Трудовая книжка в настоящее время - основной документ, подтверждающий факт трудовой деятельности. Каждая запись в трудовой книжке о приеме на работу очень важна, поскольку может повлиять на расчет трудового стажа и, соответственно, на размер пенсии по старости. Поэтому очень важно не только своевременно делать запись о приеме на работу в трудовую книжку, но и вписывать необходимые сведения правильно.

Основными документами, регламентирующими процесс внесения записей в трудовую книжку при приеме на работу и устанавливающим общие правила ее оформления, являются:

Чтобы сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу, так же, как и для внесения остальных записей. следует использовать ручки с чернилами черного, синего или фиолетового цвета, обладающими свето- и водостойкими свойствами. Вносить записи следует аккуратно. чтобы все буквы и цифры читались однозначно. Следует использовать единый формат даты: все цифры арабские, число и месяц - двузначные, год - четырехзначный, ни сокращение г. ни слово год при указании даты не используется. Запрещается применять инициалы вместо полных имени и отчества, а также использовать сокращения, например, вместо слов приказ или распоряжение писать пр. или расп..

Запись в трудовой книжке о приеме на работу должна быть внесена не позднее, чем через пять дней после того, как человек приступил к выполнению своих трудовых обязанностей. При поступлении на работу сотрудник обязан, в соответствии со ст.65 ТК РФ, предъявить следующие документы:

Факт того, что работник принят на работу в порядке перевода из другой организации, также следует отразить, делая запись в трудовой приеме на работу.

Пример записи в трудовой книжке о приеме на работу временно представлен ниже:

Вносить изменения и корректировки в записи о приеме на работу также нужно правильно. На рис. 1 представлен образец записи в трудовую книжку о приеме на работу с наиболее типичными ошибками при заполнении. Правильная запись в трудовую книжку при приеме на работу представлена на рис. 2.

Рис. 1. Образец записи в трудовую книжку о приеме на работу с типичными ошибками.

Рис. 2. Правильная запись в трудовую книжку при приеме на работу

1. Наименование организации следует указывать полностью, сокращенное наименование вносится только при его наличии. Эта запись порядкового номера не имеет
2. Документ, на основании которого присвоено наименование организации в трудовой книжке не указывается
3. Отметке о недействительной записи присваивается новый порядковый номер и вносится она в следующей графе
4. Рядом с записью в трудовой книжке, написанной правильно, нужно указать документ, на основании которого она внесена
5. Запись о том, что предыдущая информация недействительна, и новая, верная запись вносятся под одним порядковым номером и имеют одну текущую дату.

Рассмотрим, как сделать запись о приеме на работу в трудовой книжке по каждой графе. В графе № 1 указывается текущий порядковый номер записи, при этом строки, где указано наименование организации, в которых стоят подписи сотрудников кадровой службы или работника, а также проставлены печати, не нумеруются.

В графе № 2 проставляется фактическая дата приема на работу. Запись в трудовой книжке о приеме на работу в графе №3 представляет собой сведения о том в какое структурное подразделение принят на работу новый работник, а также на какую должность или специальность с указанием квалификации. Чтобы эта запись в трудовой о приеме на работу была сделана правильно, необходимо указывать должности в соответствии с ЕТКС и иных утвержденных квалификационных справочников. Пример записи в трудовую книжку при приеме на работу в графе № 3: Принят в плановый отдел на должность экономиста, Принят слесарем по ремонту автомобилей 3 разряда.

В графе № 4 указывается наименование того документа на основании которого делается запись в трудовой книжке о приеме на работу.

Работнику, для которого данное рабочее место будет первым в его трудовой биографии, первую трудовую книжку открывает и заполняет организация, в которой он начнет свою деятельность. Запись в трудовой о приеме на работу в этом случае производится в присутствии работника. В соответствии с п.п. 3 и 8 Правил, срок оформления трудовой книжки в этом случае не должен превышать семи дней со дня приема на работу. В настоящее время от такого сотрудника уже нельзя потребовать справку, подтверждающую отсутствие трудового стажа. Однако он обязан предъявить в кадровую службу организации все те документы, которые в качестве обязательных перечислены в ст.65 ТК РФ.

