Отчет по аудиту кадрового делопроизводства компании N

К кадровому делопроизводству относятся некоторые руководители не так серьезно, как этого требует наше законодательство. При том, чаще всего это происходит либо из-за большого доверия своему персоналу, либо простой нехватки времени. В качестве примера, хотелось бы показать отчет о проведенном аудите в компании N. При первом общении с руководителем данной компании он меня убеждал, что учет велся на протяжении всего существования компании (5 лет) в полном объеме. Сначала его вел генеральный директор, потом бухгалтер. После общения с бухгалтиером выяснилось, что не ведутся личные карточки Т2, в связи с загруженностью по бухгалтерским обязанностям. Было принято решение провести общий аудит и вот что мы увидели:

есть замечания, но при некоторых условиях можно пропустить

нарушения, требующие обязательного исправления

Перечень документов предусмотренных законодательством РФ

Ссылка на статьи нормативных актов

Соблюдение срока оформления

Замечания по оформлению

Рекомендации по исправлению

ТК РФ ст.57 ст.97

1) несоответствие ставки и рабочего времени с окладом 2) назначение испытательного срока в случаях, где по законодательству испытательный срок не должен устанавливаться

Штраф должностные лица и предприниматели подвергаются штрафу от 1000 до 5000 руб. Штраф с фирмы — 30 000 до 50 000 руб.

Разработать и внедрить новую форму трудового договора, более граммотную в юридическом плане. Изучить ст.70 гл.11 ТК РФ об испытательном сроке.

Статья 66 Трудового кодекса РФ, поста­новление Правительства РФ от 16 апре­ля 2003 г № 225 «О трудовых книж­ках», постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г №69

не у всех сотрудников, есть трудовые по уже уволенным сотрудникам

1) заполнение организации не по правилам оформления трудовых книжек 2) лишние печати 3) нарушается правило хранение трудовых книжек

Штраф должностные лица и предприниматели подвергаются штрафу от 1000 до 5000 руб. Штраф с фирмы — 30 000 до 50 000 руб.

заполенние и хранение трудовых книжек осуществлять согласно Постановлению

Журнал учета трудовых книжек

Постановление Минтруда России
от 10 октября 2003 г. № 69

Штраф должностные лица и предприниматели подвергаются штрафу от 1000 до 5000 руб. Штраф с фирмы — 30 000 до 50 000 руб.

Создать и востановить записи

Акт проверки кадрового делопроизводства образец - Всё лучшее здесь

Учету, контролирующие органы инспектируют достоверность этой инфы и составляют акт проверки. Акта о выдаче дел во временное использование акта проверки наличия и состояния дел. Аудит это процедура независящей оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта либо продукта на предмет выявления рисков и появления конфликтных ситуаций. В базе так много материала, консультаций, образцов документов, пошаговых инструкций и всего-всего. к примеру, если требуется документально зафиксировать факт запоздания 1-го из служащих отдела, комиссия может состоять в т.

Если же аудит проводится при смене управления службы персонала либо при передаче дел от 1-го спеца другому, нужно найти список документов, подлежащих инспектированию. создатель журнальчикьчик кадровое дело, подписка на журнальчикьчик. У нас вы ссможете скачать эталон бланка приказ об утверждении положения о коммерческой тайне. Так привыкла к вашим журнальчикьчикам и книжкам учета, что даже не хотелось находить что-то другое.

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон либо нормативными документами, регламентирующими составление акта. Выборочной проверки ведения кадрового делопроизводства в согласовании с требованиями действующего т. Кадровая служба на каждого работника организации в 1-ый денек его работы заводит личную карточку. Т-8 приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового контракта с работником (увольнении) по соглашению сторон (п. Отдельное спасибо за испытания и газету, благодаря которой всегда во время узнаешь о всех конфигурациях в трудовом законодательстве.

Проверка организации гос инспекции труда нередко застает. Обращаясь к различным источникам и проводя анализ меж ними, приходится растрачивать массу времени, как грамотному спецу, так и рядовому кадровику. есть разновидности актов, не требующие присутствия комиссии (к примеру, акты передачи дел, которые составляются работником, передающим дела, и работником, принимающим их) (пример 2). Установлено, что в организации действует типовая форма договоров о. У нас вы ссможете скачать эталон бланка приказ о разработке комиссии по кадровым документам. Акт о результатах выездной проверки по кадровому делопроизводству и вопросам управления персоналом. Бланк допсоглашение к трудовому договору об изменении критерий оплаты труда (повышение оклада). Примеры документов и эталоны наполнения форм.

