т.п.

8.2. Работа с документами

8.2.1. Рассмотрение документов руководителями осуществляется, как правило, в день их поступления.
Документы исполнителю передаются, как правило, в день их рассмотрения руководителем.
Документы, по своему характеру требующие срочного исполнения, передаются на рассмотрение руководителю и исполнителю в первоочередном порядке.
8.2.2. Подлинник документа передается исполнителю, копии документа - соисполнителям.
Передача подлинника документа и его копий исполнителю и соисполнителям осуществляется через структурные подразделения УДО. Структурные подразделения УДО производят отметку движения документа в электронной контрольно-регистрационной карточке.
8.2.3. В случае, когда работа с находящимися на исполнении документами может быть на длительное время приостановлена либо прекращена (уход в отпуск, выезд в длительную командировку, освобождение от замещаемой должности государственной гражданской службы и т.д.), руководитель либо исполнитель обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы другому руководителю или исполнителю.
В случае отсутствия такого указания документы передаются в структурные подразделения УДО.
Передача документов оформляется по акту.
8.2.4. Указания по исполнению документа фиксируются в форме резолюции.
Резолюция включает инициалы имени, отчества и фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дату и номер документа. Резолюция пишется на документе от руки или печатается на бланке резолюции, прилагаемом к документу.
Бланки, применяемые руководителями для написания резолюции, приведены в приложении № 21.
В случае, когда поручение дается двум или нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым (если не указано иное), остальные являются соисполнителями.
Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы, контроля исполнения документа в целом.
Соисполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное представление исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
8.2.5. Исполнение поручения может быть завершено в форме:
подготовки проекта документа (правового акта, письма, телеграммы, служебной записки и т.п.);
проведения совещания и оформления протокола;
устного доклада автору поручения;
составления справки об исполнении документа;
в иной форме.
8.2.6. В случае, если исполнение поручения завершается представлением руководителю проекта документа, исполнитель осуществляет подготовку проекта документа.
Форма проекта документа должна соответствовать его содержанию и компетенции руководителя, которому представляется на подпись документ.
Проект документа должен быть подготовлен на основе полной и достоверной информации, содержать конкретные результаты исполнения, в необходимых случаях отражать сведения об информировании автора документа.
Проект документа должен отвечать требованиям, установленным Инструкцией, иными правовыми актами, и должен быть представлен руководителю на подпись в установленные руководителем или законодательством сроки.
Проект документа прилагается к подлиннику документа, содержащего поручение, данное по его исполнению, и передается для принятия окончательного решения руководителю.
8.2.7. В случае, если исполнение поручения завершается проведением совещания, на подлиннике документа исполнителем делается отметка:

Проведено совещание с участием заинтересованных сторон. Подписан протокол за № 46 от 25 марта 2005 года (прилагается). В дело.

подпись И.О. Фамилия
Дата

8.2.8. В случае, если исполнение поручения завершается представлением руководителю устного доклада, на подлиннике документа исполнителем делается отметка:

О ситуации по выплате заработной платы доложено 2 июня 2005 года первому заместителю Губернатора края И.О. Фамилия устно. В дело.

подпись И.О. Фамилия
Дата

8.2.9. В случае, если исполнение поручения завершается составлением справки об исполнении, на подлиннике документа или на отдельном листе исполнителем кратко излагаются результаты исполнения документа, например:

Вопрос решен в результате разговора по телефону 27-32-15 с начальником отдела по расчетам Петровым П.П. На совещании будет присутствовать Смирнов С.С. заместитель начальника отдела. Смирнов С.С. включен в список участников совещания. Прошу документ направить в дело.

подпись И.О. Фамилия
Дата

или
Информация принята к сведению. Дальнейшая подготовка проектов документов будет осуществляться с учетом данных, приведенных в письме. Прошу документ направить в дело.

