Акт взаимозачёта

Акт взаимозачета обычно составляют в тех случаях, когда между предприятиями-контрагентами существует взаимная задолженность. Вид задолженности не имеет значения – она может быть финансовой или в форме каких-либо иных материальных ценностей. Однако при составлении акта взаимозачета важнейшее условие заключается в том, чтобы встречные требования носили однородный характер (например, денежные претензии с обеих сторон).

Акт оформляется при взаимном соглашении сторон, по заявлению одной из них.

Чаще всего акт взаимозачета используют представители малого и среднего бизнеса, столкнувшиеся с финансовыми проблемами. Этот вариант предлагает им возможность взаимного «списания» долгов грамотным и законным способом или же заключение сделок путем простого обмена какими-либо равнозначными материальными ценностями. Однако, существует ряд ситуаций, когда составление акта взаимозачета не представляется возможным. В частности:

• если задолженность наступила в связи с взысканием алиментов;
• если задолженность образована в связи с внесением средств в уставной капитал;
• если задолженность случилась вследствие возмещения вреда, причиненного здоровью либо жизни;
• если задолженность наступила при исполнении обязанностей по пожизненному содержанию;
• задолженность утрачивает значение, если по ней истек срок исковой давности;
• иных случаях, в соответствии с законом РФ или предусмотренных письменными договорными отношениями между сторонами.

В акте взаимозачёта может фигурировать как две стороны (основной вариант), так и более. Каждой — свой экземпляр!

Унифицированной, строго утвержденной формы акт взаимозачета не имеет, поэтому юридические лица вправе писать его по собственному разработанному шаблону или в свободном виде. Для оформления акта можно взять обычный лист А4 формата, при этом написать его можно от руки или напечатать на компьютере.

Акт составляется в двух экземплярах, по одному для каждой из заинтересованных сторон. В тех случаях, если в процедуре взаимозачета участвует третья сторона – для нее также должен быть создан отдельный экземпляр. Каждая копия акта должна быть в обязательном порядке подписана руководителями организаций (или уполномоченными на подписание подобного рода документов сотрудниками).

Если представители организаций хотят проштамповать документ, то его можно заверить печатью, хотя делать это не обязательно (с 2016 года юридические лица вправе не пользоваться в своей работе печатями и штампами, однако следует учесть тот момент, что многие государственные структуры, в том числе судебные инстанции, по прежнему требуют её наличия).

• сведения о предприятиях, достигших договоренности по взаимозачету;
• основания возникновения задолженностей (здесь достаточно указать документы, по которому они возникли);
• список обязательств;
• окончательную сумму долга.

К акту в обязательном порядке нужно приложить копии документов, по которым возникли задолженности.

Акт имеет вполне стандартную структуру с точки зрения делопроизводства.

• В «шапке» акта пишется название документа с коротким обозначением его сути. Далее вписывается населенный пункт, в котором ведет деятельность компания, выписывающая акт, а также дата его создания.
• Затем указывается информация о первой компании: вносится ее наименование с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
• Указываем, на основании какого документа он действует (Устав, Доверенность, Положение и т.п.).
• Далее аналогичная информация вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица и документ, на основании которого он действует.

Вторая часть акта касается подробных сведений о том, на основании каких договоров возникли взаимные задолженности (с указанием ссылки на них – номера и даты составления), а также полные их суммы с обеих сторон (цифрами и прописью).

Фиксируется факт согласия погашения взаимных финансовых (или иных материальных) претензий путем взаимозачета (здесь следует обязательно указать, полный или частичный взаимозачет ). Если одна сторона должна второй большую сумму, то в акте следует прописать, в течение какого срока с момента его подписания, оставшийся долг должен быть погашен.

В завершающей части акт должен быть подписан всеми заинтересованными сторонами (здесь указывается должность, фамилия, имя отчество сотрудника подписывающего документ). Акт можно заверить печатями, но это не обязательно.

Как составить документ и его оформить

Создание любого служебного документа предусматривает два этапа: составление текста и непосредственно оформление документа. Под оформлением служебногодокумента понимают фиксирование реквизитов такого документа.

