Категория: Бланки/Образцы
Мы создаем Альбом форм документов управления кадров. Что должно входить в этот альбом и как его утверждать?Также мы разрабатываем инструкцию по кадровому делопроизводству, можно ли ссылаться в инструкции на Альбом или нужно делать отдельное приложение со всеми образцами документов к инструкции?И нужно ли отдельно издавать приказ об утверждении форм первичных документов по учету труда и его оплаты или достаточно утвердить Альбом и все формы документов будут там?
Кадровые документы являются первичными учетными документами. В настоящее время они утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Данными документами, в том числе, подтверждаются расходы на оплату труда (в частности, приказом о приеме на работу, приказом о переводе, личной карточкой по форме № Т-2, где также указывается размер заработной платы; график отпусков является, в том числе, основанием для начисления и выплаты отпускных и т.д.). Требования к оформлению данных первичных документов отдельно трудовым законодательством не установлены. Так как они относятся к первичным бухгалтерским документам, они должны соответствовать требованиям законодательства о бухгалтерском учете. Сейчас эти требования установлены в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"
01.01.2013 вступил в силу Закон № 402-ФЗ. Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, обязанность вести первичную документацию по унифицированным формам сохранена только за учреждениями государственного сектора. Негосударственные организации вправе будут пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно. Их будет утверждать руководитель фирмы по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Кроме того, в первичные учетные документы можно будет вносить исправления.
Тем не менее, отдельные требования к оформлению первичных учетных документов сохранятся, в частности, требование о наличии обязательных реквизитов в первичных учетных документах. Так, например, в документе должна будет быть указана не просто подпись соответствующего уполномоченного лица, но и фамилия и инициалы этого лица либо иные реквизиты, необходимые для его идентификации (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Следовательно, организация вправе утвердить как новые формы учетных документов, так и применять унифицированные формы документов, аналогичные содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), закрепив данный порядок отдельным приказом, либо оформить как приложения к учетной политике. В этом случае на форме будет отметка об утверждении ее приказом работодателя.
Примерный образец приказа:
«Альфа »
ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423
полное наименование организации
ПРИКАЗ № 10
об утверждении альбома форм первичной документации
В связи с вступлением в действие Федерального закона от 06 декабря 2011 года №402 ФЗ «О бухгалтерском учете» и в целях оптимизации работы с документацией:
1.Утвердить прилагаемый альбом форм первичной учетной документации по учету кадров, рабочего времени, расчетов с персоналом по оплате труда.
2. С 01 января 2013 года при оформлении фактов хозяйственной деятельности использовать исключительно утвержденные данным приказом формы первичных учетных документов.
3.Начальнику отдела кадров Мировой И.Ж. ознакомить с утвержденным альбомом первичных учетных документов по учету кадров всех работников, ответственных за подготовку документов под роспись.
4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора по кадровой работе Миронд Т.З.
-Альбом форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты в количестве 30 литов, 1 экземпляр.
-Инструкция по заполнению бланков документов на 12 листах, 1 экземпляр.
С приказом ознакомлен(а):
Руководитель отдела кадров
Альбом унифицированных форм документов содержит формы документов (приказов, графиков, актов, договоров, представлений, писем и др.), создаваемых в деятельности организации.
Альбом форм - сборник типовых форм действующих документов и указаний по их заполнению.
Разработка альбома унифицированных форм документов для конкретной организации должна включать несколько этапов:
1. Постановка задачи, которая включает в себя определение назначения альбома форм и состава документов, образующихся в деятельности организации.
2. Классификация форм документов с целью определения структуры альбома и распределения всех документов на документы, имеющие унифицированные формы, и документы, нуждающиеся в унификации.
3. Унификация форм документов:
- определение набора реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов;
- установление последовательности их расположения на носителе информации и правил их оформления;
- унификация текстов документов.
4. Формирование альбома форм и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в альбом.
Для удобства применения формы документы в альбоме могут группироваться по разделам, соответствующим определенным направлениям деятельности организации или функциональным задачам. Наряду с такими функциональными задачами, как учет типовых хозяйственных договоров или создание, реорганизация, ликвидация подразделений организации, представляется важным решение задач учета движения персонала и сопровождения кадров. В составе кадровой документации организации может быть выделено несколько групп в зависимости от ее функционального назначения:
- организационные документы: положение о службе управления персоналом, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание;
- распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам работы с персоналом;
- персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.;
- учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету и т.д.;
- плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.;
- отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.