подпись И.О. Фамилия
Дата

8.2.10. В ходе исполнения поручения исполнитель может делать отметки на документе:
о дате поступления (если образовался интервал между временем поступления документа Губернатору края, в Совет администрации края и временем его получения);
о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.);
о дате и результатах окончательного исполнения.
8.2.11. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке:
задания последующих лет - не реже одного раза в год;
задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;
задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
8.2.12. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя:
краткие сведения об исполнении в соответствии с пунктами 8.2.6-8.2.8 Инструкции;
слова “В дело”;
подпись руководителя, принимающего решение о снятии документа с контроля;
дату принятия решения о снятии документа с контроля и направлении его в дело.
Не рекомендуется проставление отметки о списании в дело на бланке резолюции.
8.2.13. Документ считается исполненным:
после фактического выполнения поручения по существу и представления информации, справок, иных материалов и проектов документов;
сообщения результатов рассмотрения документа автору документа, другим заинтересованным должностным лицам, органам, учреждениям и организациям;
при отсутствии дополнительных поручений на представленные документы или возврата документа на доработку.
8.2.14. Поручения, данные по письмам федеральных органов государственной власти, требующим ответа, депутатским обращениям и запросам, представлениям и протестам прокуратуры, запросам и предписаниям Счетной палаты Красноярского края, снимаются с контроля автором резолюции.
Поручения, содержащиеся в правовых актах, снимаются с контроля руководителем, на которого возложен контроль по выполнению правового акта в целом (указывается в соответствующем пункте правового акта).
Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Совета администрации края, заседаний межведомственных органов, совещаний, считаются исполненными после представления информации о выполнении и снимаются с контроля руководителем, председательствовавшим на соответствующем заседании, совещании, завершившемся оформлением протокола.
Если по представленным проектам правовых актов, другим документам и материалам руководителем даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.
Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не является основанием для снятия документа с контроля и признания его исполненным.

8.3. Сроки исполнения документов

8.3.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты регистрации - для входящих документов, от даты подписания (утверждения) - для внутренних документов, от даты отправки - для исходящих документов.
8.3.2. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов установлены действующим законодательством.
Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются в резолюции руководителя или тексте документа (письма, протокола, правового акта и т.д.).
8.3.3. Изменение срока исполнения производится руководителем, установившим первоначальный срок исполнения, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Изменение документируется: проставляется новый срок исполнения, подпись руководителя и дата принятия решения об изменении срока исполнения. Изменения вносятся в электронно-регистрационную карточку, и исполнителем сообщается заявителю новый срок исполнения документа.

9. Особенности работы с документами,
содержащими служебную информацию ограниченного распространения*

9.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
9.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном Инструкцией, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.
9.3. На документах, а в случае необходимости и на проектах документов,
____________
*Требования настоящего раздела распространяются на порядок обращения с документами на бумажной основе и иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиодокументами, машинными носителями информации и др.)
содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется отметка «Для служебного пользования» и номер экземпляра.
Отметка «Для служебного пользования» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания.
Кроме отметки «Для служебного пользования» и номера экземпляра документа на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа шрифтом размером № 10 проставляются:
количество отпечатанных экземпляров;
фамилия, имя, отчество исполнителя;
номер телефона;
фамилия исполнителя, осуществлявшего печатание документа;
дата печатания документа.
9.4. Решение о проставлении на документе отметки «Для служебного пользования» и о снятии с документа пометки «Для служебного пользования» осуществляется руководителем, подписывающим или утверждающим документ.
9.5. Прием, регистрация входящих и исходящих документов, отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется структурными подразделениями УДО.
9.6. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в несколько адресатов осуществляется при наличии списка рассылки, оформленного в соответствии с требованиями Инструкции, с указанием напротив каждого адресата номера направляемого экземпляра.
Дополнительная рассылка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется с разрешения руководителя, подписавшего или утвердившего документ.
9.7. Исполненные документы с отметкой «Для служебного пользования» формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. На обложке дела, в которое помещены документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, проставляется отметка «Для служебного пользования».
9.8. Ознакомление с документами и делами, имеющими отметку «Для служебного пользования», находящимися на текущем хранении в Совете администрации края, осуществляется с разрешения руководителя, подписавшего или утвердившего документ.

10. Печатание, копирование и стенографирование документов

10.1. Печатание документов

10.1.1. Печатание документов осуществляется в отделе по работе с актами УДО, в приемных руководителей, непосредственно исполнителями.
10.1.2. В отделе по работе с актами печатание производится в порядке поступления материалов. В первоочередном порядке печатаются тексты правовых актов Губернатора края и Совета администрации края.
Срочные документы печатаются вне очереди.
10.1.3. В зависимости от вида документа печатание производится на бланках установленной формы или на бумаге формата А4 на одной стороне листа. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре.
10.1.4. Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового и черного цветов. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, правленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные и нечеткие копии для печати не принимаются.
При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Допускаются только общепринятые сокращения слов.
На рукописи должны быть проставлены страницы и указаны фамилия и инициалы исполнителя, номер его служебного телефона.
10.1.5. Отпечатанные документы с отметкой «Для служебного пользования» вместе с черновиком передаются под личную подпись лицу, передавшему документ для печатания. Передача отпечатанного документа с отметкой «Для служебного пользования» другому лицу не допускается.