Реквизит (служебного документа) — это информация, зафиксированная в служебном документе для его идентификации, организации обращения и (или) придания ему юридической силы (п.п. 4.1.4ДСТУ 2732 ).

Состав и последовательность размещения реквизитов в документе образуют его формуляр. Конкретному виду документа, например акту, инструкции, приказу, протоколу и др. присущ свой формуляр, своя схема построения, которая получила название «формуляр-образец».

Общие правила оформления документов изложены в ДСТУ 4163, требования которого в части оформления реквизитов можно распространять на все классы унифицированных систем документации.

2.1. Реквизиты документов, правила оформления и размещения

При составлении и оформлении организационно-распорядительных документов используют следующие реквизиты:

01 — изображение Государственного герба Украины, герба Автономной республики Крым;

02 — изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания);

03 — изображение наград;

04 — код организации;

05 — код формы документа;

06 — наименование вышестоящей организации;

07 — наименование организации;

08 — наименование структурного подразделения;

09 — справочные данные об организации;

10 — название вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный индекс документа;

13 — ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ;

14 — место составления или издания документа;

15 — гриф ограничения доступа к документу;

17 — гриф утверждения документа;

19 — заголовок к тексту документа;

20 — отметка о контроле;

21 — текст документа;

22 — отметка о наличии приложений;

24 — гриф согласования документа;

25 — визы документа;

26 — оттиск печати;

27 — отметка о заверении копии;

28 — фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

30 — отметка о наличии документа в электронной форме;

31 — отметка о поступлении документа в организацию;

32 — запись о государственной регистрации.

Схемы расположения перечисленных реквизитов в документах и границ зон на формате А4 углового и продольного бланка приведены на рисунках 2.1 и 2.2

Рисунок 2.1 — Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 углового бланка

Рисунок 2.2 — Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 продольного бланка

Документы, оформляемые на предприятиях и в организациях, должны иметь следующие обязательные реквизиты (п. 4.4 ДСТУ 4163 ):

— наименование организации (07)*;

* Здесь и далее цифры в скобках указывают место расположения реквизитов в документах (см. рис. 2.1 и 2.2).

— название вида документа, кроме писем (10);

— дата документа (11);

— регистрационный индекс документа (12);

— заголовок к тексту документа (19);

— текст документа (21);

В документах, которые занимают две и более страницы, реквизиты 22 — 28 проставляют после текста (21), а реквизиты 29 — 31 располагают на нижнем поле первой страницы документа.

При изготовлении бланков документов используют реквизиты:

— изображение Государственного герба Украины, герба Автономной республики Крым (01);

— изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02);

— изображение наград (03);

— код организации (04);

— код формы документа (05);

— наименование вышестоящей организации (06);

— наименование организации (07);

— наименование структурного подразделения (08);

— справочные данные об организации (09);

— название вида документа (10), кроме бланков для писем.

Рассмотрим основные правила размещения реквизитов документов.

Изображение Государственного герба Украины (01) размещают на бланках государственных учреждений в соответствии с постановлением № 2137 ; изображение герба АР Крым — в соответствии с нормативно-правовыми актами АР Крым.

Размеры изображения: высота — 17 мм, ширина — 12 мм.

Изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02) согласно уставу предприятия (положению об организации) располагают с левой стороны от наименования предприятия. Изображение эмблемы должно быть зарегистрировано в установленном порядке. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещено изображение Государственного герба Украины.

На бланках документов негосударственных предприятий разрешено располагать изображение эмблемы на верхнем поле документа, где на бланках документов государственных предприятий и организаций располагают изображение Государственного герба (т. е. над серединой строк с наименованием предприятия, а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля).

Изображение наград (03) воспроизводят на бланках документов в соответствии с законодательством и располагают с левого края бланка на уровне реквизитов «Наименование организации» (07) и «Наименование структурного подразделения» (08).

Код организации (04) по ЕГРПОУ проставляют после реквизита «Справочные данные об организации» (09).