Для унификации кадрового документооборота в организации может быть разработан отдельный альбом унифицированных форм документов по учету и сопровождению кадров. Он должен быть утвержден руководителем организации и является обязательным для работников организации. В данный альбом могут быть включены как унифицированные формы, утв. Госкомстатом России, так и унифицированные формы с изменениями и дополнениями, внесенными использующей их организацией.
В качестве образца такого альбома можно привести постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (не нуждается в госрегистрации) . В данном постановлении приведены формы документов по кадровому учету и есть указания по их заполнению. Вы можете сделать по аналогии свой документ.
Подробности в материалах Системы Кадры:
Журнал «Кадровое дело» № 1, Январь 2014
Документооборот / Образцы и комментарии
Год без унифицированных форм: практика разработки cобственных документов
Обязательно ли издавать приказ об утверждении форм первичных документов по учету труда?
– Да, обязательно.
Можно ли разработать формы учетных документов, которые ранее не были унифицированы?
Можно ли удалить из унифицированных форм поля и графы и пользоваться ими?
С 1 января 2013 года коммерческие организации могут использовать самостоятельно разработанные формы кадрового учета. Это более удобно. Теперь можно учитывать особенности делопроизводства в компании. Но в то же время отказ от отработанных годами унифицированных форм Госкомстата России привел к ошибкам в учете кадров. В статье мы обобщим практику использования новых форм, приведем примеры удачно разработанных документов и отметим некоторые ошибки.
Что изменилось после того, как унифицированные формы стали необязательными
После того как унифицированные формы перестали быть обязательными, организации должны были разработать и утвердить отдельным приказом формы документов по учету и оплате труда. Это нововведение потребовало не только масштабной бумажной работы, но и доработки программ по кадровому делопроизводству. Электронные кадровые документы хотя и не являются обязательными, но в практической работе используются довольно часто (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ ).
Приступив к разработке новых форм, кадровики упростили некоторые формы Госкомстата России 1. Среди них приказ о приеме на работу, личная карточка, штатное расписание, приказ о переводе на другую работу, приказ о предоставлении отпуска, график отпусков, приказ о прекращении трудового договора, приказ о направлении в командировку и др. Кроме этого, появились новые формы документов. Например, приказ об изменении персональных данных работника, приказ о применении дисциплинарного взыскания, приказ об изменении размера заработной платы, график сменности и др. Как показывает практика, в новых формах довольно часто встречаются ошибки. Самой существенной из них является отсутствие обязательных реквизитов документов (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. ГОСТ Р 6.30-2003 ) 2 .
Не забудьте включить в форму каждого первичного учетного документа обязательные реквизиты: наименование, дату издания, название организации, описание события, величину и единицы измерения события, должность и подпись с расшифровкой лица, издавшего документ, иначе документ не будет иметь юридической силы (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ )
Удаляем из унифицированных форм заведомо лишние графы
Если вы разрабатываете формы первичных учетных документов на основе форм Госкомстата России, то прежде всего удалите из них лишние графы и строки.
В первичных учетных документах лучше использовать название «приказ», а не «приказ (распоряжение)». Из формы приказа исключите коды по ОКУД и ОКПО. В правом верхнем углу формы сделайте ссылку на приказ об утверждении первичных учетных документов руководителя организации (образец ниже).
Как оформить приказ об утверждении форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты
Когда в отделе кадров определились с тем, какие формы применять и составили их образцы, начинается разработка проекта приказа об их утверждении. После согласования проекта с бухгалтерией руководитель издает приказ.
В приказе должны быть отражены названия и номера форм. Не забудьте оформить их как приложения к приказу (образец выше). Если вы планируете утвердить унифицированные формы без изменений, просто перечислите их.
В разделе «Кадровые документы»
вы найдете образец: приказ об изменении фамилии в учетных документах (help.kdelo.ru/vk/item6545 )
Совершенствуем формы документов: примеры
Приказ о переводе работника на другую работу
В форме приказа о переводе работника на другую работу, которая была утверждена Постановлением Госкомстата России № 1, было недостаточно места для указания срока перевода. Этот же недостаток встречается в документах, разработанных организациями. Использование целой строки удобно, когда срок начала или окончания перевода определяется не конкретной датой, а событием.