10.2. Копирование документов

10.2.1. Выполнение копировальных работ производится в отделе по работе с актами УДО, а также на копировальных аппаратах, установленных в приемных руководителей и структурных подразделениях аппарата Совета администрации края.
10.2.2. На копирование сдаются только служебные документы и материалы. Копирование выполняется в порядке очередности поступления материалов. Срочные документы копируются вне очереди.
Копирование материалов, сданных после 17 час. 30 мин. производится на следующий день.
10.2.3. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры - подлинники) передаются на копирование в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными. Изготовленные копии выдаются вместе с подлинником документа под личную подпись.
10.2.4. Копированные документы с пометкой «Для служебного пользования» передаются под личную подпись лицу, передавшему документ для копирования. Передача копированного документа с пометкой «Для служебного пользования» другому лицу не допускается.

10.3.1. Стенографирование заседаний, проводимых Губернатором края, Советом администрации края, осуществляется на основании предварительных заявок с предоставлением повестки заседания и списка участников.
10.3.2. Расшифровка стенографических записей заседаний производится в порядке очередности их проведения.
Расшифровка и печатание срочных стенографических записей и записей на магнитных носителях производится вне очереди.
10.3.3. Стенограммы распечатываются, как правило, в двух экземплярах, один из которых передается лицу, оформившему заявку на ведение стенограммы, второй помещается в дело согласно номенклатуре дел.

11. Организация документов в делопроизводстве

11.1. Номенклатура дел

11.1.1. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, и их передачу в краевой государственный архив.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры и формирование дел.
11.1.2. В целях установления единой системы формирования дел ежегодно разрабатывается и утверждается номенклатура дел, представляющая собой систематизированный перечень наименований дел, образующихся в Совете администрации края, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документированные участки, и вопросы деятельности Губернатора края и Совета администрации края. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, то они дополнительно вносятся в номенклатуру.
11.1.3. Номенклатура дел составляется по установленной форме (приложение № 22).
Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:
в графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из индекса приемной руководителя и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел;
в графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов;
в графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года;
в графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному);
в графе 5 проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и др.
11.1.4. Номенклатура дел вводится в действие с начала календарного года, подлежит согласованию с архивным агентством администрации Красноярского края и утверждению заместителем Губернатора края, руководителем аппарата Совета администрации края.

11.2. Формирование дел

11.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Формирование исполненных документов в дела осуществляется централизованно структурными подразделениями УДО, а также другими структурными подразделениями аппарата Совета администрации края в случаях, установленных Инструкцией.
11.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;
раздельно группировать документы постоянного и временного срока хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
помещать в дело только исполненные документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа, при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать запись о их местонахождении;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;
запрещается включать в дела черновые, неисполненные, неподписанные документы, копии документов и документы, подлежащие возврату;
по объему дело не должно превышать 250 листов.
11.2.3. Внутри дела документы должны располагаться так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
11.2.4. Правовые акты Совета администрации края и Губернатора края группируются в дела по их видам, в хронологическом порядке и по номерам с относящимися к ним приложениями.
Копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации группируются в юридическом управлении Совета администрации края.
Протоколы заседаний межведомственных органов, образованных правовыми актами, и документы к ним располагаются в хронологическом порядке и по номерам. В зависимости от специфики деятельности межведомственного органа протоколы могут группироваться за весь период их работы. Документы к протоколам систематизируются по вопросам, рассматриваемым на заседании.
Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления.
Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.
Документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются в одно дело. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года со взаимными ссылками в электронных регистрационных карточках.
При наличии обращений нескольких организаций, поступивших в разные сроки, и при условии, что вопросы по ним решены одним документом (например, правовым актом), обращения сначала группируются по корреспондентам, а затем внутри группы - в хронологическом порядке.
Обращения граждан и все документы по их рассмотрению группируются в дела в хронологическом порядке, по номерам и с учетом места жительства обратившегося гражданина.