Вам также могут быть интересны и другие материалы, посвященные правильному ведению трудовых книжек:

Трудовая книжка – это документ, в котором отражаются сведения о трудовом стаже работника с указанием мест трудовой деятельности и периодов работы. Записи в трудовую книжку делают кадровые работники при приеме нового сотрудника, а также при увольнении. Кроме того, могут быть отражены записи о переводах, наградах, повышениях квалификации и наказаниях работника.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке, какие особенности ее заполнения существуют? Ниже предлагаем полезную информацию о том, как заполнить трудовую книжку при приеме на работу сотрудника и при его увольнении. Заполненный образец документа можно скачать по ссылке в конце статьи.

Прежде, чем делать запись, нужно учесть некоторые моменты.

Во-первых, записи нужно делать шариковой, гелевой или перьевой ручкой, чернила должны быть черного цвета или иметь оттенок синего.

Слова необходимо писать полностью, без сокращений.

При приеме работника оформляются следующие документы:

Сначала прописывается наименование предприятия работодателя, пишется полностью.

Далее ставится номер записи – порядковый с начала ведения трудовой книжки.

Далее указывается дата приема на работу сотрудника в формате ДД.ММ.ГГГГ. Дата берется из приказа о приеме на работу (скачать образец приказа Т-1 ).

В следующей графе пишется должность работника и наименование структурного подразделения, в штат которого он зачисляется.

Последней записью в строке является указание номера и даты приказа, на основании которого принят человек на службу.

Увольнение работника осуществляется на основании его личного заявления, образец которого можно скачать здесь .

При этом кадровый специалист в последний рабочий день делает запись в трудовой об увольнении.

Указывается статья ТК РФ, по которой увольняется сотрудник. Ставится дата увольнения и указывается номер и дата приказа (скачать образец приказа Т-8 ).

Ниже кадровый специалист, заполнивший трудовую книжку, указывает свою должность, ФИО, ставит подпись и печать организации.

Трудовая книжка в последний день выдается на руки сотруднику, он проверяет произведенные записи и ставит свою подпись при согласии с указанными данными.

Ниже предлагаем скачать образец заполнения данного документа.

Движение трудовых книжек подлежит отражению в специальном журнале, именуемом книга учета трудовых книжек .

Скачать образец трудовой книжки – ссылка.

Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

• Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п.10 Правил).

• Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер (п.11 Правил).

• С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п.12 Правил).

В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии) (п. 3.1. Инструкции). Наименование организации указывается в строгом соответствии с учредительными документами (устав, учредительный договор) с указанием организационно-правовой формы (Общество с ограниченной ответственностью, Закрытое акционерное общество и т.п.).

Наименование организации может вноситься от руки, а также путем проставления соответствующего штампа.

Наименование организации указывается без порядкового номера и даты.

Заполнение графы 1 и графы 2: порядковый номер записи и дата приема на работу.

Под наименованием организации в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу (п. 3.1 Инструкции).

Дата прописывается арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначным). Эта дата указывается в соответствии с приказом о приеме работника на работу (УФ № Т-1 или УФ № Т-1а).

Заполнение графы 3: структурное подразделение и должность.

В графе 3 делается запись о приеме на работу с указанием структурного подразделения (если оно прописано в трудовом договоре) и наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации (п. 3.1 Инструкции). Записи о наименовании должности, специальности, профессии производятся в соответствии со штатным расписанием организации.

В случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками (п. 3.1 Инструкции, ст. 57 ТК РФ). К таким справочникам можно отнести Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС) и Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Заполнение графы 4: основание.

В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу (п. 3.1 Инструкции).

Не допускается сокращение слова «Приказ»!

Запись даты производится арабскими цифрами.

При приеме на работу в порядке перевода из другой организации необходимо указать, из какой организации принимается работник.