В приказе о переводе есть строка «изменение к трудовому договору от». Ее использование является неточностью, поскольку, как правило, перевод оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору. Поэтому замените эту строку на строки «дополнительное соглашение от» к «трудовому договору от» (ст. 72 ТК РФ)
Приказ о предоставлении отпуска работнику
Многие формы приказа о предоставлении отпуска работнику не позволяют учитывать дни отпуска, которые накопились за предыдущий год. Кроме этого, в тексте приказа нет места, чтобы указать несколько периодов отпуска. Чтобы исправить эти недостатки, добавьте соответствующие строки.
Приказ о прекращении трудового договора
Используйте упрощенное название «приказ о прекращении трудового договора с работником», а не «приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» (форма № Т-8. утвержденная Постановлением Госкомстата России № 1).
Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:
начальник отдела кадров ГУП СО «Распорядительная дирекция МУГИСО» (г. Екатеринбург):
– После утверждения форм по учету кадров возникает вопрос, как использовать их в электронном делопроизводстве. Сложность заключается в том, что на формах Госкомстата России основаны все кадровые программы. Поэтому придется провести их настройку для внедрения новых форм.
ведущий специалист отдела персонала ООО «Сигма» (г. Ангарск):
– Кадровику важно помнить, что документы по учету труда и его оплаты должны содержать обязательные реквизиты. Они перечислены в части 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» 2 .
начальник отдела юридического и кадрового сопровождения ЗАО «КИА Системы» (Москва):
– Унифицированные формы не позволяли учитывать все возможные кадровые ситуации. Например, в форме приказа о временном переводе было сложно указать срок, когда он определялся указанием на событие. В формах, которые разработали организации, этот недостаток удалось устранить
Документы в тему
Статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ)
Узнать, как оформить первичные учетные документы по учету труда
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (далее – Постановление Госкомстата России № 1)
Разобраться в унифицированных формах по учету кадров
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст (далее – ГОСТ Р 6.30-2003)
Выяснить, какие требования предъявляются к оформлению документов
Материал подготовила Валентина АНДРЕЕВА, кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия
1 Подробнее о разработке форм кадровых документов читайте в № 8, 2013 .
2 Подробнее об обязательных реквизитах документов читайте в № 1, 2013 .
© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru
С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,
эксперт Системы Кадры
Корпоративный семинар «Система профессиональных стандартов: готовимся к применению»
Реестр принятых профессиональных стандартов, законодательная база. Подготовка организации к применению профессиональных стандартов. Кадровые технологии, зависящие от введения профессиональных стандартов. Требования к кадровому делопроизводству в условиях внедрения профстандартов. Порядок приведения в соответствие наименований должностей в компании с профстандартами и квалификационными справочниками, корректировка должностных инструкций. Рекрутмент. Процедура отказа в приеме на работу. Изменение системы оплаты труда. Корректировка штатного расписания. Процедура подтверждения квалификации. Повышение квалификации работника в соответствии с профессиональными стандартами. Организация обучения работника в случае несоответствия профстандарту. Порядок перевода работника на другую должность или расторжение трудового договора по результатам оценки.
Сообщение об ошибке 404:
Страница не найдена по адресу http://www.kadrovik.ru Извините, но запрошенной вами страницы, http://www.kadrovik.ru, не существует на сайте " кадровый портал КАДРОВИК.РУ "
10 наиболее читаемых статей
Попробуйте перейти главную страницу: Вы может попробовать перейти на главную странизу сайта: кадровый портал КАДРОВИК.РУ И продолжить свой поиск оттуда.
© ВКК-Национальный союз кадровиков 2002-2016
Секретариат НСК тел. (495) 937 49 55
129164, Москва, а/я 23
e-mail: nsk@kadrovik.ru
При полном или частичном копировании материалов гиперссылка на страницу первоисточника обязательна.
веб-дизайн | оптимизация | продвижение
Время формирования страницы: 1482568928.7352 сек.
Долгожданный шедевр )))
По большому счету это просто рыба которую можно дополнить в соответствии со спецификой вашей компании. Это первая редакция, в дальнейшем выложу дополненную версию.
Файл для скачивания располагается внизу темы.
Регламент
О ведении документооборота Службой секретариата
I. Общие положения
1.1.Регламент по ведению документооборота службой секретариата (далее - Регламент) устанавливает общие требования к функционированию службы секретариата, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Службе.
1.2.Регламент разработан в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в Компании возлагаются на руководителя Службы секретариата (далее Служба секретариата).
1.4. Руководитель Службы секретариата Компании определяет ответственных за ведение делопроизводства в Службе секретариата и в секторах структурных подразделений, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, осуществляют ознакомление работников служб с нормативными и методическими документами.
