Журнал «Секретарское дело»

Надо ли прошивать и нумеровать журнал регистрации исходящих документов?

Нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлен единый перечень регистрационно-учетных форм, которые должны прошиваться. В случае если речь идет о журналах (книгах) регистрации документов и дел (входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан и т.п.), то нормативными правовыми актами Республики Беларусь по делопроизводству не установлены особые требования к их оформлению. По общему правилу регистрационно-учетные формы ведутся до их полного заполнения и ни в процессе ведения, ни после окончания делопроизводством прошивке (прошнуровка, прошивка, скрепление печатью) не подлежат.

Журналы регистрации исходящих документов ведутся в соответствии с требованиями п. 139.9, п. 141 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, которые не содержат особых требований, предусматривающих прошивку (прошнуровку) и (или) скрепление печатью такого журнала.

Допускается ли направлять один документ более чем в один адрес? Каким образом оформляется реквизит «Адресат» на документе, направляемом нескольким адресатам?

Допускается. Реквизит «Адресат», при этом, не должен содержать более четырех адресов. Адресаты располагаются один под другим, слово «Копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется.

Чтобы сократить время на подготовку экземпляров рассылаемого документа, адресат можно обозначить обобщенно. Это допускается, если документ адресуется нескольким однородным организациям.

Если документ является ответным, первым адресатом указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

Не допускается указывать нескольких адресатов на документе при направлении его в вышестоящий орган, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа.

Какое максимальное количество адресатов можно оформить на исходящем документе?

Как уже говорилось выше, документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более 4 адресов. Слово «Копия» перед вторым и последующими адресатами не пишется.

При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе — на каждом экземпляре указывают только одного адресата или обобщенное наименование адресатов.

После отправки экземпляров документа список на рассылку помещают в дело вместе с экземпляром, оставшимся в организации-отправителе, что избавляет организацию-отправителя от необходимости оформлять и сохранять копию каждого отправленного экземпляра с указанием конкретного адресата на ней.

При рассылке одного и того же документа в копиях нескольким организациям этому документу следует присваивать один исходящий номер или каждый раз номера должны быть разные?

Основной принцип регистрации — однократность. Это означает, что один и тот же документ должен быть зарегистрирован в организации только один раз: входящие — в день поступления, внутренние и исходящие — в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.

При необходимости рассылки документа в копиях нескольким организациям по установленным правилам составляется список на рассылку. При этом на каждом экземпляре рассылаемого документа проставляется один и тот же регистрационный индекс. Дата документа на указанных экземплярах также должна быть единой и соответствовать дате подписания первого экземпляра документа (подлинника).

Материал опубликован частично.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.

Электронный документооборот - Скачать @Журнал документов - Управление документами

Включает сервер и клиент @Журнал документов Лайт. Дополнения при необходимости могут быть загружены и установлены отдельно.

Функции. регистрация документов, ведение реестра входящих/исходящих документов, ведение централизованного архива документов, хранение оцифрованных копий, ведение истории документов, предотвращение порчи, утери или искажения оригиналов.

Cистема резервного копирования/восстановления данных для серверных продуктов. @Backup управляет резервным копированием данных по определенному администратором расписанию. Процедура резервного копирования может проводиться в горячем режиме, т.е. без остановки работы сервера.

Функции. резервное копирование по требованию, резервное копирование по расписанию, восстановление из резервной копии, хранение установленного количества резевных копий.

Поддерживаемые продукты. @Журнал документов Лайт, @Управление СВ + дополнение @Журнал документов СВ.

Доступ к данным @Управление через стандартный браузер без необходимости установки клиентского ПО, а также простой web-сервер, позволяющий организовать доску объявлений, справочник типовых форм документов, файловый архив и многое другое.

Функции. доступ к данным через браузер (для @Управление СВ), органиция собственного web-сервера.

Поддерживаемые продукты. @Журнал документов Лайт, @Управление СВ + дополнение @Журнал документов СВ.

Программа для учета входящих и исходящих документов

Программа для учета документов и корреспонденции ДокПартнер позволяет:

- вести учет внутренних документов (приказов, распоряжений и т.д.)

- вести учет входящей корреспонденции (факсы, e-mail, почтовые письма и т.д.). Вы сможете назначать список ответственных за согласование входящих документов с последующим отслеживанием статуса с уведомлением о дате согласования.

- вести учет исходящей корреспонденции (факсы, e-mail, почтовые письма и т.д.). Вы сможете назначать список ответственных за согласование входящих документов с последующим отслеживанием статуса с уведомлением о дате согласования.

- привязать к документу неограниченное количество вложенных файлов любого формата (отсканированный факс, файлы MS Word, MS Excel и т.д.).

- вести структурированые справочники по сотрудникам (согласователи и исполнители), организациям (получатели и отправители).

- формировать наглядные отчеты по внутренним документам (вести журнал документов по организации) и корреспонденции.

- искать необходимый документ по одному или нескольким реквизитам (номер, тип, дата создания и т.д.).

- производить резервирование рабочей базы данных.

- работать нескольким пользователям по сети с общей базой данных. Возможно назначить различные права доступа к программе для пользователей.

Все документы. вводимые в базу данных программы, распределяются по папкам, которые Вы создаете сами. Это позволяется организовать наглядную, структурированную иерархию

Последнее обновление сайта произведено 7 октября 2010 года