Код формы документа ДКУД (05) (если он есть) проставляют выше реквизита «Название вида документа» (10) только для унифицированных форм документов, названия которых включены в классификатор управленческой документации ДК 010 .

Наименование вышестоящей организации (06) указывают сокращенно, а в случае отсутствия официально зарегистрированного сокращения — полностью.

Наименование организации (07) — автора документа должно соответствовать наименованию, указанному в его учредительных документах. Сокращенное наименование организации указывают тогда, когда оно официально зафиксировано в уставе (положении об организации).

Сокращенное наименование располагают ниже полного отдельной строкой в центре. Стандарт говорит также о том, что сокращенное наименование организации приводят в скобках или без них. Однако указание в скобках предпочтительнее, чтобы сокращенное наименование не воспринималось как продолжение полного, а также чтобы было понятно, что можно использовать как полное, так и сокращенное наименование.

Наименование структурного подразделения организации (08). филиала, территориального отделения указывают тогда, когда такие обособленные подразделения являются авторами документа. Этот реквизит располагают ниже реквизита «Наименование организации» (07). Преимущественно он указывается во внутренних документах предприятия (протоколах, докладах и служебных записках).

Справочные данные об организации (09) включают: почтовый адрес и другие сведения (номера телефонов, факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Их размещают ниже наименования предприятия или структурного подразделения. Если предприятие зарегистрировано по одному адресу, а находится по другому, в бланках указывают почтовый адрес по месту нахождения предприятия.

Название вида документа (10) должно соответствовать перечню форм, которые используют на предприятии. Перечень включает названия унифицированных форм документов согласно ДК 010 и названия других документов, которые соответствуют организационно-правовому статусу предприятия.

На продольном бланке название вида документа фиксируют посередине, а на угловом — в левом верхнем углу под наименованием предприятия или структурного подразделения.

В письме название вида документа не указывают .

Регистрационный индекс документа (12) составляют из его порядкового номера, который можно дополнять по решению предприятия индексом дела по номенклатуре дел*, индексом структурного подразделения, корреспондентов, вопросов деятельности и др.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через правостороннюю косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Месторасположение этого реквизита зависит от бланка (угловой или продольный), а также от вида документа.

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (13) включает индекс и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит размещают ниже или на уровне регистрационного индекса на специально отведенном месте на бланке.

Место составления или издания документа (14) указывают на всех документах, кроме писем, в которых эти сведения получают из реквизита «Справочные данные об организации» (09), и располагают на уровне или ниже реквизитов «Дата документа» (11) и «Регистрационный индекс документа» (12).

Гриф ограничения доступа к документу (15) (секретно, для служебного пользования) проставляют без кавычек справа в верхнем углу на первой странице документа. При необходимости его дополняют данными, предусмотренными нормативно-правовыми актами, регламентирующими порядок ведения делопроизводства, которое содержит информацию ограниченного доступа.

А теперь более подробно рассмотрим правила проставления прочих реквизитов.

2.2. Датирование документа

На служебных документах обязательно проставляется дата.

Дата документа (11) — это дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации.

Обязательному датированию подлежат также резолюции, согласования, визы, отметки о выполнении и др.

Дату документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом.

Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Если порядковый номер числа или месяца состоит из одной цифры, то перед ней ставится 0.

Разрешается при оформлении даты вначале указывать год, затем месяц и число.

Обращаем внимание: при цифровом способе оформления даты буква «г.» не ставится.

В нормативно-правовых актах и финансовых документах используют словесно-цифровой способ оформления дат. Это обусловлено стремлением помешать подделке дат.

Например:15 февраля 2010 года или 15 февраля 2010 г.

Проставляют дату документа ниже названия вида документа на специально отведенном месте на бланке. Если документ оформляют не на бланке, дата проставляется ниже подписи слева.

Для распоряжений, приказов, инструкций, положений, справок основной датой является дата подписания или утверждения. Ее проставляет лицо, которое подписывает или утверждает документ. Для служебных писем основной датой является дата регистрации. В документах (протоколах, актах), в которых зафиксировано решение, принятое коллегиальным органом на заседании, собрании, во время проведения проверки и т. п. основной датой является дата, когда такое событие состоялось.