1.5. Служба секретариата организует и ведет документооборот на основе Положения о службе секретариата, должностных инструкций, правил и приказов, утвержденных генеральным директором (далее – Руководитель) ГК «Отис» (далее – Компания), и настоящего Регламента.
1.6. Положения данного Регламента распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.7. Ответственные за ведение делопроизводства несут персональную ответственность за выполнение требований Регламента, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывают руководителю структурного подразделения и сообщают руководителю Службы секретариата Компании.
1.8. Права, обязанности ответственного за ведение делопроизводства Компании определяются должностными инструкциями.
1.9. Правила работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, установлены в Регламенте (Положении) о порядке обращения с документами, содержащими конфиденциальную информацию в Компании, утвержденном приказом Руководителя от «__» ________ 201_ года N _______. (Можно добавить этот подпункт тогда, когда появится данный регламент).
II. Правила подготовки и оформления документов
2.1. Подготовка и оформление документов
для утверждения Руководителем Компании
2.1.1. Подготовка и оформление документов и/или проектов документов (ПРИКАЗОВ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) для утверждения Руководителя Компании производится службой секретариата в соответствии с письменным или устным распоряжением Руководителя, а также руководителями структурных подразделений Компании, с последующей передачей в службу секретариата для осуществления контроля за правильностью их оформления.
2.1.2. В соответствии с действующим законодательством в Компании создаются следующие документы:
приказы (распоряжения);
инструкции;
договоры (контракты);
акты;
протоколы;
письма;
должностные инструкции;
документы по личному составу;
и другие.
2.1.3. Документы Компании должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованные, не допускающие различных толкований, отредактированы.
Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших такие документы.
2.1.4. Документы и/или проекты документов и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 X 297). Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении документа и/или проекта документа на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
2.1.5. Документы и/или проекты документов имеют следующие реквизиты: наименование вида документа (Приказ Руководителя Компании или распоряжение Руководителя Компании), заголовок и текст.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 5 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
В отдельных приказах или распоряжениях Руководителя Компании заголовок может отсутствовать.
Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в приказе и распоряжении - распорядительную часть).
Преамбула в приказах Руководителя Компании завершается словом "п р и к а з ы в а ю ", которое печатается в разрядку.
Преамбула в распоряжениях Руководителя Компании завершается словом "п р и к а з ы в а ю " или "о б я з у ю ". которое печатается в разрядку.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
При наличии приложений к приказу (распоряжению) Руководителя Компании в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста дополнительными интервалами и состоит из слов "Генеральный директор Управляющей компании ЗАО «Отис холдинг»", инициала имени, отчества и фамилии Руководителя Компании.
Слова " Генеральный директор Управляющей компании " и " ЗАО «Отис холдинг»" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Инициал имени, отчества и фамилия Руководителя Компании печатаются у правой границы текстового поля.
Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Заголовок" межстрочным интервалом. Печатается от левой границы текстового поля.
Номер проставляется после подписания документа, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом.
Приложения к проектам приказов и распоряжений Руководителя Компании оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов проектов приказов (распоряжений).
Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем структурного подразделения, внесшего проект.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал дается ссылка на приказ или распоряжение Руководителя Компании. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений, они нумеруются.
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2-3 см.
При наличии в тексте документа (приказа или распоряжения) формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный документ, его дату, номер.
Приказом генерального директора
от 03 августа 2008г. N 156
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т.д.).
Заголовок приложения отделяется от даты и номера дополнительным интервалом.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, регламентах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте проекта приказа (распоряжения) Руководителя Компании. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам приказов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.
Образец оформления проекта приказа Руководителя Компании приведен в приложении N ____
2.2. Бланки документов
2.2.1. Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
2.5.2. В службе секретариата применяются следующие бланки:
общий бланк Компании
бланк приказа
бланк распоряжения
бланк проект приказа
бланк проекта распоряжения
бланк протокола
бланк письма
бланк служебной записки
бланк докладной записки
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центровано (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флангово (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Состав видов и формы бланков, применяемых в службе секретариата, утверждаются Руководителем Компании.
2.2.2. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
2.2.3. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Руководителя Компании.
Образцы бланков приведены в Приложениях N 11-18.
2.3. Оформление реквизитов в процессе подготовки
документов
2.3.1. Наименование вида документа.
