Категория: Бланки/Образцы
Розширений пошук по форуму. по порталу. Приказ о документообороте на предприятии Re: Приказ о документообороте на предприятии 09 January, 2011 10:56.
Каменева Екатерина | эксперт в области документационного обеспечения управления Сначала автор разбирает сходства и различия приказа и распоряжения, а потом комментирует весь алгоритм их издания: инициирование, сбор и анализ информации, подготовка и согласование проекта документа, его доработка по замечаниям согласующих, подписание и регистрация, а также доведение до исполнителей. Статья содержит не только исчерпывающие объяснения автора, но и примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов.
Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы не правильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов. Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия
Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам
1. издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения – руководителю соответствующего уровня.
Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или распоряжения, могут быть направлены на:
утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.
При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.
А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.
Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.
Распоряжение
2 – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.
В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы. а в каких – распоряжения.
1. На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.).
ПРИКАЗ №_ _____ 200 года. Об утверждении графика документооборота на 200 год ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить график документооборота (Приложение 1). 2. Ответственность за соблюдение графика документооборота
2. Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.
Приказы и распоряжения делятся на три подвида:
по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.
Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.
Пример 1
ООО «Новостройрегион-А» получает письмо-сообщение от разработчика программного обеспечения ОАО «Технологии 21 века» о выходе новой версии программного продукта по складскому учету «Склад+», а также CD-диска с модулем обновления и инструкцией по проведению обновления (см. Пример 2).
Получив данное письмо, руководитель ООО «Новостройрегион-А» выносит резолюцию, в которой поручает заведующему складом Степанову А.В. проанализировать новые возможности системы автоматизации складского учета и доложить о необходимости перехода на новую версию программы (см. Пример 2).
Степанов А.В. подготавливает докладную записку, адресованную генеральному директору (см. Пример 3), в которой сообщает, что переход на новую версию системы позволит более эффективно организовать работу по учету товара и повысить оперативность работы персонала.
Изучив данную докладную записку, генеральный директор создает новую резолюцию (см. Пример 3), в которой поручает подготовить проект приказа о вводе в эксплуатацию новой версии системы автоматизации складского учета (см. Пример 5).
То есть в данной ситуации инициирующими документами для издания приказа стали письмо ОАО «Технологии 21 века» и служебная записка заведующего склада Степанова А.В. На основании этих документов руководитель предприятия отдал поручение на подготовку проекта приказа. Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения
Положение о документообороте на предприятии образец. Срочно нужно написать приказ о документообороте, может у кого образец есть. Cкачать Образец приказа о документообороте (obrazec prikaza o dokumentooborote).
Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в издаваемом приказе или распоряжении.
Источниками информации могут быть:
научные материалы и др.
Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.
Продолжение Примера 1
В рассматриваемом в Примере 1 случае среди источников информации присутствуют как внутренние документы организации, так и документы, поступившие из сторонней организации.
К внутренним документам ООО «Новостройрегион-А», необходимым для изучения, можно отнести: текущее положение о работе в системе автоматизации складского учета «Склад+», приказ, его утвердивший, а также докладную записку (см. Пример 3).
Кроме этого необходимо детально изучить приложения, присланные ОАО «Технологии 21 века» с письмом от 9 января 2007 г. № 2/02-15 (см. Пример 2).
Пример 2
Пример 3
Подготовка проекта приказа или распоряжения
Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.
Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.
Оформляются проекты приказов и распоряжений
4 в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
5 (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).
Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 ? 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:
20 мм – нижнее.
Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30–35 мм, а не 20 мм.
Таблица
Обязательные реквизиты приказа и распоряжения
№ п/п
Наименование реквизита
Момент оформления реквизита
Издание документа 1.1 наименование организации оформлять не надо, присутствует на бланке 1.2 наименование вида документа оформлять не надо, присутствует на бланке 1.3 место составления или издания документа оформлять не надо, присутствует на бланке 1.4 дата документа оформляется после подписания в момент регистрации документа 1.5 регистрационный номер документа оформляется после подписания в момент регистрации документа 1.6 заголовок к тексту оформляется при подготовке проекта документа 1.7 текст документа оформляется при подготовке проекта документа 1.8 визы согласования документа (также может быть при необходимости гриф согласования документа) полностью оформляются во время согласования проекта документа 1.9 подпись полностью оформляется во время подписания документа 1.10 в зависимости от учредительных документов может присутствовать Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак)
6 оформлять не надо, присутствует на бланке
Постановка на контроль и исполнение 2.1 отметка о контроле оформляется при постановке документа на контроль
Снятие с контроля и направление документа в дело 3.1 отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется при снятии с контроля и направлении документа в дело
Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов приказа и распоряжения. Начнем с правил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:
распорядительной.
