Распоряжение № 154 от г

Об утверждении Инструкции

по делопроизводству в администрации

В целях совершенствования работы с документами, обеспечение единого подхода к организации делопроизводства и документооборота в администрации и структурных подразделениях администрации района в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 « Унифицированная система организационно- распорядительной документации» и « Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях»:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Краснооктябрьского муниципального района.

2. Признать утратившим силу постановление Администрации Краснооктябрьского района № 32 от 26.12.03 « Об утверждении Инструкции о ведении делопроизводства».

Глава местного самоуправления Т.А. Хайретдинов

главы местного самоуправления

Краснооктябрьского муниципального района

от 15.11.2006№ 154

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ
КРАСНООКТЯБРЬСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Краснооктябрьского муниципального района (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.

Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации района и его структурных подразделениях .

1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, законодательством Нижегородской области, инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделениях.

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации осуществляется управляющим делами администрации

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в администрации района возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений.

II. ДОКУМЕНТАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИИ КРАСНООКТЯБРЬСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

2.1. Деятельность администрации района обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией органа исполнительной власти, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между администрацией района, структурными подразделениями и организациями.

2.2. Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов устанавливается в Табеле унифицированных форм документов, утвержденном главой местного самоуправления.

III. ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Общие требования к оформлению документов

Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления и т.д.) составляются и оформляются структурными подразделениями администрации района в соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе.

Правила оформления проектов распорядительных документов главы местного самоуправления, его заместителей и руководителей структурных подразделений изложены в 3 разделе Регламента администрации Краснооктябрьского муниципального района.

3.1.1. Служебные документы оформляются на бланках утвержденного образца или на стандартных листах бумаги формата А4 и должны иметь определенный состав реквизитов и установленный порядок их расположения (образцы оформления писем приведены в приложении 1).

Документы (кроме распорядительных) рекомендуется оформлять в диалоговом режиме текстового редактора "Word для Windows" (версия 7.0 и последующие) с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12 - 14 кеглей с одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается на расстоянии 1,25 мм от левой границы текстового поля документа.

Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее (мм):

3.1.2. Бланки документов.

3.1.2.1. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм).

3.1.2.2. Управление делами администрации:

- разрабатывает, согласовывает и осуществляет изготовление образцов и макетов бланков правовых актов и организационно-распорядительных документов главы местного самоуправления, структурных подразделений;

- обеспечивает ведение перечня и эталонного экземпляра альбома образцов бланков правовых актов и организационно-распорядительных документов главы местного самоуправления. структурных подразделений администраций;

- разрабатывает и внедряет альбом унифицированных форм документов.

3.1.2.3. В администрации района, структурных подразделениях администрации применяются следующие бланки:

- бланк для письма (продольный, угловой вариант);

- бланк конкретного вида документа (постановления, распоряжения, приказа и др.);

- общий бланк (продольный вариант);

- бланк должностного лица (письмо, поручение, и др.).

Вышеперечисленные бланки используются:

- должностными лицами администрации района. Применение указанных бланков допускается должностными лицами, должность которых (исполнение обязанностей) соответствует наименованию должности (бланк письма, поручения и др.);

- главой местного самоуправления. Применение бланка допускается и лицом, исполняющим обязанности главы администрации;

- комитетами, отделами администрации. Применение бланков допускается руководителями структурных подразделений, а также лицами, их замещающими;

- совещательными органами (коллегией, научно-методическими, научно-техническими, экспертными и иными советами и комиссиями). Документы совещательных органов оформляются на общем бланке. Применение бланков допускается председателями (руководителями) и заместителями председателя (руководителя), ответственными секретарями указанных совещательных органов.

3.1.2.4. Если при оформлении писем на имя главы местного самоуправления за подписью руководителей структурных подразделений бланки документов не применяются, то в подписи указываются должность и фамилия лица, подписавшего документ.

Для ведения переписки между структурными подразделениями и должностными лицами бланки документов могут не применяться, в таком случае внутренняя переписка оформляется на листах бумаги формата А4 или А5. В данном случае подпись оформляется с указанием должности и фамилии лица, подписавшего документ.

3.1.2.5.Применение бланков документов, в том числе и должностных, обязательно при направлении документов за подписями главы местного самоуправления, должностных лиц структурных подразделений администрации в сторонние организации, а также направлении в адрес Губернатора, членов Правительства документов за подписями главы местного самоуправления, заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений и лиц, официально их замещающих.

3.1.3. Реквизиты документов.

При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: наименование организации (должностного лица) - автора документа, название вида документа (кроме писем), дата и индекс документа, текст, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка.

Реквизиты документов отделяются друг от друга двумя - тремя межстрочными интервалами.

3.1.3.1. Наименование организации (должностного лица) - автора документа приведено на бланках документов главы местного самоуправления, заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений.

3.1.3.2. Для каждого вида организационно-распорядительного документа главы местного самоуправления, заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений используется бланк конкретного вида документа, на котором воспроизведено наименование вида документа (постановление, распоряжение, приказ и др.). Реквизит печатается прописными буквами вразрядку центровано. При отсутствии на бланке наименования вида документа (общий бланк) реквизит печатается прописными буквами, может оформляться вразрядку (протокол, выписка из протокола, справка, акт и др.).

Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме служебных писем.

3.1.3.3. Датой документа в зависимости от его вида и назначения является:

- дата подписания и регистрации - для распорядительных и служебных документов;

- дата составления (принятия решения) - для протоколов заседаний и совещаний.

Элементы даты должны приводиться в следующей последовательности: день месяца, месяц, год (01.10.2005 - полное проставление даты, 1 октября 2005 года - словесно-цифровое проставление даты).

В служебных письмах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, а также в распорядительных документах предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат.

Дата документа указывается в специально обозначенном месте бланка документа. При оформлении письма на листе бумаги реквизит "Дата документа" печатается от границы левого поля и на расстоянии 30 - 40 мм от верхнего края листа.

3.1.3.4. Индекс документа - это порядковый номер для указов, постановлений, распоряжений, протоколов, приказов; для писем, поручений и служебной корреспонденции - это входящий или исходящий номер с указанием индекса дела по номенклатуре дел и по классификатору (распоряжение Губернатора Нижегородской области от 01.11.2005 N 1183-р "Об утверждении классификатора органов исполнительной власти Нижегородской области и их структурных подразделений"). Индекс документа проставляется в специально обозначенном месте бланка документа - на уровне и после реквизита "Дата документа"; составные части индекса отделяются друг от друга тире или косой чертой.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах под датой и номером документа-ответа.

3.1.3.5. Заголовок к тексту указывается к каждому документу формата А4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос "о чем?".

Заголовок печатается в границах, предусмотренных утвержденными бланками правовых актов и организационно-распорядительных документов, при их отсутствии - в установленном для реквизита "Заголовок" месте.

Заголовок печатается от границы левого поля под реквизитами "Дата и регистрационный номер документа" или "Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа" (на документах-ответах). Длина заголовка в одной строке при угловом расположении реквизитов не должна превышать 70 мм, при продольном - 110 мм. Допускается выделение заголовка к тексту жирным шрифтом. На бланках с продольным расположением реквизитов заголовок может центрироваться относительно правого и левого полей документа.

3.1.3.6. Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям, конкретному должностному лицу, а также гражданам - при ответах на их обращения.

Наименование органа исполнительной власти, организации (структурного подразделения) указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном. При этом при адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, например:

Комитет по строительству

Если в качестве адресата выступает руководитель органа (организации), то наименование органа (организации) входит в наименование должности адресата, например:

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,

НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, экспертизы и т.д.).

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство: техническое и т.д.).

Заключения и отзывы.

Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.).

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Письма гарантийные (выполнение работ, услуг и т.д.).

Положения об организациях.

Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов и перевод валюты, на импорт и т.д.)).

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк).

Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и т.д.).

Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации города

Документ утратил силу

Документ по состоянию на февраль 2014 г.

Руководствуясь статьей 30 Устава города Смоленска, в целях дальнейшего совершенствования системы делопроизводства, порядка и правил оформления документов, работы с обращениями граждан в управлениях, отделах и комитетах администрации города постановляю:

1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в администрации города согласно приложению.

2. Обязать руководителей комитетов, управлений и отделов городской администрации ознакомить муниципальных служащих с инструкцией по делопроизводству в администрации города и обеспечить безусловное выполнение установленных ею требований.

3. Считать утратившими силу постановления главы администрации города от 11.07.2002 N 1517 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации города", от 13.02.2002 N 1517 "О внесении изменений в постановление главы администрации города от 11.07.2002 N 1517 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации города".

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации - руководителя аппарата администрации города Волкова В.Ф.

Приложение
к постановлению
главы администрации города
от 21.05.2003 N 877

Инструкция по делопроизводству в администрации города Смоленска (далее именуемая - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля за исполнением документов на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 N 68.

1.1. Инструкция предназначена для структурных подразделений администрации города и является обязательной для соблюдения сотрудниками, осуществляющими подготовку и оформление нормативных правовых и организационно-распорядительных документов.

1.2. Сотрудники подразделений администрации города ответственны за сохранность служебных документов. Работать с документами вне служебных помещений не разрешается. Передачи копий документов сторонним организациям не допускается.

1.3. Бланки документов, применяемые в администрации города, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения начальника общего отдела администрации города не могут передаваться другим организациям или лицам.

1.4. Бланки постановлений, распоряжений и писем главы администрации города (его заместителей) являются документами строгой отчетности и подлежат учету в общем отделе администрации города.

1.5. Введение в обращение новых бланков организационно-распорядительных документов администрации города осуществляется по согласованию с заместителем главы администрации - руководителем аппарата администрации города и в соответствии с ГОСТом Р 6.30-97 .

Не разрешается самостоятельное изготовление бланков организационно-распорядительных документов на компьютерах и копировально-множительных аппаратах, не отвечающих требованиям (УСОРД) .

1.6. Административно-хозяйственная часть ежегодно к 01.10 собирает заявки на изготовление печатно-бланочной продукции на предстоящий год.

1.7. За организацию и ведение делопроизводства, соблюдение настоящей Инструкции и порядка работы с документами и письмами граждан (делопроизводство) в подразделениях администрации города отвечают:

- в аппарате главы администрации города - начальник общего отдела администрации города;

- в структурных подразделениях администрации города - руководители этих подразделений.

1.8. Ведение делопроизводства в подразделениях администрации города осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией.

На работников службы делопроизводства подразделений администрации города возлагаются следующие функции:

- прием, учет (регистрация) и распределение (направление) входящих (поступающих) документов (корреспонденции);

- лингвистическая экспертиза проектов документов, их соответствие ГОСТу Р 6.30-97 и редактирование;

- передача документов (корреспонденции) на рассмотрение руководителю подразделения или его заместителю и после получения соответствующих указаний (резолюций) - непосредственному работнику - ответственному исполнителю (далее - исполнитель);

- учет (регистрация) внутренних нормативных документов;

- контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов;

- подготовка проекта номенклатуры дел подразделения, ведение и формирование дел в соответствии с их номенклатурой, передача в архив на постоянное или временное хранение, оформление акта об уничтожении документов, не подлежащих хранению;

- подготовка предложений по совершенствованию работы с документами.

1.9. В случае утраты документов или разглашения содержащейся в них конфиденциальной информации руководитель подразделения администрации города обязан проинформировать об этом первого заместителя (заместителя) главы администрации, курирующего это подразделение, для принятия соответствующих мер.

1.10. Договоры, подписываемые главой администрации и его заместителями, а также по их поручению другими должностными лицами администрации города, находятся на хранении в правовом управлении.

Документы, создаваемые в администрации города, печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows размером шрифта N 14 Times New Roman через 1 межстрочный интервал.

Для выделения заголовка могут использоваться прописные буквы, полужирный шрифт.

Для оформления табличных материалов допускается использование размеров шрифта N 10, 11, 12.

Документы и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм). Письма допускается печатать на листах бумаги формата A5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа имеет следующие размеры полей:

нижнее - не менее 20 мм.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами без точки на расстоянии 15 мм от верхнего края листа в центре верхнего поля документа.

2.1.1. Обязательные элементы оформления документа называются реквизитами. При подготовке, оформлении и обработке документов, а также при изготовлении бланков документов используются следующие реквизиты:

"Герб города Смоленска";

"Наименование органа исполнительной власти или должности лица органа исполнительной власти";

"Справочные данные об органе исполнительной власти";

"Наименование вида документа";

"Регистрационный номер документа";

"Ссылка на регистрационный номер и дату документа";

"Место составления или издания документа";

"Гриф ограничения доступа к документу";

"Гриф утверждения документа";

"Заголовок к тексту";

"Отметка о контроле";

"Отметка о наличии приложения";

"Гриф согласования документа";

"Визы согласования документа";

"Отметка об исполнителе";

"Отметка о заверении копии";

"Отметка об исполнении документа и направлении его в дело";

"Отметка о поступлении документа";

"Отметка автоматического поиска документа".

Состав реквизитов документа определяется в зависимости от его вида и содержания. Каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.

2.1.2. Реквизит "Герб города Смоленска" размещается на бланках документов посередине строки над наименованием органа исполнительной власти или должности лица органа исполнительной власти.

2.1.3. Реквизит "Наименование органа исполнительной власти или должности лица органа исполнительной власти" помещается на бланках писем и правовых актов и указывает на автора документа. Реквизит располагается и центрируется ниже герба города Смоленска на расстоянии 1,5 межстрочного интервала.

2.1.4. Реквизит "Справочные данные" содержит почтовый адрес, адрес электронной почты WEB-страницы (при наличии), номера телефона, факса. Составные части почтового адреса указываются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.97 N 1239.

Номера телефонов, факсов указываются следующим образом:

(08122) 3-71-15 или (0812) 66-84-63.

2.1.5. Реквизит "Наименование вида документа" воспроизводится на всех видах документов, кроме письма.

2.1.6. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" свидетельствует об ограничении круга лиц, имеющих доступ к документу.

Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально, для служебного пользования) с указанием номера экземпляра проставляется на первом листе документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первом листе сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного доступа.

Гриф ограничения доступа к документу печатается без кавычек в правом верхнем углу. Номер экземпляра центрируется по отношению к наименованию указанного грифа.

2.1.7. Реквизит "Гриф утверждения документа" проставляется на документе, требующем утверждения должностным лицом (должностными лицами) или правовым актом.

При утверждении документа должностным лицом реквизит состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" без кавычек, наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты утверждения, в отдельных случаях - регистрационного номера. Например:

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа, центрируется по самой длинной строке, допускается выравнивание по левому краю.

Дата утверждения и регистрационный номер документа проставляются в день его утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения документа располагаются горизонтально на одном уровне.

2.1.8. Реквизит "Гриф согласования документа" выражает согласие органа управления или организации, интересы которого затрагивает документ, с содержанием документа - внешнее согласование. Реквизит состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" без кавычек, наименования должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, инициалов, фамилии и даты согласования. Располагается в нижнем углу документа под реквизитом "Подпись", центрируется по самой длинной строке, допускается выравнивание по левому краю. Например:

Если согласование осуществляют письмом, протоколом или иным документом, то гриф согласования документа оформляется по следующей форме:

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются горизонтально на одном уровне, при большем их количестве размещаются двумя вертикальными столбцами.

Гриф согласования документа может располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

2.1.9. Реквизит "Визы согласования документа" указывает на согласие или несогласие должностного лица органа исполнительной власти с содержанием документа - внутреннее согласование.

Порядок оформления данного реквизита изложен в подразделах 4.2 и 4.3 настоящей Инструкции.

2.1.10. Реквизит "Адресат" содержит информацию, на основании которой документ доставляется адресату.

Документы адресуются органам исполнительной власти, организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам, гражданам.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Как правило, он состоит из нескольких строк, печатается через 1 межстрочный интервал, длина строки не должна превышать 8 см. Допускается выравнивание строк реквизита по левой границе текстового поля или центрирование по самой длинной строке.

Допускается печатание данного реквизита полужирным шрифтом.

От следующего реквизита отделяется 2 - 3 межстрочными интервалами.

Письма адресуются органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям, должностным лицам, гражданам.

Наименования органов государственной власти, организаций, их структурных подразделений указываются в именительном падеже. Должность, инициалы и фамилия лица, которому адресован документ, - в дательном падеже.

При адресовании документа руководителю органа государственной власти, организации, их структурным подразделениям его (ее) наименование входит в состав наименования должности адресата и указывается в дательном падеже:

Если документ отправляется нескольким однородным органам, организациям, их структурным подразделениям, то следует указывать их обобщенное название.

При количестве адресатов более четырех составляется список рассылки и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Слово "Копия" перед адресатами не ставится.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.97 N 1239, устанавливается порядок написания почтового адреса, включая:

- наименование организации (юридического лица) или фамилии, имени, отчества (физическое лицо);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка);

- название области, края, автономного округа (области), республики;

- название страны (для международных почтовых отправлений);

При адресовании письма организации в реквизите "Адресат" указывается ее наименование, затем почтовый адрес. Например:

Если письмо адресуется гражданину, указываются его инициалы, фамилия, почтовый адрес. Например:

При необходимости письма могут иметь заголовок, который отделяется от текстовой части 2 - 3 межстрочными интервалами.

Тексты писем-ответов должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя органа исполнительной власти.

Справки подготовки инициативных писем определяются руководителями органов исполнительной власти.

В случае расположения текстовой части письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа на расстоянии 1,5 см от его края арабскими цифрами.

Письмо, как правило, должно касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресате.

Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются следующие:

Если письмо оформлено на бланке органа исполнительной власти, то текст письма излагается от третьего лица единственного числа. Например:

"Администрация считает. ", "Комитет рассмотрел. "

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: "прошу. ", "направляю. ".

Текстовая часть письма, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются причина, обоснование необходимости составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

При наличии приложений к письму в текстовой части на них обязательно делается ссылка.

Датой письма является дата его подписания.

2.1.11. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. На письмах, оформленных на бланках, реквизит проставляется в соответствии с его расположением. Сведения о регистрационном номере и дате переносятся из поступившего документа.

При оформлении документа на стандартных листах бумаги реквизит располагается над текстом документа и печатается от левой границы текстового поля. Например:

На N А18-571 от 20.10.2000

В тестовой части письма-ответа должна быть ссылка на документ, послуживший основанием для ответа.

Подпись отделяется от текстовой части или отметки о наличии приложений 2 - 3 межстрочными интервалами.

2.1.12. Реквизит "Заголовок к тексту" выражает краткое содержание документа и отделяется от текста, как правило, 2 - 3 межстрочными интервалами.

Заголовок может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене. ", "Об организации. ", "О состоянии. ").

Заголовок печатается через 1 межстрочный интервал, точка в конце него не ставится.

2.1.13. Реквизит "Текст документа" отражает основное смысловое содержание документа.

Текст документа должен быть кратким и обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст документа может состоять из вводной части, содержащей обоснования, причины и цели составления документа, и основной, в которой излагаются выводы, предложения, рекомендации, просьбы и решения.

Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

Первая строка абзаца (красная строка) начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст документа печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Тексты документов большого объема могут делиться на части, разделы, подразделы, главы, статьи, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Абзацы внутри пунктов не нумеруются. Подпункты могут нумероваться арабскими цифрами с точками (1.1.; 1.2.) или строчными буквами алфавита с закрывающей круглой скобкой (например: а); б)).

Текст документа может быть изложен в виде таблицы, анкеты или комбинированным способом.

2.1.14. Реквизит "Отметка о наличии приложения" располагается под текстом документа на расстоянии 1 - 2 межстрочных интервалов.

Слово "Приложение" печатается без кавычек, с красной строки. Если приложение названо в тексте, то ставится двоеточие, проставляется количество листов и экземпляров. Например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами. Например:

В приложении к распорядительному документу на его первом листе в правом верхнем углу пишут слово "Приложение" без кавычек с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Например:

В приложениях печатаются положения, инструкции, регламенты, перечни, сметы расходов, списки, графики, таблицы, карты, схемы, образцы документов, бланков и т.п.

Приложения подписываются руководителем структурного подразделения администрации, внесшего проект правового акта, на оборотной стороне в левом нижнем углу на расстоянии 2 см от нижнего края последнего листа приложения. Например:

При наличии в текстовой части правового акта формулировки "Утвердить прилагаемое (-ый, -ые). " (положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на первой странице приложения в правом верхнем углу располагается гриф "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на правовой акт, его дату и номер. Например:

Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Первое(-ые) слово(-а) заголовка приложения пишется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, СПИСОК, ПЕРЕЧЕНЬ, ПЛАН МЕРОПРИЯТИЙ и т.д.), остальные слова заголовка пишутся строчными буквами. Интервал между первой строкой заголовка приложения и последующими может быть увеличен на 0,5 межстрочного интервала.

Заголовок приложения отделяется от предыдущего реквизита 4 межстрочными интервалами, от текста приложения - 2 - 3.

2.1.15. Реквизит "Подпись" включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись, инициалы, фамилию. Если документ оформлен на бланке должностного лица, то наименование должности не указывается.

Реквизит располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, при этом длина строки не должна превышать 8 см.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:

Не допускается подписания документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом с предлогом "за", надписью от руки "Зам." или косой чертой перед наименованием должности подписывающего.

2.1.16. Реквизит "Дата документа" указывает на время подписания, утверждения согласования, принятия документа и проставляется после (в день) его подписания.

Если авторами документа являются два и более органа (организации), то датой документа является наиболее поздняя дата его подписания.

Дата оформляется словесно-цифровым способом или цифровым, т.е. арабскими цифрами, разделенными точками, в следующей последовательности: число, месяц, год. Например:

15 мая 2003 года (15 мая 2003 г.)

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, на расстоянии 2 межстрочных интервалов.

2.1.17. Реквизит "Регистрационный номер документа" состоит из индекса подразделения органа исполнительной власти и порядкового номера на учетно-регистрационной форме.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, регистрационный номер печатается под датой от левой границы текстового поля с тем же интервалом, каким печатался документ.

Регистрационный номер документа, подготовленного совместно двумя и более органами исполнительной власти или организациями, состоит из регистрационных номеров каждого из них, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.1.18. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона.

Отметка об исполнителе печатается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля размером шрифта N 10. Например:

Допускается имя, отчество исполнителя указывать полностью.

2.1.19. Реквизит "Отметка для автоматического поиска документа" (колонтитул) проставляется во время подготовки документа и включает в себя данные, необходимые для его поиска: имя файла на машинном носителе, дату, место создания документа, инициалы специалиста, печатавшего документ. Колонтитул может дополняться другими поисковыми данными. Длина имени файла (количество знаков) определяется характеристиками операционной компьютерной системы.

Колонтитул печатается в левом углу нижнего поля лицевой стороны каждого листа документа размером шрифта N 8.

Обязательность наличия данного реквизита на документах определяется руководителем органа исполнительной власти.

2.1.20. Реквизит "Резолюция" оформляется руководителем органа исполнительной власти или иным должностным лицом и содержит указание по исполнению документа.

Резолюция включает в себя инициалы и фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, дату исполнения, подпись и дату. Например:

Прошу подготовить проект

соглашения к 15.07.2003

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, содержание поручения, ставятся подпись автора резолюции, дата.

Резолюция оформляется на свободном от текста месте первого листа документа.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе - "Листе резолюций" - формата A6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

2.1.21. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" включает в себя словосочетания "В дело" без кавычек, ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, личную подпись, расшифровку подписи, дату. Например:

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте.

При необходимости отметка об исполнении может быть оформлена на оборотной стороне первого листа документа.

2.1.22. Реквизит "Отметка о заверении копии" проставляется на копии документа, полностью воспроизводящей информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Отметка включает в себя заверительную надпись "Верно" без кавычек, наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, инициалы, фамилию, дату заверения. Например:

Отметка о заверении копии документа располагается ниже реквизита "Подпись".

Копия документа должна быть заверена печатью.

2.1.23. Реквизит "Печать" проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Оттиск печати следует располагать таким образом, чтобы он оставлял свободной подпись должностного лица под документом.

На финансовом документе печать проставляется на специально отведенном месте (символ "МП").

Оттиск проставляемой печати должен хорошо читаться.

2.2.1. Документы в органах исполнительной власти оформляются, как правило, на бланках установленной формы, имеющих обязательный состав реквизитов и стабильный порядок их расположения.

2.2.2. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов A4 (210 x 297 мм) и A5 (148 x 210 мм).

Бланки документов должны иметь поля:

нижнее - не менее 20 мм.

Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.

2.2.3. В администрации города применяются следующие бланки:

- бланки писем главы администрации, первого заместителя главы администрации, заместителя главы администрации, структурных подразделений администрации города;

- бланки правовых актов главы администрации, первого заместителя главы администрации, заместителя главы администрации.

2.2.4. Бланк письма включает в себя следующие реквизиты: "Герб города Смоленска", "Наименование органа исполнительной власти или должности лица органа исполнительной власти", "Справочные данные", включающие в себя почтовый адрес, адрес электронной почты, WEB-страницы (при наличии), номера телефона и факса, "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Ссылка на регистрационный номер и дату документа".

2.2.5. Бланк правового акта включает в себя реквизиты: "Герб города Смоленска", "Наименование органа исполнительной власти или должности лица органа исполнительной власти", "Наименование вида документа", "Дата документа" и "Регистрационный номер документа".

2.2.6. Формы бланков писем и правовых актов администрации, главы администрации и его заместителей утверждаются правовым актом главы администрации.

2.2.7. Бланки писем и правовых актов администрации, главы администрации и его заместителей, а также структурных подразделений администрации изготавливаются полиграфическими предприятиями. Реквизиты на бланках писем и правовых актов администрации, главы администрации и его заместителей окрашены в синий цвет.

Не разрешается самостоятельное изготовление на компьютерах и копировально-множительных аппаратах бланков писем и правовых актов администрации, главы администрации и его заместителей, а также структурных подразделений администрации.

2.2.8. Бланки писем и правовых актов администрации, главы администрации и его заместителей подлежат учету и хранению в машинописном бюро управления муниципальной службы администрации города. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и передаваться под роспись только лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации города.

3.1. Администрация города имеет право законодательной инициативы и может разрабатывать и вносить в Смоленский городской Совет, а с его согласия и в Смоленскую областную Думу проекты нормативных правовых актов по вопросам, касающимся жителей города и области.

3.2. Планы организации и проведения этой работы формируются начальником правового управления администрации на основе предложений управлений, комитетов и отделов администрации, а также общественных объединений и партий, творческих союзов и организаций, социальных групп населения и т.д.

3.3. Проекты правовых актов, реализация которых связана с расходами из городского бюджета, направляются на согласование в финансовое управление.

3.4. Проекты правовых актов направляются на согласование (заключение) в правовое управление, равно как и в другие (при наличии заинтересованности) подразделения, не позднее чем за один месяц до подачи их в органы представительной власти.

3.5. Начальник правового управления координирует планы нормативной деятельности, определяет в ней приоритеты, проводит правовую экспертизу подготовленных документов, информирует об этом руководство администрации совместно с постоянным представителем главы администрации города в Смоленском городском Совете:

- представляет проекты правовых актов и позицию главы администрации города по ним в Смоленском городском Совете;

- доказывает необходимость их принятия или доработки;

- участвует в рассмотрении правовых актов Смоленским городским Советом.

Направление проекта правовых актов в любой адрес в обход правового управления исключается.

3.6. В областную Думу направляются решения городского Совета, проект законопроекта и пояснительная записка.

4.1. Постановления и распоряжения главы администрации города, распоряжения его заместителей (далее - постановления и распоряжения) издаются на основе и во исполнение федеральных и областных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, Администрации Смоленской области, областных законов, решений Смоленского городского Совета, а также по инициативе структурных подразделений органов исполнительной власти и в пределах их компетенции (приложения 7, 8).

Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты: "Герб города Смоленска", "Наименование вида акта", "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Заголовок", "Текстовая часть" и "Подпись".

Реквизиты "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" проставляются в соответствии с их расположением на бланках при регистрации правового акта.

К порядковому номеру распоряжения главы администрации, заместителя главы администрации через дефис добавляется строчная буква "р", распоряжения главы администрации по личному составу - "л/с".

Заголовок печатается на расстоянии 9 см от верхнего края листа от левой границы текстового поля, отвечает на вопрос "О ком?", "О чем?", начинается с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал, длина строки не должна превышать 8 см.

Текстовая часть отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.

Первая строка абзаца, пункта, подпункта печатается с красной строки, равной 1,25 см.

Текстовая часть может подразделяться на преамбулу и постановляющую (распорядительную) часть.

Преамбула в постановлениях главы администрации завершается словом "постановляю:", которое печатается с красной строки, строчными буквами, вразрядку.

Реквизит "Подпись" отделяется от текстовой части 3 межстрочными интервалами и состоит в проектах правовых актов главы администрации, его заместителей из инициалов и фамилии, в проектах правовых актов администрации - из слов "Глава администрации города Смоленска", его инициалов и фамилии.

Слова "глава администрации" и "города Смоленска" печатаются от левой границы текстового поля в две строки через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия главы администрации печатаются от правой границы текстового поля на одном уровне со словами "города Смоленска".

4.2. Структурные подразделения администрации города не вправе издавать постановления и распоряжения.

Проект постановления, распоряжения подлежит согласованию с заинтересованными структурными подразделениями, если таковое является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также если в постановлении, распоряжении содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других структурных подразделений администрации. Согласование постановления, распоряжения оформляется визами.

Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника постановления, распоряжения и включают в себя фамилию и инициалы визирующего, его подпись и дату. Фамилии визирующих проставляются через два межстрочных интервала по должностям в алфавитном порядке (приложение 9). Соответствующие должностные лица должны провести согласование в течение суток после поступления к ним распорядительного документа.

Проект постановления и распоряжения также визируется исполнителем с составлением рассылки копий данного документа всем заинтересованным службам и лицам. Для нормативных правовых актов обязательной является рассылка в прокуратуру.

При наличии у должностного лица замечаний по проекту документа виза оформляется следующим образом:

4.3. Подготовка проекта постановления, распоряжения возлагается на одно или несколько структурных подразделений администрации города с учетом их функций и компетенции. При этом определяются круг должностных лиц, ответственных за подготовку указанного проекта, срок его подготовки, а при необходимости - организации, привлекаемые к этой работе.

В подготовке проекта постановления, распоряжения участвуют правовое управление администрации города, иные структурные подразделения администрации города (приложение 10).

Срок подготовки проекта и издания постановления, распоряжения во исполнение федеральных и областных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, решений Смоленского городского Совета, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.

Для подготовки проектов наиболее важных и сложных нормативных актов, издаваемых совместно несколькими структурными подразделениями администрации города, могут создаваться рабочие группы.

4.4. В процессе работы над проектом постановления, распоряжения должны быть изучены относящиеся к теме проекта федеральное и областное законодательство, договоры о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти Российской Федерации, государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, практика применения соответствующих нормативных правовых актов, научная литература и материалы периодической печати по рассматриваемому вопросу, а также данные социологических и иных исследований, если таковые проводились.

4.5. Структура нормативного правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования.

Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия постановления, распоряжения, то в проекте дается вступительная часть - преамбула. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются.

Проекты постановлений и распоряжений должны содержать определение конкретной цели принимаемого документа; если в документе содержатся указания о выделении финансовых средств - источники финансирования; определение структурных подразделений, органов и должностных лиц, на которых возложено исполнение или контроль за ним; необходимость опубликования в средствах массовой информации.

Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

Значительные по объему нормативные правовые акты могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

При необходимости для полноты изложения вопроса в постановлениях, распоряжениях могут воспроизводиться отдельные положения федеральных и областных законов, которые должны иметь ссылки на эти акты и на официальный источник их опубликования.

Если в нормативном правовом акте приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты акта иметь ссылки на эти приложения.

Если в правовом акте дается поручение структурному подразделению администрации или организации, то его (ее) наименование указывается в дательном падеже, а инициалы, фамилия руководителя пишутся в именительном падеже в скобках. Например:

Управлению культуры и туризма (Г.Н. Тедеева) подготовить информацию.

4.6. Одновременно с разработкой проекта постановления, распоряжения должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных актов или их частей.

Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных актов или их частей включаются в текст постановления, распоряжения.

4.7. Если при подготовке постановления, распоряжения выявилась необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные акты или наличие по одному и тому же вопросу несколько актов, то в целях их упорядочения разрабатывается единый новый акт. В его проект включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах нормативные предписания, которые сохраняют свою силу.

4.8. Подготовленный проект постановления, распоряжения до его подписания должен быть проверен на соответствие законодательству Российской Федерации и завизирован руководителем правового управления администрации города, а также правилам русского языка и завизирован начальником общего отдела администрации города.

Каких-либо исправлений в постановлениях и распоряжениях не допускается.

К сдаваемым на подпись постановлениям и распоряжениям прикладываются подлинники необходимых документов или их заверенные копии.

Постановления, распоряжения подписываются главой администрации города или лицом, исполняющим его обязанности.

5.1. По содержанию и назначению письма, как вид документов, могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, рекламными, коммерческими, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-ответами и др. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в двух случаях:

- письмо оформляется на должностном бланке;

- письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Письмо состоит из следующих основных частей:

Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка, а вторая - заключение, просьба или отказ, напоминание, предложение и т.п.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без основания.

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности и т.д.

При обращении к высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение с указанием должности без фамилии.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

- ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;

- констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами "просим" (письмо-просьба или запрос), "высылаем", "направляем", "представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем" (информационное письмо) (приложение 11).

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости. Например:

6.1. Контроль за исполнением включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

6.2. Контролю за сроками исполнения подлежат все документы, содержащие поручение.

6.3. Контроль за своевременным исполнением нормативных правовых актов, постановлений и распоряжений городской администрации осуществляется специалистом организационного отдела администрации города и структурными подразделениями администрации.

Для осуществления контроля оформляются контрольные карточки и дела. В делах находятся копии контролируемых документов, справки, докладные записки, ответы, протоколы совещаний и другие необходимые материалы.

Документ считается исполненным, когда решены все поставленные вопросы, и может быть снят с контроля главой администрации или его заместителями.

6.4. Сроки исполнения входящих и внутренних документов определяются главой администрации или его заместителями исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- имеющие пометку "срочно" - в трехдневный срок;

- остальные - в срок не более месяца.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя главы администрации или заместителей, давших поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения этого срока.

Продление срока исполнения поручения главы администрации или заместителей допускается в исключительных случаях, когда исполнить поручение в указанный срок невозможно по объективным причинам, однако необходимо дать так называемый промежуточный ответ (оперативный). Например:

Указанный ответ дает понять заявителю, что его обращение дошло до адресата, предварительно рассмотрено, но время его исполнения зависит от заявителя. Исполнение данного обращения, таким образом, отнесено на более дальний срок - до поступления недостающих документов. Обращение может быть снято с контроля.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует сектор канцелярии общего отдела или организационный отдел администрации города для внесения изменений в учет.

В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями его подлинник направляется ответственному исполнителю, а копии - остальным исполнителям.

На время отпуска, командировки, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль за исполнением документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль за исполнением, все контролируемые документы.

Снятие документа с контроля оформляется отметкой о его исполнении и направлении в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении, с приложением копии документа; отметка "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя и руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

Исполненные документы (по пункту 6.3) с отметкой "В дело" передаются в организационный отдел администрации города, прочие - в сектор канцелярии общего отдела администрации города для приобщения к номенклатурным делам.

7.1. Корреспонденция, поступающая в администрацию города, принимается, учитывается и регистрируется в секторе канцелярии общего отдела администрации города.

7.2. На каждом полученном документе в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп. Документ вводится по соответствующей программе в компьютер.

7.3. Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимается дежурным администрации с последующей передачей в сектор канцелярии общего отдела администрации города для регистрации к 9.00 следующего рабочего дня.

Служебная информация с пометкой "Срочно" передается немедленно дежурному по городской администрации, который принимает меры к ее доставке по назначению.

Не подлежат регистрации статистические сборники, книги, периодические издания, журналы, поздравительные письма и телеграммы, рекламные извещения, пригласительные билеты, прейскуранты, каталоги и т.п.

7.4. При вскрытии конвертов проверяются правильность адресования, оформления, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах.

Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

7.5. При недостаче документов (отдельных их листов) или их повреждении составляется акт (приложение 12) в трех экземплярах, один из которых остается в секторе канцелярии, другой приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю. На обратной стороне последнего поврежденного документа ставится пометка "Документ получен в поврежденном виде".

Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в тех случаях, когда по ним можно установить адрес отправителя, дату отправления и получения.

7.6. Поступившие документы регистрируются в секторе канцелярии и передаются на доклад главе администрации в день поступления, а имеющие пометку "Срочно" - немедленно. Затем согласно резолюции (приложение 13) передаются на исполнение в структурные подразделения.

В приемную главы администрации, его заместителей зарегистрированные документы передаются под роспись (с указанием даты, фамилии работника, принявшего документ). Передача зарегистрированных документов из одного подразделения в другое производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ, с отражением в учетах сектора канцелярии.

7.7. Состояние с документами в подразделениях администрации (на подготовке, на докладе, на контроле, исполнено, доложено, списано в дело) фиксируется начальником сектора канцелярии.

8.1. Документы, отправляемые администрацией, передаются почтовой и электронной связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется сектором канцелярии общего отдела и структурными подразделениями администрации.

8.2. Регистрации подлежат все отправляемые документы.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который дополняется цифровым индексом структурного подразделения. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

8.3. Документы за подписью главы администрации и его заместителей регистрируются сектором канцелярии общего отдела администрации города.

Неправильно оформленные документы не принимаются к отправке и возвращаются исполнителям для доработки.

Документы на подпись сдаются в канцелярию полностью оформленными, с указанием почтового адреса. Второй экземпляр документа визируется исполнителем, руководителем подразделения и курирующим заместителем главы администрации.

8.4. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

8.5. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

9.1. Заседания, совещания, деловые встречи и другие мероприятия в администрации города проводятся в соответствии с распоряжениями или устными указаниями главы администрации города, текущими и перспективными планами работы, утвержденными главой администрации города, положениями о коллегиальных органах, Регламентом администрации города.

9.2. Организационно-техническое обеспечение, подготовку и проведение этих мероприятий осуществляют:

а) проводимых главой администрации:

- общий отдел администрации города;

- структурные подразделения администрации города в случае определения их ответственными за проведение;

б) проводимых первыми заместителями, заместителями главы администрации - аппарат заместителей главы администрации;

в) проводимых структурными подразделениями администрации города с участием главы администрации и его заместителей - соответствующие подразделения.

9.3. Структурные подразделения, указанные в п. 9.2, обеспечивают:

- подготовку повестки дня и порядка проведения совещания;

- оповещение участников мероприятий о дате, времени и месте его проведения;

- готовность зала к совещанию;

- регистрацию участников заседаний и совещаний и раздачу им соответствующих документов;

- звукозапись и ведение протокола совещания;

- выполнение машинописных и копировально-множительных работ, рассылку документов и материалов совещания;

- контроль за выполнением поручений, данных главой администрации;

- организацию питания участников совещания и в случае необходимости - размещение их в гостиницах.

9.4. Оформление протокола и рассылка материалов рабочих совещаний заседаний, проводимых главой администрации города, осуществляются общим отделом администрации города.

Протоколы и другие документы, связанные с подготовкой и проведением мероприятий, формируются в подразделениях администрации в соответствии с номенклатурой дел.

9.5. Нормативные правовые документы общего пользования должны в обязательном порядке готовиться в электронном виде для пополнения справочно-информационной системы нормативных правовых актов.

10.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Необходимость проставления на документах пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Должностные лица, принявшие решения об отнесении документированной информации к разряду документов для ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений.

10.2. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра ставятся на отдельных документах в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма.

Копирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется только отделом мобилизационной подготовки, спецработы и взаимодействия с правоохранительными органами с письменного разрешения главы администрации и его заместителей.

10.3. К служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:

- нормативные правовые акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти и органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

- сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологических, метеорологических, демографических, санитарно-эпидемиологических и других явлениях, необходимые для обеспечения безопасного функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом;

- документы, содержащие информацию о деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, об использовании бюджетных средств, других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики региона и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне;

- описание структур исполнительной власти, их функций, направлений и форм деятельности, а также адреса;

- решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

- документы, накапливаемые в отдельных фондах архивов, информационных системах органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений, организаций, представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

10.4. Прием и учет (регистрация) документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется работниками отдела по мобилизационной подготовке, спецработе и взаимодействию с правоохранительными органами. При смене работника, осуществлявшего учет подобных документов, составляется акт приема-сдачи этих документов, утверждаемый руководителем структурного подразделения администрации.

10.5. Документы с пометкой "Для служебного пользования":

- учитываются отдельно от несекретной документации;

- печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона;

- передаются работникам структурных подразделений администрации под расписку;

- пересылаются другими организациями федеральной службой и спецсвязью;

- рассылаются в несколько адресов согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов.

- передача документов с грифом "ДСП" по незащищенным каналам связи;

- передача документов с грифом "ДСП" другим лицам, кроме исполнителя;

- опубликование документов с грифом "ДСП" в СМИ.

Документы с пометкой "Для служебного пользования" после исполнения в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства группируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.

10.6. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности, производится в структурных подразделениях администрации города по акту (приложение 24).

10.7. За утрату документов с пометкой "Для служебного пользования", разглашение информации ограниченного распространения или нарушение правил работы с документами работники администрации города привлекаются к дисциплинарной ответственности.

11.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в подразделениях администрации города используются гербовые и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других пометок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

11.2. Гербовая печать проставляется на удостоверениях должностных лиц, командировочных удостоверениях, документах к награждению, платежных поручениях и финансовых документах на получение денежных средств, договорах, уставах и положениях, протоколах о порядке капитальных вложений и об изменениях плана, контрактах с руководителями, штатных расписаниях и перечнях изменений в них, в других установленных случаях.

11.3. На копиях постановлений, распоряжений проставляется круглая печать протокольной части управления муниципальной службы. На копиях отпускных документов, писем и командировочных предписаниях (прибыл - убыл) проставляется круглая печать общего отдела администрации города.

При отправке документов через фельдъегерскую связь на пакетах проставляется специальная печать "Для пакетов", на телеграммах - гербовая печать администрации города.

Оттиск печати проставляется на документах в строго определенных местах. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его подлинной подписи.

11.4. Изготовление гербовых и других печатей (штампов) для подразделений администрации города производится административно-хозяйственной частью администрации города с разрешения главы администрации или его заместителей. К представляемому письму (заявлению) руководителя структурного подразделения администрации города прилагается образец (эскиз) печати, согласованный с заместителем главы администрации - руководителем аппарата администрации города и администрации области, который выдает разрешение на их изготовление.

11.5. В администрации города печати и штампы учитываются в специальном журнале у начальника общего отдела администрации города.

11.6. Все печати и штампы хранятся в сейфах или металлических шкафах, чтобы исключить их утерю или хищение.

Не допускается хранения печатей и штампов в рабочих столах, передачи их на хранение лицам, не имеющим на это права.

11.7. Структурные подразделения администрации обеспечивают сохранность печатей и штампов, находящихся в их пользовании.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях администрации города возлагается на их руководителей.

11.8. При смене руководителя структурного подразделения администрации города печати и штампы передаются по акту с соответствующими отметками в журнале учета общего отдела администрации города.

Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы уничтожаются в установленном порядке.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями структурных подразделений администрации города.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты и события, послужившие причиной приказа. Они могут отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть приказа должна начинаться словом ПРИКАЗЫВАЮ.

При подготовке проекта приказа не допускается дублирования ранее изданных приказов и других документов.

До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой.

В случае разногласий между структурными подразделениями по тем или иным пунктам проекта приказа составляется соответствующая справка.

Визирование проекта приказа производится на лицевой стороне последней страницы первого экземпляра.

Приказы подписываются руководителем, имеющим право подписи, а в его отсутствие - заместителем (приложение 14).

Если в проекте приказа имеются приложения, то они оформляются в установленном порядке.

Проекты приказов (кроме приказов по личному составу), как правило, завершаются пунктом о возложении контроля за их исполнением.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции структур администрации города.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые главой администрации (заместителями главы); утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении главы администрации города.

Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке администрации города и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (должностная инструкция главному специалисту).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акт и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями администрации города и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.

Записи во время заседаний, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или общий отдел администрации города и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня после окончания заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

Копии протоколов, повесток дня заседаний и материалов к ним уничтожаются по миновании надобности в них вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части оформляются следующие реквизиты:

- председатель или председательствующий;

- присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

- докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие в себя порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого в повестке дня вопроса и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут добавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в федеральном органе исполнительной власти.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью общего отдела администрации города. Принятые решения доводятся до сведения исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью общего отдела администрации города.

Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке администрации города формата A4 и имеют следующие реквизиты:

наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля заглавными буквами вразрядку полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "Вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочного интервала.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение;

подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает в себя наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем;

гриф (пометка ограничения доступа к документу) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочного интервала и центрируется по отношению к ним (приложение 15).

Доклад - документ, содержащий изложение отдельных вопросов, выводов, положений.

В докладе сообщается о проделанной работе или о состоянии и путях решения какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Доклад может быть отчетным, когда предлагается решить какие-либо назревшие сложные и важные вопросы, требующие глубокого изучения фактического материала, научной и технической аргументации, экономического анализа и всестороннего рассмотрения и обсуждения.

Текст доклада может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов.

Доклад должен иметь подписи или визы составителей или докладчика с указанием даты визирования.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.

Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом.

Акт должен иметь заголовок, в котором указывается название или краткое содержание актируемого факта или события, например: "Проверка финансово-хозяйственной деятельности комитета, сдачи-приема дел".

Текст акта, как правило, состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части акта перечисляются лица, участвующие в актировании, указываются их должности, название организации, где они работают, инициалы и фамилии. В констатирующей части излагаются цели и задачи, существо и характер проделанной работы, фиксируются установленные факты, события.

При необходимости допускается наличие заключительной части акта, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей данный акт.

При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста перед подписями.

Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке или установлении фактов, событий или состояний.

Отдельные виды актов могут утверждаться руководителями организации или руководителем вышестоящего органа.

Извещение о заседании, совещании, конференции - документ, информирующий о предстоящем мероприятии с предложением принять в нем участие.

Текст извещения должен содержать сведения о времени, месте и характере мероприятия, повестке дня или порядке его проведения.

Текст извещения может начинаться с обращения, если оно адресуется конкретному лицу.

В текст извещения может включаться просьба о направлении представителя для участия в каком-либо мероприятии, если извещение адресуется учреждению.

Извещение подписывается руководителем учреждения или председателем коллегиального органа.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Текст докладной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять руководителю и вышестоящему органу в связи с изложенными фактами. Докладные записки, направленные в вышестоящий орган, должны быть подписаны руководителем учреждения и иметь индекс (номер).

План - документ, устанавливающий точный перечень намеченных к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Элементами таблицы являются: номер по порядку; наименование (содержание) мероприятия; исполнитель; срок исполнения; примечание или отметка об исполнении.

Некоторые виды работ требуют составления календарных планов или графиков.

Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение. Если планы работ подписывают руководители нескольких учреждений или структурных подразделений, то подписи располагаются на одном уровне (горизонтально).

Должностная инструкция регламентирует функции, права, обязанности, ответственность работника органа исполнительной власти.

Должностная инструкция включает в себя следующие основные разделы: общие положения, должностные обязанности, права, ответственность.

Должностные инструкции работников органа исполнительной власти утверждаются руководителем этого органа.

Текст должностной инструкции носит характер указаний, содержит четкие формулировки с распорядительными словами: "должен", "имеет право", "не допускается", "запрещается" и т.д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.

Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая).

Каждый работник должен быть ознакомлен со своей должностной инструкцией, при этом на ней ставятся отметка "Ознакомлен", инициалы, фамилия, подпись работника и дата ознакомления.

13.1. Печатание документов аппарата главы администрации производится специалистами (сектор машинописного бюро) общего отдела администрации города, а также непосредственно в структурных подразделениях администрации города с использованием программно-технических средств, компьютерной и машинописной техники при соблюдении требований настоящей Инструкции.

Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные документы печатаются вне очереди.

Порядок выполнения срочных работ определяется начальником общего отдела администрации города по согласованию с исполнителями, передавшими материалы для печатания.

13.2. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации. Особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов, наименований ведомств и организаций, географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые. Печатание производится на одной стороне листа с использованием контрастных красителей синего, фиолетового и черного цветов. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей или исправленные карандашом.

13.3. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре. Вторые и последующие страницы документа должны быть пронумерованы посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

Тексты документов на бланках формата A4 печатаются, как правило, через 1,5 или 2 межстрочных интервала, на бланках A5 - через 1 межстрочный интервал.

14.1. Тиражирование документов аппарата главы администрации города осуществляется общим отделом администрации города, прочих документов - в структурных подразделениях администрации города. Копирование (тиражирование) небольших объемов документов может производиться непосредственно в подразделениях администрации, имеющих множительную технику.

14.2. Копирование постановлений, распоряжений, подписанных главой администрации города или его заместителями, производится согласно адресу рассылки.

14.3. На копирование сдаются только служебные документы и материалы. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.

Учет копируемых документов ведется на основании заказов в журналах установленной формы. Не допускается необоснованного размножения документов, неэкономного расходования бумаги и расходных материалов. Изготовленные копии подлежат учету в установленном порядке.

Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко и контрастно напечатанные. На размножение сдаются первые экземпляры (подлинники) документов.

15.1. Звукозапись мероприятий, проводимых главой администрации города, осуществляется при необходимости пресс-агентством администрации города в диктофонном варианте.

Учет, техническую обработку и хранение фонодокументов обеспечивает пресс-агентство.

15.2. Звукозаписи хранятся в коробках, в специальных хранилищах.

15.3. Расшифровка и распечатка звукозаписи совещаний и заседаний производятся после их завершения в установленные сроки, но не больше 7 дней.

16.1. Телеграммы, телетайпограммы (далее по тексту - телеграмма) составляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

16.2. Телексная связь представляет собой более оперативный способ доставки информации по сравнению с телеграфом.

16.3. Телеграммы, составляемые в организациях, визируются, подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями, предъявляемыми к письмам. Первый экземпляр телеграммы передается в отделение связи, телеграф.

Телеграмма должна быть написана ручкой или напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге.

16.4. В телеграммах содержатся следующие реквизиты:

- указание на категорию телеграммы;

- отметка о виде телеграммы;

- телеграфный адрес получателя, полный или условный;

- текст - содержание телеграммы;

- регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации;

- адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Категория и вид телеграммы проставляются исполнителем и указываются перед адресом.

Адрес телеграммы печатается отдельной строкой. Адресом телеграммы может быть полный почтовый адрес получателя, его условный или полный телеграфный адрес. Далее могут указываться должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресована частному лицу.

При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилагается список рассылки, который составляет и подписывает исполнитель.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание, с сокращенными обозначениями знаков препинания.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами.

Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений. Вставки в тексте делать нельзя.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца.

В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.

Регистрационный номер, адрес и наименование отправителя проставляются в нижней части телеграммы под чертой, где указываются полный почтовый адрес отправителя, наименование организации, должность, фамилия, инициалы составителя телеграммы и, при необходимости, номер телефона.

16.5. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах. Требования к тексту, оформлению и написанию реквизитов телекса (адресата, текста, подписи, номера, наименования и адреса отправителя) аналогичны требованиям, предъявляемым к телеграммам.

Телекс заканчивается знаком "+", если конец сообщения неясен. Знаком "++" заканчиваются последние сообщения. Знак "+?" в конце телекса обозначает ожидание ответа или нового сообщения.

16.6. Подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журнале установленной формы (приложение 16) без проставления регистрационного штампа.

16.7. Поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы с проставлением регистрационного штампа, передаются главе администрации или структурным подразделениям в день их приема, срочные - немедленно (приложение 17).

Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за исполнением факсограмм осуществляется так же, как за исполнением входящих документов.

16.8. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях администрации, осуществляется их руководителями.

Электронная почта (далее - ЭП) предназначена для передачи служебной информации с помощью программно-аппаратного комплекса (компьютер, телекоммуникационные средства, специализированное программное обеспечение) через локальные и глобальные телекоммуникационные сети. Получение электронной почты возложено на комитет по информационным ресурсам и телекоммуникациям. Регистрацию и контроль за прохождением и исполнением осуществляет общий отдел администрации города.

Отправку документов по электронной почте осуществляет комитет по информационным ресурсам и телекоммуникациям с дискет.

18.1. В администрации города организация централизованного учета и контроль за своевременным рассмотрением письменных и устных обращений граждан (физических лиц - глава 3 Гражданского кодекса РФ гражданские (физические лица)) осуществляются приемной по обращениям граждан в соответствии с действующим законодательством (приложение 18).

18.2. Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются в приемной по обращениям граждан. При этом на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу проставляется штамп приемной по обращениям граждан с указанием регистрационного номера и даты поступления заявления, после чего Ф.И.О. адрес заявителя, краткое содержание заявления, регистрационный номер и дата поступления заявления заносятся в компьютер.

Анонимные письма рассмотрению не подлежат.

18.3. В подразделениях городской администрации предложения, заявления и жалобы граждан учитываются в делопроизводстве подразделений.

18.4. Переадресовка заявлений граждан из одного подразделения администрации города в другое осуществляется через приемную по обращениям граждан.

18.5. После регистрации в приемной по обращениям граждан предложения, заявления и жалобы граждан с сопроводительной аннотацией передаются главе администрации города. С резолюцией главы администрации города заявления граждан возвращаются в приемную по обращениям граждан, где резолюция главы администрации города заносится в компьютер, сроки исполнения документов ставятся на контроль, после чего заявления граждан направляются исполнителям.

18.6. За пять дней до окончания срока исполнения документов приемная по обращениям граждан напоминает исполнителям (направляет компьютерные распечатки) о контрольных датах исполнения документов.

18.7. Каждое очередное заявление, поступающее в приемную по обращениям граждан от одного и того же заявителя, регистрируется под номером первого заявления с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (400/1, 400/2, 400/3).

18.8. Конверты к заявлениям граждан сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить Ф.И.О. адрес отправителя, а также в других необходимых случаях.

18.9. Предложения, заявления и жалобы граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня их регистрации в приемной по обращениям граждан, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не более 15 дней. В отдельных случаях срок рассмотрения заявлений может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на один месяц, о чем исполнитель уведомляет заявителя. Заявления военнослужащих и членов их семей рассматриваются безотлагательно, но не более 7 дней, в отдельных случаях сроки могут быть продлены, но не более чем на 15 дней.

Если вопросы, поставленные в заявлении, не относятся к ведению того подразделения, куда оно направлено, тогда заявление должно быть безотлагательно переадресовано через приемную по обращениям граждан.

Обращения депутатов Государственной Думы и Федерального Собрания РФ рассматриваются безотлагательно, при необходимости проведения проверки необходимо сообщить об этом депутату в трехдневный срок, окончательный ответ представляется не позднее чем через 20 дней.

Обращения депутатов Смоленской областной Думы и Смоленского городского Совета рассматриваются в двухдневный срок, при необходимости проведения проверки необходимо сообщить об этом депутату в трехдневный срок, окончательный ответ представляется не позднее чем через 30 дней.

18.10. Запрещается направлять жалобы граждан для рассмотрения тем должностным лицам, действия которых обжалуются.

18.11. Контроль за своевременным рассмотрением предложений, заявлений и жалоб граждан возлагается на руководителей тех подразделений, куда направлены заявления граждан. Руководители подразделений обязаны обеспечивать своевременное и полное рассмотрение заявлений граждан по существу в соответствии с действующим законодательством.

18.12. Специалисты приемной по обращениям граждан организуют личный прием граждан руководителями администрации города. Прием граждан ведется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, согласно распорядку приема граждан.

Во время личного приема граждан ведется журнал регистрации приема граждан (приложение 19). Заявления, переданные гражданами руководителям администрации города на личном приеме, регистрируются и контролируются в установленном порядке.

18.13. Предложения, заявления и жалобы граждан, а также документы, связанные с их рассмотрением, должны быть возвращены в приемную по обращениям граждан, где они формируются в дела и хранятся в течение пяти лет.

18.14. Ответы на заявления, предложения и жалобы граждан за подписью главы администрации и его заместителей регистрируются приемной по обращениям граждан.

18.15. Заявления, предложения и жалобы граждан считаются исполненными, если решены все поставленные в них вопросы и даны ответы заявителям.

18.16. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, учреждениях и организациях ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специально назначенных для этого должностных лиц.

18.17. Специалисты приемной по обращениям граждан систематически анализируют и обобщают предложения, заявления и жалобы граждан, один раз в месяц представляют аналитические справки руководителям администрации города и области (приложения 20, 21).

19.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заведенных в подразделениях, с указанием сроков их хранения.

19.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, временного (5 лет и более) и долговременного (свыше 10 лет) хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений администрации города, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов. Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

19.3. Каждое дело имеет индекс, заголовок и срок хранения. Индекс состоит из индекса подразделения администрации и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения: 6/36; 7/5.

19.4. Номенклатура дел администрации города разрабатывается до 1 ноября текущего года на следующий календарный год и согласовывается с городским архивом, утверждается заместителем главы администрации города (приложение 22).

19.5. Вновь созданное подразделение администрации в месячный срок разрабатывает и согласовывает с городским архивом номенклатуру дел подразделения, которую утверждает руководитель аппарата главы администрации города. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения администрации получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

19.6. В течение года по согласованию с городским архивом в утвержденную сводную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения. Сводная номенклатура дел администрации в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

19.7. Законченные делопроизводством документы в 15-дневный срок сдаются исполнителем работникам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации города. Они формируют их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел при методической помощи и под контролем архива.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Сроки хранения документов определяются исполнителями в соответствии с номенклатурой дел и перечнями документов с указанием сроков хранения.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (5 лет и более), долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку или переплет в дела (приложение 23);

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительного листа дела (приложение 24);

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела по номенклатуре, заголовка дела, даты дела и др.).

19.8. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:

- в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с номенклатурой дел;

- все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

- в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- документы постоянного, временного и долговременного сроков хранения формируются в дело раздельно.

Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "том 1", "том 2" и т.д.

19.9. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения.

Экспертиза проводится постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК), состав которой утверждается заместителем главы администрации города.

19.10. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного, временного (5 лет и более) и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и "до минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в подразделении; выделение к уничтожению документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно уточняются действующая номенклатура дел, сроки хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, проверяется соблюдение правил оформления документов и формирования дел.

Отбор документов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики и документы с временными сроками хранения.

В своей деятельности постоянно действующая экспертная комиссия руководствуется основными правилами работы ведомственных архивов, введенными в действие Приказом Главархива СССР N 263 от 05.09.85.

19.11. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного и долговременного хранения, а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению (приложение 25).

Документы, не подлежащие сдаче в архив, и дела трехлетнего и годичного сроков хранения уничтожаются в подразделении администрации по акту (приложение 26), который утверждается руководителем структурного подразделения и хранится постоянно.

19.12. Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться и сжигаться после утверждения описей дел постоянного хранения.

Подшивка дел постоянного, временного и долговременного сроков хранения производится только после проведения экспертизы ценности документов.

19.13. В дело подшиваются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При их отсутствии на документе делается запись об их местонахождении.

19.14. Документы внутри дела располагаются по хронологии (входящие - по дате поступления, исходящие - по дате отправления).

Протоколы в деле располагаются по хронологии и по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

19.15. Дела переписки группируются по тематике за период одного календарного года и систематизируются по хронологии; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Дела временного срока хранения не подшиваются, листы дела не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях, заверительная подпись не составляется.

Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет, нумерацию листов, составление заверительной подписи по образцу заверительного листа дела (приложение 24), составление внутренней описи документов дела, оформление реквизитов обложки.

Заголовок дела должен отражать основное содержание находящихся в нем документов. Не допускается употребления в заголовке придаточных предложений, причастных и деепричастных оборотов, а также сокращенных слов. За основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел.

19.16. Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- краткое содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на запрет снятия копий с документов дела.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию (доклады, письма), являются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.п. то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Документы в деле нумеруются при передаче его в архив. Документы нумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу.

19.17. Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа. Документы с собственной нумерацией, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

19.18. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу.

19.19. Каждое дело заканчивается заверительным листом установленной формы (приложение 24).

В заверительном листе дела постоянного срока хранения цифрами и прописью указываются фактическое количество листов в данном деле, количество листов внутренней описи и графические особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.), ставятся дата, должность и подпись работника (с расшифровкой), сформировавшего дело. Остальные реквизиты заверительного листа заполняются работниками архива.

19.20. На завершенные дела постоянного, временного и долговременного сроков хранения в канцелярии администрации ежегодно составляются описи. Методическую помощь в проведении этой работы оказывает архив.

19.21. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного и долговременного сроков хранения.

Дела включаются в описи в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел подразделения администрации. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками или нескольких томов пишется полностью заголовок первого дела, а на остальных однородных делах подписывается "То же", другие реквизиты указываются полностью.

Графа описи дел "Примечание" используется для проставления отметок об особенностях физического состояния, о наличии копий и т.д.

19.22. На документы постоянного срока хранения составляется единая опись, состоящая из годовых разделов, в четырех экземплярах.

На документы долговременного срока хранения составляется опись в трех экземплярах.

На документы временного срока хранения составляется опись в двух экземплярах.

Первый экземпляр остается в архиве, а второй хранится в подразделении администрации в течение трех лет со дня передачи документов.

При передаче дел в архив на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи работников подразделения администрации и архива, осуществивших прием-передачу дел, указывается дата.

19.23. Вместе с делами подразделений администрации в архив передаются учетно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

19.24. С момента заведения и до передачи в архив администрации дела хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях администрации.

19.25. Руководители структурных подразделений администрации и работники службы делопроизводства ответственны за сохранность документов и дел.

19.26. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, в запирающихся шкафах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой имеется в структурном подразделении.

На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре, годы и сроки хранения.

Хранить документы в неприспособленных шкафах и в рабочих зонах запрещается.

19.27. К каждому делу оформляется справка о выдаче документов (приложение 27), в которой при ознакомлении с делом должна делаться соответствующая отметка, включающая в себя дату, должность и фамилию ознакомившегося, а также перечень документов, с какими он был ознакомлен.

19.28. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения главы администрации или его заместителей с обязательно оставленной в деле заверенной копией документа и актом об изъятии подлинника.

19.29. Дела и копии документов, хранящиеся в городском архиве и ведомственных архивах подразделений (где они есть), предоставляются сотрудникам администрации для работы в помещении архива или под расписку во временное пользование (не более одного месяца) вне архива.

Работники администрации города несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и неразглашение содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел запрещается.

При увольнении работник администрации города обязан сдать в архив находящиеся у него во временном пользовании документы.

19.30. Подлинники постановлений и распоряжений руководства администрации города не выдаются.

19.31. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурном подразделении администрации, при увольнении или переводе на другую работу сдают по акту вновь назначенному работнику все имеющиеся у них дела, документы, книги регистрации дел, картотеки.

20.1. Справки должностным лицам структурных подразделений администрации города, органов местного самоуправления выдаются в необходимых случаях общим отделом администрации города по указанию начальника данного отдела и ограничены следующим кругом вопросов:

- о документах, поступивших на имя главы администрации города;

- об изданных постановлениях и распоряжениях главы администрации города;

- об изданных распоряжениях заместителей главы администрации города;

- о поручениях главы администрации города должностным лицам;

- о проведенных и готовящихся совещаниях и заседаниях под председательством главы администрации города.

20.2. Справки по отдельным вопросам работы с документами в структурных подразделениях администрации города выдаются службами делопроизводства этих подразделений.