Наименование вида документа, создаваемого службой секретариата, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
2.3.2. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Документы, изданные совместно двумя или более структурными подразделениями должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 марта 2013 г.
2.3.3. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Группа Компаний «Отис»
Департамент архитектурно-проектного остекления
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.
Группа Компаний «Отис»
Департамент архитектурно-проектного остекления
Руководителю департамента
О.Ю. Никифорову
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Генеральному директору
ГК "Отис"
А.В. Судницкому
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Группа Компаний «Отис»
Кузовная ул. д.13А, Москва, 114141
При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Новоясеневский просп. д.12, кв.32
Москва, 117574
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
2.3.5. Утверждение документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
Генеральный директор
ЗАО «Отис холдинг»
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его дату и номер. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.
Приказом генерального директора
от 16.03.2012 N 155
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
2.3.7. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок должен отвечать на вопросы:
"о чем?" ("о ком?"), например:
Об изменении штатного расписания
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.
2.3.8. Отметка о контроле.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
2.3.9. Текст документа.
Текст документа оформляют в виде таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д. его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
Во внутренних документах, адресованных Руководителю компании, текст излагают от первого лица единственного числа ("предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим предоставить. ", "направляем в Ваш адрес");
от первого лица единственного числа ("прошу выделить", "считаю необходимым";
от третьего лица единственного числа ("Руководящий состав не возражает").
2.3.10. Отметка о наличии приложений.
Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Справка о. на 3 л. в 2 экз.
2. Проект. на 8 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Еврофлоат Калуга от 05.06.2013 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение N 2
к приказу Генерального директора
от 16.03.2012 N 261
Допускается, выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N", печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к приказу Членов совета директоров
от 18.03.2013 N234
Документы, направляемые в структурные подразделения Компании, подписываются руководителем службы секретариата или, по его поручению, старшим секретарем.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные структурные подразделения, подписи располагают на одном уровне.
2.3.12. Согласование проекта документа.
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем), где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения сотрудникам Компании, ими должны быть завизированы.
Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).
Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативно-правового акта. На внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.В.Попов
Замечания докладываются лицу, подписывающему документ.
Согласование проекта документа со структурными подразделениями и организациями, интересы которых в нем затрагиваются - внешнее согласование.
Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.
Директор по развитию
ГК «Отис»
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами структурных подразделений Компании;
с руководителями организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
2.3.13. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
На документе, подготовленном по поручению Руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
2.3.14. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
2.3.15. Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа в службу секретариата содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.
2.4. Особенности подготовки и оформления
отдельных видов документов
2.4.1. Положение, правила, инструкция
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции того или иного структурного подразделения.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности.
Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются Руководителем Компании, утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки и оформлению проектов документов для утверждения Руководителем Компании.
Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке Компании.
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение данного нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Образец оформления положения приведен в приложении N _____.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
В Компании протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются:
Председатель или Председательствующий
Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой. Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы координационных совещаний, протоколы рабочих групп, протокол по проекту … и др.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются подписью руководителя службы секретариата.
Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта N 14 или на общем бланке Компании формата А4 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 1-2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости) у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой.
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Образец оформления полного протокола приведен в приложении N ___.
Образец оформления краткого протокола приведен в приложении N ___.
2.4.3. Служебные письма
2.4.3.1. Служебные письма готовятся:
как ответы о выполнении поручений Руководителя Компании;
как исполнение поручений Руководителя Компании по обращениям руководителей и сотрудников структурных подразделений по вопросам, относящимся к компетенции Службы;
как сопроводительные письма к проектам документов;
как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
как инициативные письма.
2.4.3.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией Руководителя Компании на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции Руководителя Компании. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем Службы.
2.4.3.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более структурных подразделений, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании структурных подразделений и должностях подписантов, подписавших письмо, включаются в реквизите "подпись".
2.4.3.4. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
III. Организация документооборота и исполнения документов
3.1. Организация документооборота
3.1.1. Движение документов в службе секретариата с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в службе секретариата, регламентируются положением о службе секретариата, должностными инструкциями, табелем унифицированных форм документов и данным Регламентом.
3.2. Прием, обработка и распределение
поступающих документов
3.2.1. Документы, поступающие в службу секретариата на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
Полученный документ регистрируется в книге учета корреспонденции (далее именуется - УК). На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит дату и регистрационный номер.