Составление актов в общем и кадровом делопроизводстве

Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 11 (131) ноябрь 2013 .
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.

Бывают рабочие моменты, когда приходится документально подтверждать или доказывать, что какое-то событие действительно состоялось: документы переданы новому работнику, проверка проведена, старые печати уничтожены, а слесарь Иванов явился на работу нетрезвым. Как это сделать? Очень просто: нужно актировать событие, т.е. составить акт, в котором несколько человек своими подписями подтвердят, что тот или иной факт имел место быть. Мы расскажем, как составить акт правильно и придать этому документу юридическую силу, чтобы в случае спора он мог выступить в качестве доказательства случившегося.

Акт составляется группой лиц (или специально созданной комиссией) с целью документально зафиксировать какой-либо факт: результаты проверки, прием-передачу дел, дисциплинарное нарушение и т.д. Документ содержит как минимум подробное описание фиксируемого факта и подписи установивших его лиц, как максимум (помимо перечисленного) – выводы и рекомендации по изменению ситуации.

Государственные стандарты по делопроизводству не жалуют этот вид документов своим вниманием и дают только самые общие правила составления. Возможно, это связано с тем, что видов актов существует великое множество, и подогнать каждый из них под унифицированную форму просто невозможно.

Извлечение
из Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 [1]

4.10. Акт [2] составляется несколькими лицами (комиссией) и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр ? бухгалтерия,

2-й экземпляр ? коммерческий отдел,

3-й экземпляр ? покупатель.

Формы актов зачастую содержатся в нормативных документах, регламентирующих тот или иной вид деятельности. Например, форма акта о несчастном случае на производстве утверждена постановлением Минтруда РФ от 24.10.2002 № 73. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, содержат формы:

• акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• акта о выдаче дел во временное пользование;
• акта проверки наличия и состояния дел;
• акта о миграции и перезаписи электронных документов;
• акта приема-передачи документов на государственное хранение;
• акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и др.

Если для определенной ситуации нет унифицированной формы акта, организация сама может разработать ее с учетом собственной специфики и внести в альбом локальных унифицированных форм документов.

Комиссия представляет собой специальный орган, созданный в организации с определенной целью: проверка деятельности подразделения, экспертиза ценности документов и т.п.

Комиссия может быть постоянной. В этом случае ее состав закреплен в соответствующем локальном нормативном акте (например, положении об экспертной комиссии) и не меняется годами. Так, если в положении об экспертной комиссии написано, что экспертиза ценности документов осуществляется начальником канцелярии, начальником юридического отдела и главным бухгалтером, то каждый год именно они определяют, какие документы оставить в архиве, а какие уничтожить. То, что люди, занимающие эти должности, могут меняться, значения не имеет.

Комиссия может создаваться разово. Например, если в компании за несколько лет деятельности скопилось много испорченных фирменных бланков и требуется их уничтожить, издается приказ, в котором работники, составляющие комиссию по уничтожению, перечисляются не только по должностям, но и пофамильно (Пример 1). Эта комиссия соберется только один раз, выполнит свою работу, зафиксирует ее результат в акте и прекратит свое существование.

Создать комиссию в составе:

Председатель комиссии: начальник службы ДОУ Петрова И.П.

специалист службы безопасности Нуриев С.Д.,

секретарь-делопроизводитель Коченкова Ю.А.

Обратите внимание. председатель комиссии тоже назначается «сверху». Самого себя назначить председателем комиссии нельзя.

Кроме того, в комиссию могут войти работники, случайно оказавшиеся свидетелями какого-то происшествия. Обычно это касается актов, составляемых относительно дисциплинарных проступков работников. Например, если требуется документально зафиксировать факт опоздания одного из сотрудников отдела, комиссия может состоять в т.ч. из его коллег, чье рабочее место находится в том же кабинете (подробнее см. раздел «Акты в кадровом делопроизводстве»).

Существуют разновидности актов, не требующие присутствия комиссии (например, акты передачи дел, которые составляются работником, передающим дела, и работником, принимающим их) (Пример 2).