В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки тип
Приказ об утверждении графика документооборота (образец заполнения) ("Главная книга", 2009, n 5). 2. Возложить контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота на главного бухгалтера Н.М. Иванову.
Приказом Минфина России от 09.12.1998 N 60н). Важно помнить, что график документооборота должен соответствовать разработанным на предприятии должностным инструкциям (если они разработаны).
Приказ Росжелдора от 11 июня 2008 г. N 183 Об утверждении учетной политики Федерального агентства железнодорожного транспорта. Как видно из рассмотренного выше, некоторые позиции, касающиеся документооборота на предприятии
Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии. Статья опубликована в июльском номере журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» за 2007 год.
Всяческие приказы, акты и прочие интересные бумажки 1. образец приказа о введении суммированного учета рабочего времени 2. Образец И еще - Положение о делопроизводстве и документообороте. Написано мною для научной организации, но
1.1. Настоящее положение о документообороте разработано и утверждено для его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым приказом которая размещает заказ на предприятии - изготовителе печатей.
в положение о документеобороте должны быть прописаны образцы документы как необходимо оформлять внутренние документы, что такое документооборот, что такое входящия и исходящие документация, служебные записка, приказы, протоколы, как осуществляется контроль за исполнением документов и резолюций руководителя компании и завершается положение как формировать докуметы для архивного хранения.
если вам нужено просто положение об отделе делопроизводства необходимо прописать кому подчиняется отдел, какие функии исполняет, какая отвественность, т.е. что-то обобщенное по всему отделу.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
в положение о документеобороте должны быть прописаны образцы документы как необходимо оформлять внутренние документы, что такое документооборот, что такое входящия и исходящие документация, служебные записка, приказы, протоколы, как осуществляется контроль за исполнением документов и резолюций руководителя компании и завершается положение как формировать докуметы для архивного хранения.
по моему, это все относится к инструкции по делопроизводству, а положение по документообороту включает схему-график движения документов в компании
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
в положение о документеобороте должны быть прописаны образцы документы как необходимо оформлять внутренние документы, что такое документооборот, что такое входящия и исходящие документация, служебные записка, приказы, протоколы, как осуществляется контроль за исполнением документов и резолюций руководителя компании и завершается положение как формировать докуметы для архивного хранения.
по моему, это все относится к инструкции по делопроизводству, а положение по документообороту включает схему-график движения документов в компании Вот, вот!
Мне тоже приходиться этим заниматься, инструкция далась довольно просто, а вот положение. никак не могу получить орг. структуру - соответственно и движение обозначить невозможно, тем более должностных инструкций нет.
Если кто-нибудь занимался составление таких документов – буду очень благодарна за обмен опытом.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
По-моему, инструкция и положение в данном случае два названия одного и того же документа.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Моя жизнь - мои правила.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
По-моему, инструкция и положение в данном случае два названия одного и того же документа. в моем случае - нет. мой шеф (любитель регламентов и положений) дал задание написать положение о документообороте. я ему преподнесла как
положение о документеобороте должны быть прописаны образцы документы как необходимо оформлять внутренние документы, что такое документооборот, что такое входящия и исходящие документация, служебные записка, приказы, протоколы, как осуществляется контроль за исполнением документов и резолюций руководителя компании и завершается положение как формировать докуметы для архивного хранения. но его это не удовлетворило, ему нужно были именно образование документопотоков, схемы движения документов (какие, кем и где образуются, куда передаются, в какие сроки и пр.). вобщем, пришлось попотеть (фирма была преобразована из другой, штат наполовину новый) - собрать инфу с отделов кто какие доки выпускает, куда и как передает, где и кем визирует, и т.д. и т.п. несколько раз переделывала, чтобы шефа "удовлетворить"
но обидно, что утвержденные им же положения, регламенты, инструкции часто нарушаются самим же руководством! вобщем, как всегда на Руси - закон только на бумаге закон
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
Зайдите в Справочник секретаря на сайте Клуба профессиональных секретарей (www.clubsecretary.ru).
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:
Идет отправка уведомления.
« Первая ← Пред. 1 След. → Последняя (1) »
Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться .
© 2006—2016, ООО «Профессиональное издательство» — издательство журнала «Секретарь-референт».