Образцы записей в трудовую книжку

Образцы записей в трудовую книжку при приеме на работу

Принят на должность экономиста первой категории планового отдела

Принят в бухгалтерию на должность кассира

Принята в управление налогового учета и финансового контроля на должность экономиста

Принята в юридический отдел на должность юрисконсульта в порядке перевода из

Принята оператором отдела информационного обеспечения

2. Образцы записей в трудовую книжку при заполнении сведений о поощрениях и награждениях

Образцы записей награждения в трудовую книжку

За особо выдающиеся заслуги перед государством, связанные с достижениями в труде, награжден медалью ордена «За заслуги перед Отечеством»

За многолетний добросовестный труд и в связи с 55-летием со дня рождения награждена почетной грамотой и выдана денежная премия в размере 1000 (Одной тысячи) рублей (или месячного оклада)

В связи с выходом на пенсию награжден ценным подарком

Образцы записей поощрения в трудовую книжку

Присвоено почетное звание «Заслуженный работник социальной защиты населения Российской Федерации»

3. Образцы записей в трудовую книжку при заполнении сведений об увольнении

Образцы записей в трудовую книжку при заполнении сведений об увольнениипо собственному желанию

Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволена по собственному желанию в связи с зачислением в образовательное учреждение, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволена по собственному желанию в связи с переездом в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Образцы записей в трудовую книжку при заполнении сведений об увольнении при ликвидации предприятия. сокращения штата

Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволен в связи с прекращением деятельности индивидуальным предпринимателем, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволен по сокращению штата работников, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволен в связи со сменой собственника имущества организации, пункт 4 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Образцы записей в трудовую книжку при переводе на другое место работы или отказе работника от перевода

Уволен в связи с переводом в (наименование нового работодателя) по просьбе работника, пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволен в связи с переводом в (наименование нового работодателя) с согласия работника, пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволен в связи с отказом от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, пункт 6 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволен в связи с отказом от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора. пункт 7 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволен в связи с отказом от перевода на другую работу, необходимого в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Образцы записей в трудовую книжку при увольнении работника при совершении им нарушений трудовой дисциплины и других противоправных действий

Уволен за неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей, пункт 5 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволен за прогул (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня), пункт 6 (а) статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволен за прогул (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня), пункт 6 (а) статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволен за появление на работе в состоянии алкогольного опьянения, пункт 6 (б) статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволен за разглашение коммерческой тайны, ставшей известной в связи с исполнением трудовых обязанностей, пункт 6 (в) статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволен за разглашение персональных данных работников, ставших известными в связи с исполнением трудовых обязанностей, пункт 6 (в) статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволен за совершение по месту работы хищения чужого имущества, пункт 6 (г) статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволен за нарушения требований охраны труда, повлекшие тяжкие последствия (несчастный случай на производстве), пункт 6 (д) статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволен за совершение виновных действий, дающих основание для утраты доверия, пункт 7 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволен за совершение аморального проступка, несовместимого с продолжением работы, пункт 8 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволен за однократное грубое нарушение своих трудовых обязанностей, пункт 10 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволен в связи с представлением подложных документов при заклю-чении трудового договора, пункт 11 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Образцы записей в трудовую книжку при увольнении в связи с изменениями трудового договора

Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволена в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволена в связи с прекращением допуска к государственной тайне, пункт 10 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволен как не выдержавший испытания, часть первая статьи 71 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволен в связи с досрочным прекращением трудового договора по решению общего собрания акционеров, пункт 2 статьи 278 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволен в связи с истечение срока избрания по конкурсу на должность научно-педагогического работника. пункт 4 статьи 336 Трудового кодекса Российской Федерации

Образцы записей в трудовую книжку при увольнении по другим причинам

Уволен в связи с несоответствием занимаемой должности вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации, пункт 3 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволен в связи с восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению суда, пункт 2 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволен в связи с призывом на военную службу, пункт 1 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволен в связи с осуждением к наказанию, исключающему продолжение работы (лишение права занимать должности, связанные с материальной ответственностью, сроком на три года) в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу, пункт 4 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволен в связи с признанием полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, пункт 5 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации

Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации

Уволен в связи с выходом из гражданства Российской Федерации, пункт 1 (12) статьи 33 Федерального закона Российской Федерации от 01.01.2001 г. <О государственной гражданской службе Российской Федерации>

Уволен в связи с достижением предельного возраста пребывания на гражданской службе - 65 лет, пункт 2 (4) статьи 39 Федерального закона Российской Федерации от 01.01.2001 г. <О государственной гражданской службе Российской Федерации>

Образцы записей в трудовую книжку при внесении изменений и исправлений в трудовую книжку

Запись №4 считать недействительной, уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации 22.09.2009

Образец записи в трудовую книжку при выдаче дубликата трудовой книжки

Общий и непрерывный стаж составляет 2 года 10 месяцев 7 дней