Открытое акционерное общество

приема-передачи дел канцелярии

В связи с освобождением Румянцевой А.П. от должности начальника канцелярии ОАО «Завод молочных продуктов» 20.09.2013 и назначением на должность Федоровой О.В. в соответствии с трудовым договором от 16.09.2013 № 432-13 Румянцева А.П. передает, а Федорова О.В. принимает следующие документы:

1. Приказы по основной деятельности за 2013 год (подлинники).
2. Журнал регистрации приказов по основной деятельности за 2013 год (подлинник).
3. Журнал регистрации входящих документов за 2013 год (подлинник).

Документы передала Документы приняла

Румянцева А.П. Румянцева Федорова О.В. Федорова

В качестве присутствующих при составлении акта обычно перечисляют тех, в чьем отношении проводится проверка или составляется акт о дисциплинарном проступке. Присутствующий не может быть членом комиссии, равно как и член комиссии не может участвовать в проверке относительно самого себя.

Юридическую силу акту придают следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа (АКТ);
• дата события [3] ;
• место составления документа;
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• подписи.

Если какое-то событие актируется не в первый раз, акт получает регистрационный номер. Это касается, например, актов уничтожения печатей и штампов, актов необнаружения документов, актов уничтожения документов с истекшим сроком хранения и т.п. т.е. документов, которые регулярно составляются внутри структурного подразделения (в данном случае – службы ДОУ). При этом каждый вид актов регистрируется отдельно.

Акты, требующие утверждения должностным лицом, содержат гриф утверждения .

В актах, составляемых на основании другого (обычно организационно-распорядительного) документа, содержится ссылка на регистрационный номер и дату этого документа .

Если к акту прикладывают какие-то документы, на нем проставляется отметка о наличии приложения .

В случае если акт составляется в отношении кого-то из работников (что характерно для кадрового делопроизводства), документ содержит визы ознакомления .

В случаях направления в организацию без сопроводительного письма акт, рассмотренный руководителем компании-адресата, проходит путь входящего документа и может содержать реквизиты «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении».

После того как работа над актом завершена, на нем проставляется отметка о помещении в дело .

Формы для актирования каждого случая, который может произойти в процессе деятельности организации, создать невозможно. Тем не менее на основе информации, представленной в государственных стандартах по делопроизводству, можно создать универсальный шаблон акта, который в зависимости от ситуации можно будет изменять. Рекомендуем использовать этот шаблон (Пример 3) при актировании событий, для которых нормативные документы не предлагают образца или формы акта.

Основание: график проверки деятельности структурных подразделений ЗАО «Профиль» в 2013 г. утвержденный приказом от 14.01.2013 № 3.

Комиссия в составе:

Председатель: административный директор Шестаев Л.Б.

начальник управления персоналом Климова Т.И.,

помощник генерального директора Леонтьева М.С.

начальник службы документационного обеспечения управления Гаврилова П.Р.,

инженер Епишева Р.Т.,

инженер Костина А.А.,

главный специалист Рязанов И.М.

С 16 по 20 сентября 2013 г. комиссией была проведена проверка деятельности работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях организации.

В ходе проверки рассматривались:

• нормативное и методическое обеспечение структурных подразделений организации по вопросам делопроизводства;
• правильность и своевременность выполнения работниками функций по ведению делопроизводства в структурных подразделениях.

Комиссией было установлено следующее:

• работа по ведению делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству ЗАО «Профиль» и другими локальными нормативными актами, регламентирующими процессы делопроизводства в организации;
• структурные подразделения обеспечены копиями всех локальных нормативных актов, регламентирующих процессы делопроизводства в организации;
• Епишева Р.Т. и Рязанов И.М. прошли обучение на семинаре «Организация делопроизводства и архивного дела» продолжительностью 8 часов в соответствии с Планом обучения работников ЗАО «Профиль» в 2013 г. утвержденным приказом от 10.12.2012 № 543, о чем имеют соответствующие сертификаты;
• работники своевременно выполняют функции по ведению делопроизводства в структурных подразделениях.

В то же время комиссией было установлено отсутствие приказа о назначении инженера Костиной А.А. ответственной за делопроизводство в отделе технического контроля, о чем получено письменное объяснение начальника службы документационного обеспечения управления Гавриловой П.Р.

Приложение: объяснительная записка Гавриловой П.Р. на 1 л. в 1 экз.