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.
Настоящее Положение устанавливает общие требования к работе с организационно-распорядительными документами на основе ГОСТ Р. 6.30-97. Целью настоящего Положения является совершенствование документационного обеспечения управления путем повышения эффективности технологии работы с документами.
Положение устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.
Положение распространяется как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники. Компьютерные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям Положения.
Ответственность за работу с документами возлагается на заместителей директора, секретаря и специалистов в соответствии с их должностными обязанностями.
Деятельность школы обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих документационную базу.
Состав документационной базы определяется Уставом школы, номенклатурой дел школы, директором школы.
В школе издаются: приказы, распоряжения, инструкции, протоколы, постановления, положения, акты, сметы, штатные расписания, тарификационные списки, расписания, учебные планы, отчеты по установленным формам; составляются анализы и планы работы, договоры, соглашения; ведутся классные журналы, личные дела сотрудников и обучающихся, алфавитные книги, дневники обучающихся, рабочие программы учителей.
3.Правила подготовки и оформления документов
3.1. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.
При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила, обеспечивающие:
- юридическую силу документов;
- оперативное и качественное их исполнение;
- возможность обработки документов с помощью вычислительной техники;
- качество документов как источников информации.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документов.
3.2. Документы должны оформляться на бланках школы и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных согласно ГОСТ 6.30-97.
Бланки документов должны иметь поля: левое и нижнее – 20мм, правое – 10 мм. верхнее – 15 мм .
3.3. Оформление реквизитов документов:
Наименование учреждения указывается наверху листа с выравниванием по центру в полном соответствии с наименованием по Уставу.
Справочные данные о школе включают адрес, номер телефона, адрес электронной почты. Справочные данные указываются под наименованием учреждения на внешних бланках исходящих документов, кроме приказов и распоряжений.
Наименование вида документа должно соответствовать компетенции школы и работника, издающего документ, а также видам документов, предусмотренным УСОРД (Унифицированная система организационно-распорядительных документов).
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя арабскими цифрами, год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 05 июня 2010 года следует оформлять: 05.06.2010. Словесно-цифровой способ оформления даты допускается только в договорах и заявлениях.
Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в документе. Содержание документа выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о», «об». Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа.
Документы, направляемые в вышестоящие организации, подписываются директором, а в его отсутствие – исполняющим обязанности директора. Документы, направляемые в сторонние организации, подписываются директором или его заместителем, отвечающим за данный вопрос. В состав подписи входят наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка с указанием инициалов, а затем фамилии подписывающего лица. Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем. В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности вошедших в нее лиц, а их обязанности в составе комиссии. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указать фактическую должность лица, подписывающего документ, и его фамилию.
Печать ставится на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, где подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой круглой). Оттиск печати следует проставлять так, чтобы он не захватывал наименования должности, подписи и расшифровки подписи должностного лица, подписывающего документ. Например: Директор Печать Подпись расшифровка подписи
Требования к хранению и применению печати. Печать с воспроизведением Государственного герба хранится в сейфе директора. Ответственность за ее сохранность возложена на директора школы. Печать школы хранится в сейфе секретаря. Ответственность за ее сохранность возлагается на секретаря. Печать с воспроизведением герба РФ ставится на следующие документы:
- документы государственного образца об уровне образования;
Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются директором школы. Грифы утверждения оформляются в правом верхнем углу над наименованием вида документа следующим образом:
Подпись, расшифровка подписи
Подлежат утверждению директором школы следующие документы:
- планы работы школы;
- учебный план школы;
- расписание занятий дополнительного образования и факультативов;
- расписание экзаменов и консультаций;
- локальные нормативные акты (положения);
- инструкции по охране труда;
Согласование документа производится при необходимости оценки обоснованности документа и его соответствия действующему законодательству. Согласование может производиться как внутри школы, так и вне ее. Гриф согласования документа оформляется ниже подписи должностного лица, подписавшего документ, и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, указания должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования. При внешнем согласовании подпись заверяется печатью. Возможно согласование, осуществляемое письмом, протоколами и др.
Визирование документа. Согласование проектов документов оформляются визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания. Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. На проектах распорядительных документов визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Заверение копии документа. Право заверения копий документов школы имеет секретарь, директор и ИО директора. Заверению подлежат только документы, составленные в школе. Копия документа считается юридически действительной при правильном оформлении. При копировании документа указываются все присутствующие на подлиннике реквизиты, но грифы утверждения, согласования, визирования, а также подпись документа оформляются без подлинных росписей должностных лиц и печати организации. Под подписью документа ставится отметка о заверении копии с указанием должности заверяющего, подписи, расшифровки подписи и даты заверения. Например:
Подпись, расшифровка подписи, печать
При копировании документа на множительной технике необходимо закрыть роспись должностного лица, подписавшего документ, и печать организации, поставить рукописную отметку о заверении копии.
В резолюции дается указание об исполнении документа. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции содержится фамилия исполнителя, подпись автора резолюции, дата. Резолюция проставляется в правом верхнем углу перед текстом.
Оформление приложений к документу
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется следующим образом: Приложение: на ____ л. в _____ экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, указать количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких документов они нумеруются. Приложения оформляются на стандартных листах и имеют все необходимые реквизиты. На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:
Приказ № _____ от «__»_________2011г..
Адресование документа. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию без указания должностного лица ее наименование пишут в именительном падеже. При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном. При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата.
Отметка о контроле указывается в левом поле документа на уровне заголовка текста, если не указан срок исполнения документа в резолюции. Срок исполнения документа с отметкой о контроле – 1 месяц, если нет его указания в документе.
Отметка об исполнении располагается в нижнем левом углу листа и включает следующие данные: краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем.
Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Такая отметка обязательна в служебных письмах, кроме инициативных писем, направляемых в вышестоящие организации.
Порядок подготовки проектов документов
Проекты распоряжений, приказов разрабатываются конкретными должностными лицами в соответствии с поручением руководителя или в инициативном порядке.
Первый экземпляр проекта визируется должностным лицом, разработавшим данный проект.
Тексты распоряжений, приказов, как правило, состоят из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием распорядительного документа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ, то в констатирующей части указывается автор документа, название документа, дата, номер и заголовок. В пунктах распорядительной части указываются исполнители, действия и сроки исполнения предполагаемых действий. В последнем пункте распорядительной части документа необходимо указать должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа в целом.
Приказы делятся на три вида: приказ по личному составу, по основной деятельности, по обучающимся.
К приказам по личному составу относятся приказы по приему, увольнению, перемещению (совмещению должностей) сотрудников, предоставлению любых видов отпусков, присвоению категорий в результате аттестации. К данным приказам следует отнести все приказы, влияющие на установление сроков начисления и размера пенсий любого вида. Обязателен гриф ознакомления сотрудника с документом. Между датой приказа и ознакомления сотрудника с ним может пройти не более 5 дней.
К приказам по обучающимся относятся приказы о прибытии, выбытии, отчислении, перемещении; смене фамилии; допуске к аттестации, переводе и выпуске по итогам аттестации, переводе на альтернативные формы обучения.
К приказам по основной деятельности относятся все остальные приказы.
Проекты распорядительных документов передаются на подпись руководителю через секретаря, который несет ответственность за правильность их оформления. Каждый составитель распорядительного документа должен представить директору его проект за один день до подписания.
Распорядительные документы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
Протокол – документ, в котором фиксируются обсуждение вопросов и принятые решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол оформляется на общем бланке. Дата и место составления должны соответствовать дате и месту протоколируемого события. Если протоколируемое событие длилось на протяжении нескольких дней, то возможно указание даты следующим образом: 12-15.07.2004. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются председатель, секретарь, количество присутствующих, приглашенных с указанием должности и места работы, повестка дня. На расширенных заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая пометка. Например:
Присутствовали: 43 человека (список прилагается).
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого из разделов строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Доклады, решения прилагаются к протоколу. Протокол подписывается председателем и секретарем.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Акт может быть составлен как комиссиями, так и несколькими должностными лицами. Акты бывают нескольких видов: о нарушениях трудовой и финансовой дисциплины и требований охраны труда; об учете и хранении материальных ценностей; по делопроизводству и др. Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта должны соответствовать дате и месту актируемого события. Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.
Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составление акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть словом «Основание» с указанием через двоеточие распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер, заголовок. Далее пишется «Составлен» и перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии и присутствующих в алфавитном порядке. В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы. Заключительная часть не обязательна. В ней делаются выводы или даются рекомендации. После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение. Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о выделении к уничтожению документов и дел. Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии.