11.3. Оформление и учет дел

11.3.1. В зависимости от сроков хранения документов Совета администрации края и Губернатора края проводится полное или частичное оформление дел.
11.3.2. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения.
Полное оформление дел предусматривает:
подшивку и переплет дела;
нумерацию листов дела;
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;
составление листа-заверителя дела;
внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела.
11.3.3. Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. При частичном оформлении допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
11.3.4. Учет дел ведется в течение календарного года в журнале регистрации дел структурными подразделениями УДО, а также другими структурными подразделениями аппарата Совета администрации края.
11.3.5. Журнал регистрации дел формируется в начале календарного года на основании номенклатуры дел. Форма журнала регистрации дел приведена в приложении № 23.
11.3.6. В журнал регистрации дел включается каждый том из состава многотомных дел и сформированные в отдельные тома приложения.
Порядковые номера дел ведутся в журнале регистрации дел в пределах календарного года.
11.3.7. Обложка дела постоянного, временного хранения составляется и оформляется по установленной форме. Форма обложки приведена в приложении № 24.
На обложке дела помещаются следующие реквизиты: наименование государственного архива, в который дела будут приняты, наименование высшего органа государственной власти, номер дела, заголовок дела, даты начала и окончания дела, количество листов, фамилия лица, сформировавшего дело.
11.3.8. Номер дела состоит из индекса подразделения, индекса по номенклатуре дел и порядкового номера по журналу регистрации дел.
11.3.9. Заголовок дела переносится из номенклатуры дел. В случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Заголовок приложения к делу, сформированному в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
11.3.10. На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) начала заведения и окончания дела.
Начальной датой дела является дата самого раннего документа, внесенного в дело, конечной датой - дата самого позднего документа. При этом учитываются даты регистрации входящего и исходящего документов, даты внутренних документов, зарегистрированных в подразделении, дата правового акта.
Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.
При обозначении начальной и конечной дат дела не учитываются даты резолюций, списания документов в дело и дела в архив.
На обложках дел временного срока хранения указывается только год.
11.3.11. На обложке дела также указывается количество листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя, и сроки хранения дела.
На делах постоянного хранения пишется «Хранить постоянно».

11.4. Хранение и использование архивных документов

11.4.1. В соответствии с законодательством установлен предельный срок временного хранения архивных документов в Совете администрации края - 10 лет.
11.4.2. С даты заведения и до передачи в краевой государственный архив дела хранятся:
правовые акты Совета администрации края и Губернатора края - в отделе по работе с актами УДО;
обращения граждан - в отделе по работе с обращениями граждан УДО;
документы по личному составу - в отделе кадров и государственной службы управления кадров и государственной службы Совета администрации края;
документы по награждению государственными наградами - в секторе по подготовке материалов к награждению управления кадров и государственной службы Совета администрации края;
копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации в юридическом управлении Совета администрации края;
все остальные - в отделе служебных писем УДО.
11.4.3. Документы, образовавшиеся в результате деятельности Губернатора края и Совета администрации края, после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на хранение в краевой государственный архив.
Порядок подготовки и передачи дел на постоянное хранение и уничтожения дел, не подлежащих хранению, определяется законодательством Российской Федерации и края в области архивного дела.
Передача документов на постоянное хранение в краевой государственный архив оформляется актом приема-передачи дел.
11.4.4. Архивные дела и документы предоставляются руководителям и исполнителям для работы в помещениях по месту их хранения или во временное пользование под подпись в журнале учета выдачи документов.
Руководители и исполнители несут ответственность за сохранность полученных документов. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правку, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.
11.4.5. Подлинники правовых актов Губернатора Красноярского края и Совета администрации Красноярского края для работы вне помещения их хранения не выдаются, за исключением решений, выдача которых осуществляется в случаях, установленных федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации.
Пункт в редакции, введенной в действие 28 августа 2007 года Указом Губернатора Красноярского края от 21 августа 2007 года N 121-уг.
11.4.6. Ознакомление сотрудников с архивными документами и делами, имеющими отметку «Для служебного пользования», осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к работе с такими документами.
11.4.7. Копии находящихся на хранении документов предоставляются по письменным запросам.
11.4.8. Изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится с оставлением в деле копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

________________________________________________________________________________
(наименование вида правового акта)
________________________________________________________________________________
(наименование правового акта)

Разработчик проекта ______________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество, занимаемая должность)
________________________________________________________________________________

Фамилия, инициалы визирующего проект

Дата поступления на согласование

Замечания*,
подпись и дата
согласования

заместитель руководителя Администрации Губернатора края - начальник правового управления Губернатора края

Сведения о направлении проекта правового акта

Адресат направления проекта

Наименование должности, Ф.И.О.

Единый краевой портал «Красноярский край» **

____________________
*Замечания, объемные по содержанию, следует оформлять на отдельном листе.
** При размещении в целях проведения независимой антикоррупционной экспертизы указываются сроки приема заключений.
(Приложение в редакции, введенной в действие с 17 августа 2010 года Указом Губернатора Красноярского края от 11 августа 2010 года N 147-уг. - см. предыдущую редакцию)