Акт составлен в двух экземплярах:

1-й экземпляр – в управление персонала;

2-й экземпляр – в дело № 24-56.

Председатель комиссии Шестаев Л.Б. Шестаев 08.10.2013

Члены комиссии: Климова Т.И. Климова

Леонтьева М.С. Леонтьева

С актом ознакомлен(ы):

Гаврилова П.Р. Гаврилова 08.10.2013

Епишева Р.Т. Епишева 08.10.2013

Костина А.А. Костина 08.10.2013

Рязанов И.М. Рязанов 08.10.2013

В кадровом делопроизводстве акты чаще всего составляются для того, чтобы зафиксировать дисциплинарный проступок работника, его отказ выполнять поручение руководителя или какой-либо другой факт, который при возможном споре с работником поможет работодателю доказать правомерность своих действий. Например, при расторжении трудового договора из-за невыхода работника в первый день на работу именно работодатель должен будет доказать, что в определенный день его новый сотрудник отсутствовал на рабочем месте, и в качестве доказательства используют акт.

Подобные акты являются основаниями для издания приказов по личному составу о дисциплинарном взыскании, выплате премии в уменьшенном размере или расторжении трудового договора.

Иногда одного акта о нарушении трудовой дисциплины недостаточно, проступок работника должен подтвердить еще и медик. В основном это касается случаев появления на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения.

Комиссия, составляющая акт о дисциплинарном проступке, имеет свои особенности. Так как приказа о создании комиссии нет, ее председатель тоже отсутствует. Вместо него появляется составитель акта – работник, ответственный за работу с кадрами или охрану труда. Фиксировать факты нарушения трудовой дисциплины – его прямая обязанность. Если есть возможность пригласить в комиссию непосредственного руководителя нарушителя, то это нужно сделать, поскольку начальник, в свою очередь, обязан следить за дисциплиной во вверенном ему коллективе. Третьим участником комиссии может стать любой коллега провинившегося работника.

Приведем пример акта об отсутствии работника на рабочем месте (Пример 5).

Общество с ограниченной ответственностью «Автосалон “Солярис”»

(ООО «Автосалон “Солярис”»)

об отсутствии на рабочем месте менеджера по продажам В.П. Лебедева

Мной, начальником отдела кадров ООО «Автосалон “Солярис”» Синицыной А.Л. в присутствии начальника отдела продаж Герасимова М.В. и администратора торгового зала Титовой Г.К. составлен настоящий акт об отсутствии на рабочем месте менеджера по продажам Лебедева В.П. с 14.00 по 15.45 сегодня, 19.10.2013.

Своего непосредственного руководителя – начальника отдела продаж Герасимова М.В. – о своем отсутствии Лебедев В.П. не предупреждал. На телефонные звонки по номеру, указанному в телефонном справочнике ООО «Автосалон “Солярис”», Лебедев В.П. не отвечал.

Явившись на работу в 15.45, Лебедев В.П. от объяснений отказался.

Акт составлен в двух экземплярах:

1-й экземпляр – в отдел кадров;

2-й экземпляр – Лебедеву В.П.

Содержание настоящего акта подтверждаем:

Синицына А.Л. Синицына

Герасимов М.В. Герасимов

Титова Г.Г. Титова

С актом ознакомился и получил один экземпляр на руки:

Лебедев В.П. Лебедев

Работник может отказаться от ознакомления с актом. В этом случае делается соответствующая запись, которая отдельно подтверждается подписями составителя акта и присутствующими (Пример 6).

От ознакомления с настоящим актом под роспись Лебедев В.П. отказался.

Таким образом, получив задание составить акт, в первую очередь нужно определить, имеется ли для этого вида актов унифицированная форма, закрепленная в нормативном документе. Если таковой не обнаружилось, акт составляется в относительно свободной форме – стоит лишь придерживаться общих правил создания этого вида документов. И в любом случае главное – это максимально точно и правильно описать случившееся.

[1] Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Сост. М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларина, А.Н. Соковой; Росархив, ВНИИДАД. М. 2003. 90 с.

[2] Здесь и далее выделено автором.

[3] Согласно п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» датой документа для акта является дата события.

[4] В данном случае № 5 не означает, что это уже пятый по счету акт в отношении работника Лебедева В.П. Это пятый акт об отсутствии работника на рабочем месте в ООО «Автосалон “Солярис”» за текущий год.

Е. Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству