Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 15 октября 2012 г.

Е.В. Орлова, директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо»

Формальность, отнимающая время и силы, — именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы. Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий. На самом же деле они используются не только для этого. Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать.

Прежде всего, все записки — это информационно-справочные документы для оперативного управления. С их помощью происходит обмен информацией внутри компании (например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением). Информация в записках не содержит распоряжений, но может стать основанием для принятия какого-то управленческого решения, а может быть только принята к сведению.

Но написать их совсем непросто. Ведь ни определения понятий, ни правил составления записок нет в нормативных правовых актах. Попробуем их сформулировать сами.

Для наглядности покажем основные отличия в таблице.

• информирует о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе;
• содержит выводы и предложения составителя

• <или> информирует о необходимости решения оперативных вопросов. При этом не надо включать в записку вопросы, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления;
• <или> содержит запрос, информацию по запросу, уточнение задания, разъяснение, просьбу, предложение

Объясняет причины какого-либо события, факта, поступка, происшествия, в том числе нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений, отступлений от установленных правил работы, возникновения внештатных ситуаций (авария, ДТП, кража и пр.).
При желании письменные объяснения, которые требуется составлять для наложения на работника дисциплинарного взыскания, также могут быть оформлены как объяснительные записки (ст. 192. ч. 1 ст. 193 ТК РФ ; Письмо Роструда от 01.06.2011 № 1493-6-1 )

• <или> от работника к руководителю отдела;
• <или> от руководителя отдела к руководителю компании;
• <или> от руководителя филиала к руководителю головного подразделения

Переписка между руководителями или работниками одного уровня управления, не подчиненными друг другу по должности, по вопросам, входящим в их компетенцию

Объяснение (пояснение) нижестоящего должностного лица вышестоящему

Виды записок по назначению

• <или> инициирующие принятие решения;
• <или> чисто информативные;
• <или> отчетные

• <или> объясняющие действия конкретного работника (подразделения);
• <или> описывающие какое-либо событие

I раздел — изложение причин, фактов или событий, послуживших поводом для ее написания;
II раздел — при необходимости — анализ сложившейся ситуации и приведение возможных вариантов решения проблемы;
III раздел — описание конкретных выводов, мнений, просьб или предложений о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять

I раздел — изложение фактов, послуживших поводом к ее написанию;
II раздел — описание причин, объясняющих сложившуюся ситуацию.
Не содержит выводов и предложений

Виды записок по степени доступности

• <или> открытый документ;
• <или> конфиденциальный документ

Предложение о премировании конкретного работника

Информация в службу охраны о необходимости пропуска в здание работников, которые будут работать в выходной день

Объяснение в производственно-технический отдел о причинах перерасхода основных материалов против производственных норм (приложение к форме № М-29) (утв. Инструкцией ЦСУ СССР от 24.11.82 № 613 )

В некоторых случаях какая-либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ ), например:

• служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами, и списать расходы единовременно (Постановление ФАС МО от 16.03.2012 № А40-100845/10-4-498 );
• для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора (вместо одометра) и признания расходов на топливо нужна докладная записка начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометра (п. 1 ст. 252. подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ). На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показаний (Письмо ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 );
• объяснительная записка может пригодиться:

• <или> для получения вычета по НДФЛ на ребенка (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ ), если с прежнего места работы нет справки 2-НДФЛ. Когда человек долгое время не работал и устраивается на работу вновь, нужна его объяснительная об отсутствии доходов, трудовая книжка и письменное заявление на вычеты (Письмо ФНС от 30.07.2009 № 3-5-04/1133@ );
• <или> для решения вопроса оплаты стоимости проезда в отпуск. Если работник проводит его в нескольких местах или следует через пункты остановки проездом, нужна объяснительная записка работника и его проездные документы (Письмо Минздравсоцразвития от 20.02.2009 № 194-13 ).

Понятно, что если записка является первичным документом, то она должна содержать все реквизиты такого документа (п. 2 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ ).

Многим сотрудникам написание записок дается с трудом, ведь это непривычная для них работа. Чтобы облегчить задачу, предусмотрите правила составления, а также бланки записок в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству, и ознакомьте работников с ней. Фрагмент инструкции может выглядеть, например, так.

Утверждена приказом по ООО «Альфа»
от 27.12.2011 № 123

4.10. Записки (докладные, служебные, объяснительные)

4.10.4. Каждая записка составляется с указанием следующих реквизитов:

• наименование структурного подразделения — составителя записки;
• наименование вида документа — докладная, служебная или объяснительная записка;
• дата документа — дата подписания (арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год);
• адресат — ф. и. о. и должность лица, кому адресована записка (в дательном падеже);
• заголовок к тексту, который должен начинаться предлогом «О» или «Об»;
• отметка о наличии приложения (если оно есть), например: «Приложение: в 1 экз. на 3 л.»;
• подпись составителя (должность составителя; личная подпись и ее расшифровка (ф. и. о.)).

4.10.5. Текст пишется от первого лица в единственном числе.

В тексте записки не должно быть приветствий и завершающих пожеланий.

Рекомендуется заканчивать текст словами «Считаю. (необходимым, целесообразным и т. д.)», «Предлагаю. », «Прошу. (выделить, направить и т. п. или сделать необходимые выводы)».

4.10.6. Бланки форм докладной, служебной и объяснительной записок приведены в приложениях № 15, 16, 17 к Инструкции.

Когда сотруднику понадобится написать записку, дайте ему готовый бланк, а лучше образец. Приведем примеры оформления разных записок.

Генеральному директору
ООО «Альфа»
И.И. Стасову

Начальнику отдела кадров
С.В. Климовой
Причины, указанные в объяснительной,
признать неуважительными.
Применить дисциплинарное взыскание
в форме замечания к Т.И. Богдановой

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
от 30.08.2012 № 12

О причинах утраты оригинала ГТД

Утрата 29.08.2012 оригинала ГТД на поставку по Контракту с Bonduelle, France, от 20.04.2012 № 0007/5 партии зеленого горошка (Таможенный пост Гатчинский) произошла при ксерокопировании этого документа.

Офисный копир не предназначен для автоматического копирования документов малой плотности бумаги. Оригинал ГТД, имеющий плотность кальки, автоматически копировался в комплекте с другими документами, имеющими более высокую плотность бумаги. В результате произошло замятие и зажатие оригинала ГТД между валиками копира. При попытке его извлечь документ был разорван на мелкие, невосполнимые и нечитаемые части.

Документоведение и делопроизводство - Инструкция по делопроизводству

Шпаргалки на телефон — незаменимая вещь при сдаче экзаменов, подготовке к контрольным работам и т.д. Благодаря нашему сервису вы получаете возможность скачать на телефон шпаргалки по документоведению и делопроизводству. Все шпаргалки представлены в популярных форматах fb2, txt, ePub. html, а также существует версия java шпаргалки в виде удобного приложения для мобильного телефона, которые можно скачать за символическую плату. Достаточно скачать шпаргалки по документоведению и делопроизводству — и никакой экзамен вам не страшен!

Если приложение не запускается на вашем телефоне — воспользуйтесь этой формой .

Следующий вопрос »

В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций в Основных положениях ГСДОУ

Инструкция по делопроизводству – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Инструкции разрабатываются на основе типовой, составляются с учетом специфики работы в организации. Основой для их составления являются типовые инструкции и действующие государственные нормативно-методические документы.

Структура текста инструкции не регламентирована. Обычно инструкции содержат общие положения, тематические разделы, приложения и состоят из следующих разделов.

Раздел 1 "Общие положения" устанавливает:

сферу распространения инструкции;

ответственность за ее несоблюдение;

подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и работу с документами в организации и в структурных подразделениях;

Тематические разделы, как правило, начинаются с. Правил составления и оформления документов, где определяются:

виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

общие правила подготовки и оформления документов;

правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

порядок изготовления и размножения документов;

правила оформления и заверения копий и приложений;

порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;

порядок работы исполнителей с документами. Содержание этого раздела может быть расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа.

Раздел 2 "Документооборот" включает:

порядок приема, обработки, распределения входящих документов;

правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;

основные инстанции движения документов;

порядок подготовки и отправки исходящих документов;

порядок учета объема документооборота.

В разделе 3 "Регистрация документов" устанавливается:

порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;

формы и методы регистрации;

правила индексации документов.

Раздел 4 "Организация справочной работы" включает:

принципы построения информационно-справочной работы в организации;

описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);

порядок систематизации и классификации справочной информации;

технологию информационно-поисковой работы.

В разделе 5 "Контроль за исполнением документов" устанавливаются:

категории документов, подлежащих обязательному контролю;

порядок их постановки на контроль;

технология ведения контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);

типовые сроки исполнения;

порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;

порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел 6 "Оперативное хранение документов" устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов, а также содержит:

правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации;

правила формирования в дела отдельных категорий документов;

порядок разработки и использования номенклатуры дел;

порядок систематизации и индексации дел.

В раздел 7 "Подготовка документов к сдаче в архив" включают:

порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения или уничтожения);

правила подготовки дел к хранению;

требования к описанию и оформлению дел;

порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции могут содержаться разделы по работе с обращениями граждан, с документами ограниченной сферы распространения, по техническому обеспечению подготовки документов.

К инструкции необходимо составить приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов перечни сроков исполнения документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Цель инструкции - отразить весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.

Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива и юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого все работники организации должны составлять и оформлять документы.

• . и делопроизводство - Инструкцияподелопроизводству
  Инструкцияподелопроизводству – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации.
  
  
• Документоведение и делопроизводство - Нормативная регламентация.
  Инструкцияподелопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации.
  
  
• Шпаргалки по документоведению и делопроизводству
  Инструкцияподелопроизводству – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с док. подробнее ».
  
  
• Документоведение и делопроизводство - Функции структурных.
  Инструкцияподелопроизводству. Инструкцияподелопроизводству – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы.
  
  
• Шпаргалки по документоведению и делопроизводству
  Инструкцияподелопроизводству – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с док. подробнее ».
  
  
• Документоведение и делопроизводство - Задачи и функции службы.
  Методические функции, выполняемые службой ДОУ: - разработка номенклатуры дел организации, инструкцииподелопроизводству.
  
  
• Документоведение и делопроизводство - Организационные формы работы.
  Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкцииподелопроизводству.
  
  
• Документоведение и делопроизводство - Назвать виды организационных.
  Главная / Документоведение и делопроизводство / Шпоры поделопроизводству и
  На каждого работника учреждения (организации) составляется должностная инструкция.
  
  
• Документоведение и делопроизводство - Нормативно-методические.
  (ГСДОУ), Типовая инструкцияподелопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; Основные правила работы архивов организаций.
  
  
• Документоведение и делопроизводство - Типовые организационные.
  - отдел писем (отдел по работе с обращениями граждан) ведет все делопроизводство по обращениям граждан
  
  

Как составить инструкцию по делопроизводству?

На сегодняшний день делопроизводство – это деятельность по управлению документами: административными, кадровыми, финансовыми и т.д. Для регламентации данного процесса необходимо создать инструкцию по делопроизводству. А для того, чтобы начать работу по составлению инструкции по делопроизводству, нужно понять, с какой целью составляется этот документ и какие позиции он должен включать. На эти вопросы дает ответ Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

ЕГСД установила, что «инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении (группе учреждений) с учетом условий и специфики его деятельности.

К инструкции по делопроизводству прилагаются формы и образцы применяемых в учреждении документов, учетно-регистрационные формы (регистрационные карточки, номенклатуры дел, описи и т. п.), справочно-методический материал (классификаторы документов; перечень документов, не подлежащих регистрации; схемы документооборота и т.д.). Из данного определения необходимо уяснить, что инструкция по делопроизводству:

• это нормативный документ или локальный нормативный акт, обязательный для применения всеми работниками фирмы;
• устанавливает правила документирования (состав документов и правила их оформления);
• устанавливает правила организации работы с документами (документооборот, регистрацию, контроль за сроками исполнения, составление и ведение номенклатуры дел, организацию текущего хранения документов, экспертизу ценности документов и передачу документов в архив организации);
• должна составляться с учетом специфики деятельности конкретной фирмы;
• должна содержать приложения (образцы бланков, организационно-распорядительных документов, регистрационных форм, перечень нерегистрируемых документов, формы номенклатуры дел, описи, акт о выделении дел к уничтожению и др.).

Приложения нужны, прежде всего, для того, чтобы работники фирмы могли самостоятельно готовить проекты документов, не отрывая секретаря от работы вопросами, на которые есть ответ в инструкции по делопроизводству.

Из сказанного можно дать современное определение инструкции по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) – основной локальный нормативный акт, регламентирующий документирование и организацию работы с документами в конкретной организации c учетом ее специфики. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Цель инструкции – отразить весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.

Основанием для разработки инструкции по делопроизводству служит приказ руководителя организации. Например:

Открытое акционерное общество «Лагуна»

О разработке инструкции по делопроизводству

В связи с производственной необходимостью

1. Секретарю Ромашиной А.Л. разработать инструкцию по делопроизводству к 01.03.2013.
2. Контроль за исполнением приказа возложить на зам. генерального директора Мартынова Л.Р.

Генеральный директор Сухов Т.К. Сухов

Зам. генерального директора

Мартынов Л. Р. Мартынов

Как создать Инструкцию по кадровому делопроизводству

Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.

Прием на работу, предоставление отпуска, увольнение, перевод - чем только ни приходится заниматься кадровику в течение рабочего дня. И каждый раз нужно быстро сориентироваться - какие документы и как оформить, в какой срок и кого с ними ознакомить, кому передать копии. Времени на раздумье никто не дает.

Согласитесь, вот было бы здорово, если бы все ситуации были стандартными, а формы документов - унифицированными? Но. Закон подробно прописывает только две процедуры - прием и увольнение, а унифицированных форм кадровых приказов всего-навсего шесть. Хоть плачь.
Но, как говорится, спасение утопающих - дело рук самих утопающих. А значит, почему бы нам не регламентировать все самостоятельно? И формы документов на все случаи жизни придумать, и кто за что отвечает прописать?
О том, как такой «волшебный» документ составить, оформить и утвердить, расскажет нам тот, кто на 100% знает, как.

Создание такого локального нормативного акта, как Инструкция по кадровому делопроизводству (далее - Инструкция), - дело ответственное и непростое. Но, поверьте, оно еще и очень интересное. Поэтому скучать вам не придется точно, а разобраться со сложными вопросами мы поможем.

Инструкция по кадровому делопроизводству – основной документ, определяющий порядок работы с кадровой документацией

Итак, наша цель - создание инструкции, с помощью которой мы будем легко справляться с рутинными делами и сможем принимать решения в нестандартных ситуациях. С чего начать? Определить, какие документы мы будем разрабатывать. Потому что кроме самой Инструкции могут понадобиться и другие документы.

Работа с документами кадровой службы включает основные процедуры:
• создание документов;
• обработка документов;
• хранение документов.

Каждая из этих процедур может быть регламентирована в следующих нормативно-методических документах:
• Табель форм кадровых документов (далее - Табель форм);
• Альбом форм кадровых документов (далее - Альбом форм);
• Сборник типовых и трафаретных текстов кадровых документов (далее - Сборник текстов);
• График документооборота отдела кадров (далее - График документооборота).

Реквизиты документа - отдельные надписи, являющиеся обязательными элементами оформления официальных документов.

Реквизиты влияют на юридическую силу документа, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативными актами. Правила оформления отдельных реквизитов одинаковы для разных видов организационно-распорядительных документов.

Некоторые реквизиты являются обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы.

К абсолютно обязательным реквизитам относятся:
• наименование организации;
• дата документа;
• текст;
• подпись.

Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы:
• справочные данные об организации;
• адресат;
• отметка об исполнителе. Для приказов:
• наименование вида документа;
• место его издания.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например, наименование вида документа) или длительное время (например, наименование организации, справочные данные об организации). Однако многие реквизиты не могут быть постоянными, являются переменными и меняются полностью или частично (например, дата документа, заголовок к тексту, текст).

Некоторые реквизиты, не влияя на юридическую силу документа, тем не менее, выполняют важные функции информационного характера, например показывают, кто из работников организации составлял уведомление о введении в организации неполного рабочего времени, подписанное руководителем организации и отправленное в органы службы занятости населения.

Такие реквизиты документа называют отметками, например отметка о контроле, отметка об исполнителе и др.

Состав реквизитов организационно-распорядительной документации, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе бумаги установлены ГОСТ Р 6,30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Требования этого стандарта являются рекомендательными, однако их следует придерживаться при оформлении документов по личному составу, имеющих длительный срок хранения.

Процедуры работы с кадровыми документами связаны между собой, и методические документы, разработанные для их регламентации, как правило, являются приложением к Инструкции. Именно в Инструкции отражается их значение, взаимосвязь и порядок применения. Таким образом, Инструкция по кадровому делопроизводству - это основной документ, определяющий порядок работы с кадровой документацией. Но зачем, спросите вы, нужны остальные упомянутые нами документы? Не будет ли это лишней бумажной волокитой? Нет! Нет! И еще раз нет! В работе отдела кадров эти документы крайне важны.

Содержание Табеля форм поможет ответить на вопрос: какие кадровые документы могут быть созданы в вашей организации? В нем вы сможете определить необходимое и достаточное количество документов для грамотного и юридически верного оформления любых ситуаций, которые только могут возникнуть в вашей работе. Согласитесь, это очень удобно.

Например, работник принес медицинское заключение, в соответствии с которым его необходимо перевести на другую работу на определенный срок. Открываем Табель форм - смотрим, какие документы должны быть созданы для оформления этой ситуации. Допустим, это: заявление работника с приложенным медицинским заключением; предложение о временном переводе на другую работу, не противопоказанную работнику по состоянию здоровья; дополнительное соглашение к трудовому договору работника; приказ о временном переводе на другую работу.

А о том, в какой форме должны создаваться необходимые для той или иной ситуации документы, мы узнаем из Альбома форм. Так, приказ о переводе на другую работу имеет унифицированную форму, здесь «помощь» Альбома форм нам не потребуется. А вот при создании документов, оформление которых не предусмотрено нормативными актами, как, например, предложение о переводе и дополнительное соглашение к трудовому договору, кадровики сталкиваются с определенными трудностями. Например, много времени занимает решение вопроса о том, какие реквизиты придают тому или иному документу юридическую силу. Велика вероятность о чем-то забыть.

Предусматривать в локальном нормативном акте положения, которые изменяют правила, установленные законом, или противоречат им

Но если у вас под рукой Альбом форм, в котором содержатся образцы всех документов, с созданием которых вы сталкиваетесь в своей работе, - это, во-первых, экономит время, а во-вторых, позволяет даже в сложных ситуациях оформлять «идеальные» документы, которые не стыдно предъявить инспектору ГИТ при проверке.

Итак, у нас есть перечень необходимых документов, разработаны их формы. Самое время озаботиться содержанием. Чего только не встретишь в текстах документов по личному составу! Формулировки - от смешных до незаконных. И «приказываю сменить фамилию с Ивановой на Петрову», и «прошу считать меня уволенным». Быстро и качественно составить документы по кадровым вопросам поможет Сборник типовых и трафаретных текстов кадровых документов.

Типовые тексты, как правило, разрабатываются для многостраничных документов, например договоров. Трафаретные тексты составляются для небольших по объему документов, многократно создаваемых в кадровой службе.

В примере, который мы рассматривали выше, работник собирается оформить заявление о временном переводе на другую работу. Вы можете помочь ему составить этот документ, показав форму заявления и трафаретный текст.

Таким образом, Табель форм, Альбом форм и Сборник текстов помогают грамотно и быстро составлять и оформлять документы по личному составу. Однако после составления проекта документамогут возникнуть вопросы, связанные с последующими процедурами.

Кто подписывает документ, сколько копий документа нужно сделать и кому их передать, нужно ли знакомить под роспись работника с документом - на эти вопросы поможет ответить График документооборота отдела кадров.

В Графике документооборота могут найти отражение следующие технологические процедуры обработки документа:
• согласование и доработка проекта документа;
• подписание и при необходимости утверждение документа;
• регистрация документа;
• контроль исполнения документа;
• формирование исполненных документов в дела;
• хранение дел.

В Графике документооборота показаны все действия, осуществляемые в процессе работы с документом, указаны их исполнители и приведены необходимые характеристики выполняемых процедур. Фактически График документооборота позволяет проследить весь «жизненный цикл» документа: от создания до оформления на хранение.

Также с помощью Графика документооборота вы сможете контролировать соблюдение сроков, предусмотренных для совершения тех или иных кадровых действий. Например, с приказом о приеме на работу работник должен быть под роспись ознакомлен в 3-дневный срок со дня фактического начала работы.

Итак, мы определили состав нормативно-методических документов по кадровому делопроизводству. Какие из этих документов разрабатывать и утверждать в вашей организации - решать вам. Идеальный вариант - если кадровик в своем распоряжении имеет все эти методические документы.

Инструкция и приложения к ней разрабатываются и утверждаются по общим правилам разработки и утверждения локальных нормативных актов. Посмотрим, что это за правила.

Инструкция по кадровому делопроизводству - это основной локальный нормативный акт в сфере работы с кадровыми документами. В этом документе закрепляются все положения, связанные с подготовкой, обработкой, хранением и поиском документов по личному составу.

Так как в положениях этого документа затрагиваются вопросы трудового права, посмотрим, что говорит про создание локальных нормативных актов Трудовой кодекс РФ (далее - ТК РФ).

Согласно Кодексу работодатели (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ст. 8 ТК РФem.).

В первую очередь необходимо определиться с компетенцией работодателя в установлении порядка работы с кадровой документацией.

Нормы Инструкции затрагивают такие кадровые процедуры, которые недостаточно регламентированы законом или вообще им не предусмотрены.

В локальных нормативных актах ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями.

Например, законом не предусмотрен порядок оформления отстранения работника от работы, сроки ознакомления работника с приказом о переводе на другую работу и др. Однако каждый работодатель, учитывая специфику своей деятельности, может предусмотреть и особенности процедуры отстранения работников от работы, и сроки ознакомления работников с теми или иными документами.

Следует помнить, что, прописывая такие процедуры в локальном акте, нельзя изменять требования закона или устанавливать положения, противоречащие им. Работодатель, предусматривая те или иные особенности процедуры оформления кадровых документов, может лишь уточнять положения закона.

Но даже в тех случаях, когда в законе не предусмотрено то или иное положение, устанавливать собственные правила следует очень аккуратно. При этом можно применять нормы закона по аналогии.

Например, ч. 1 ст. 67 ТК РФ предусматривает, что получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Это же правило по аналогии можно применять при оформлении дополнительного соглашения к трудовому договору, закрепив соответствующие положения в Инструкции.

После того, как вы определитесь с составом документов по кадровому делопроизводству, которые необходимо разработать, нужно запланировать этот процесс, в частности:

1. Определить сроки разработки документов. Этот процесс может занять достаточно продолжительное время, до нескольких месяцев.

2. Определить лиц, ответственных за разработку. Несомненно, разработкой Инструкции по кадровому делопроизводству должны заниматься работники кадровой службы, поскольку именно они знают всю специфику кадровых документов и процедур. Нелишним будет привлечь к составлению проекта этого документа специалиста в сфере работы с документами (работников канцелярии, архива).

Согласуйте проекты документов по кадровому делопроизводству со специалистами бухгалтерии и юридической службы

3. Определить состав нормативных правовых актов, на основании которых разрабатываются документы, регламентирующие работу с кадровыми документами.

В этот перечень, безусловно, войдут: ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», нормативные документы, регламентирующие работу с трудовыми книжками, документы, устанавливающие порядок работы с документами и хранения документов (ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Основные правила работы архивов организаций и др.) и т. д.

4. Определить лиц, с которыми необходимо согласовать проекты документов.

Состав таких лиц устанавливается самостоятельно работодателем. При этом следует учесть, что согласование проектов не является обязательным. Для придания юридической силы документам оно не требуется. Но проведение процедуры согласования желательно для совершенствования их содержания и приведения в соответствие с нормами действующего законодательства.

5. Определить лиц, ответственных за оформление документов.

За оформление документации, как правило, отвечает служба документаци-онного обеспечения управления (канцелярия, секретариат и т. д.). Но в сложившейся практике ответственность за оформление Инструкции может быть возложена на работника кадровой службы.

Завершить планирование процесса желательно приказом о разработке нормативно-методических документов по кадровому делопроизводству (пример ).

Далее необходимо определить содержание и структуру текста разрабатываемых документов. Но об этом мы поговорим в следующий раз.

При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями «Не согласен», «Возражаю», «Замечания прилагаются» и т. п.

При наличии у визирующего нескольких замечаний, как правило, оформляется приложение к документу: замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Что делать, если вы получили проект Инструкции с замечаниями? Вам необходимо внимательно изучить замечания, которые были сделаны при согласовании. После этого вы или принимаете замечания, которые были сделаны по проекту, или обосновываете свою позицию и правильность текста в первоначальной редакции. В любом случае при наличии замечаний проект должен быть доработан до окончательного варианта.

Приказ о разработке нормативно-методических документов по кадровому делопроизводству