Выписки из приказов. распоряжений, протоколов, актов и др. оформляются на общих бланках документов с указанием всех необходимых реквизитов. Изменяется наименование вида документа: «Выписка из приказа, распоряжения и др.» Если в распорядительном документе присутствовала констатирующая часть, то ее необходимо указать и в выписке. В распорядительной части пишется только необходимый пункт документа с указанием порядкового номера. В протоколе или акте указывается повестка дня и необходимый пункт протокола, акта с порядковым номером. Выписки из приказа, распоряжения, протокола, акта не подписываются председателем, секретарем или членами комиссии, а заверяются секретарем, директором или ИО директора.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащей выводы и предложения составителя. Текст докладной записки делится на две части. В первой, констатирующей или описательной, описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о», «об». Внутренняя докладная записка оформляется на простом листе бумаги с воспроизведением реквизита бланка. Внешние докладные записки оформляются на общих бланках и подписываются директором.
Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки, поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке учреждения. Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением реквизитов бланка и подписываются составителем.
Заявления оформляются в рукописной форме следующим образом: в левом верхнем углу указывается должность, инициалы и фамилия человека, которому адресовано заявление. Заявление пишется на имя того должностного лица, которое отвечает за данный вопрос в данный момент времени. Если заявление поступает от сотрудника учреждения, указывается имя, фамилия, отчество полностью, должность сотрудника в родительном падеже без предлога «от». Если заявление поступает от физического лица, указывается его имя, отчество, фамилия, адрес, телефон. Далее пишется наименование документа без кавычек с прописной буквы с точкой. Текст заявления может быть произвольный. После текста в левом углу указывается дата написания заявления, в правом углу ставится подпись составителя.
Заявления на отгулы, отпуск без сохранения заработной платы визируются директором школы.
4.Порядок прохождения документов внутри учреждения
4.1. Регистрация документов
Регистрация документа – фиксация факта создания или поступления в учреждение документа путем проставления на нем порядкового номера (начиная с начала календарного года) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных журналах для исходящей документации или в регистрационных карточках для входящей документации. В школе различаются три потока документов:
- Документы, поступающие из других организаций (входящие);
- Документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
- Документы, создаваемые в школе и используемые в управленческом процессе (внутренние).
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как издаваемые в учреждении, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Регистрации подлежат как письменные, так и печатные документы.
Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день утверждения или подписания. Отдельно регистрируются распоряжения, приказы, протоколы, акты, справки сотрудникам, обучающимся, справки контроля по основной деятельности и договоры на платные образовательные услуги. Регистрация исходящих документов осуществляется секретарем. Регистрация входящей документации (в т.ч. заявления, протоколы) осуществляется директором или секретарем.
При регистрации в карточках учета обязательны следующие реквизиты: автор документа, название, дата, регистрационный номер, количество листов документа, указание о наличии приложений, краткое содержание, резолюция директора, подпись исполнителя, подтверждающая получение документа, указание о промежуточных сроках исполнения, о переносе сроков исполнения, дата фактического исполнения документа, отметка о направлении документа в дело, срок хранения документа.
Документы в школе группируются по видам, хранятся в папках с относящимися к ним приложениями.
5. Контроль исполнения документов
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль за исполнением документа возлагается на указанного в резолюции сотрудника.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их подписания (утверждения) или с даты поступления. Дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции директора. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен в течение месяца. Изменение срока исполнения производится директором, устанавливающим этот срок. Изменения вносятся в регистрационную карточку. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, проработки вопроса, подготовки сообщения. На документе проставляются отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.
Система учета контрольных документов строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения срока исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: по заданиям последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц, по заданиям текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока. Справки контроля о состоянии исполнительской дисциплины составляются не реже одного раза в четверть директором. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации по исполнению документа. Для удобства работы исполнители могут завести папки для исполнения документов «Срочно», «На подпись», «На отправку».
6. Составление номенклатуры дел
Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел школы. Номенклатура дел школы составляется по форме, определенной Государственной архивной службой РФ, и утверждается директором школы.
Формирование дел. Сотрудники отвечают за формирование дел в соответствии с должностными обязанностями. Контроль за правильностью формирования дел и архивации осуществляет директор и секретарь. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
Помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовком дела по номенклатуре дел;
Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
Группировать в деле документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
Группировать в деле документы постоянного хранения и временных сроков хранения;
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
Дело не должно превышать 250 листов;
Номер дело, в которое должен быть помещен документ, определяется в соответствии с номенклатурой.
По окончании календарного года производится отбор документов для постоянного, временного хранения, которые оформляются в дела и передаются в архив школы.