3.2.2. Документы, адресованные Руководству Компании, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются руководителем службы секретариата, а затем направляются Руководству Компании или в структурное подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения Руководством Компании и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Рассмотренные Руководством Компании документы возвращаются в службу секретариата. где в книгу УК вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
3.2.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение Руководителю и исполнение.
3.2.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается тому, которому она адресована.
3.2.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем структурного подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Конфиденциально";
подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в службе секретариата, осуществляется ее руководителем.
3.2.6. Документы в электронном виде, поступающие в службу секретариата, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководителем службы секретариата (при необходимости) и доставляются адресатам.
3.3. Организация обработки и передачи
отправляемых документов
Документы, отправляемые сотрудниками или руководителями структурных подразделений, передаются почтовой и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой секретариата.
С помощью средств электрической связи служба секретариата осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы секретариата.
3.4. Порядок прохождения внутренних документов
3.4.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
3.4.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в службу секретариата, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись Руководителю Компании. После подписания документы регистрируются.
3.4.3. Размноженные экземпляры подписанных Руководителем Компании и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке передаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
3.4.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через службу секретариата Документы передаются с соответствующей отметкой в книгу УК.
3.5. Учет количества документов
3.5.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по книге УК по месту регистрации документов.
Результаты учета количества документов обобщаются службой секретариата и представляются Руководителю Компании.
3.5.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, с учетом размноженных экземпляров.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятой в федеральном органе исполнительной власти системы учета документов.
Учет количества документов может проводиться по Компании в целом или по отдельным структурным подразделениям.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (приложение N ___). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).
3.6. Работа исполнителей с документами
3.6.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление; согласование, представление на подписание (утверждение) Руководителю Компании или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование в службу секретариата. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.
3.6.2. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
IV. Поисковая система по документам
4.1. Регистрация документов
4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.
4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, способа поступления и передачи. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из сторонних организаций, приказы и распоряжения Руководителя Компании по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка межу структурными подразделениями.
4.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится сотрудниками службы секретариата в местах исполнения и создания документа.
4.1.6. Документы регистрируются в книге УК - традиционных или электронных карточках, журналах.
4.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом структурного подразделения и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
4.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата и индекс поступления;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору;
количество листов документа;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
V. Контроль исполнения документов
5.1. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
5.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
5.3. Контроль исполнения обеспечивается службой секретариата или другим структурным подразделением назначенным Руководителем Компании.
5.4. Структурное подразделение, обеспечивающее контроль исполнения, как правило, еженедельно представляет Руководителю информацию о находящихся на контроле документах.
5.5. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.
VI. Организация работы с документами
Организация работы с документами собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Компании, в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и документообороту.
Добавлено спустя 1 минуту 3 секунды:
6.3. Организация оперативного хранения документов
6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив.
6.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы секретариата. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Руководителя Компании или его заместителя, курирующего службу секретариата, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Руководителя Компании с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
VII. Порядок передачи документов на хранение в архив
Документы Компании являются ее собственностью, и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архив.
Для хранения документов, относящихся к собственности Компании (постоянного хранения)и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение Компания образует архив.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу службы секретариата и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
7.1. Экспертиза ценности документов
7.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Компании.
7.1.2. Экспертиза ценности документов в Компании на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.
7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Компании создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее именуется - ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее именуется - ЭК) в структурных подразделениях.
7.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем Компании (для ЦЭК) и руководителем структурного подразделения (для ЭК).
7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Компании непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством службы секретариата.
7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Компании.
7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
7.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
7.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
7.1.11. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел по Компании, которую готовит Секретариат и по которой он сдает дела на хранение в архив.
7.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N ___) и представляются в архив не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
7.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
7.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
7.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
7.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы секретариата и утверждается руководителем структурного подразделения.
7.1.17. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
7.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 26) производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно. Согласованные ЦЭК (ЭК) акты утверждаются руководителем Компании, после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
7.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела по всей Компании. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
7.2. Подготовка и передача документов в архив
7.2.1. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
7.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
7.2.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы секретариата.
7.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Компании. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел - работники структурного подразделения обязаны устранить.
7.2.6. Прием каждого дела производится руководителем (сотрудником) архива Компании в присутствии работника структурного подразделения. При этом, на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи руководителя (сотрудника) архива и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
7.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Компании, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Компании, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
У вас нет необходимых прав для просмотра вложений в этом сообщении.
_________________
Цель - это мечта с конкретным сроком исполнения!