2.3. Адресование документа

Адресатами (16) могут быть предприятия, их структурные подразделения, должностные лица и граждане. В случае адресования документа предприятию или его структурному подразделению без указания должностного лица их наименования указывают в именительном падеже.

При адресовании документа руководителю предприятия или его заместителю наименование предприятия входит в состав должности адресата.

Сведения об исполнителе документа (28) включают фамилию (или фамилию, имя и отчество) исполнителя и номер его служебного телефона, которые указывают на лицевой стороне в нижнем левом углу последнего листа документа.

Отметку об исполнении документа и направлении его в дело (29) проставляют в левом углу нижнего поля лицевой стороны первого листа документа. Она должна включать следующие данные:

— ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о выполнении, или краткие сведения о выполнении;

— номер дела, в котором будет храниться документ;

— дату направления документа в дело;

— наименование должности и подпись исполнителя.

Ответ направлен 26.02.2010 № 11-12/133

Секретарь Василенко А. А. Василенко

Отметка о наличии документа в электронной форме (30) включает полное имя файла, его место сохранения, код оператора и другие поисковые данные. Ее проставляют в центре нижнего поля лицевой стороны первого листа документа.

Отметка о поступлении документа в организацию (31) (регистрации) включает сокращенное наименование предприятия — получателя документа, дату поступления документа (при необходимости время поступления, часы и минуты) и регистрационный индекс документа, которые проставляют в правом углу нижнего поля лицевой стороны первого листа документа. Отметку о поступлении документа на предприятие целесообразно производить с помощью штампа.

Для штампа отводится место на бланке формата А4 площадью 16 мм х 41,6 мм.

Запись о государственной регистрации (32) фиксируют только на нормативно-правовых актах органов государственной власти, включенных в государственный реестр в соответствии с Указом Президента Украины «О государственной регистрации нормативно-правовых актов министерств и других органов исполнительной власти» от 03.10.92г. № 493/92.

2.9. Требования к бланкам документов и размещению реквизитов

Служебные документы на предприятиях оформляются на бланках.

Бланк (служебного) документа — это унифицированная форма (служебного) документа с напечатанной постоянной информацией реквизитов и имеющимся местом для фиксирования их переменной информации (п.п. 4.1.17 ДСТУ 2732 ).

Требования к бланкам документов установлены национальным стандартом ДСТУ 4163.

Для изготовления бланков организационно-распорядительных документов необходимо использовать как основные два формата бумаги — А4 (210 мм х 297 мм) и А5 (148 мм х 210 мм). Разрешается также использовать бланки формата А3 (297 мм х 420 мм) и А6 (105 мм х 148 мм).

Рекомендуется при печатании документов устанавливать такие поля (в миллиметрах):

— верхнее и нижнее — 20.

Поля в документе, как и рабочая площадь, имеют определенное функциональное назначение, поэтому ими нельзя пренебрегать. Назначение полей в документе следующее.

Левое поле служит для:

— подшивки документов в папки;

— сшивания документов при передаче их на хранение в архив;

— размещения отметки о контроле (20);

— изображения эмблемы организации или товарного знака (02) и изображения наград (03) на угловых бланках.

Верхнее поле предназначено для:

— нумерации страниц и другой информации в колонтитуле;

— реквизитов: «Изображение Государственного герба Украины и герба Автономной Республики Крым» (01), «Гриф ограничения доступа к документу» (15);

— резолюции, если недостаточно площади в отведенном месте. При этом необходимо следить, чтобы резолюция не попала на левое поле.

Правое поле оставляется для обеспечения сохранности текста документа, так как страницы могут обтрепываться при частом пользовании документом, а также при его хранении; особенно это относится к документам постоянного и длительного (более 10 лет) хранения.

На нижнем поле размещаются реквизиты: «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» (29); «Отметка о наличии документа в электронной форме» (30); «Отметка о поступлении документа в организацию» (31).

Бланки документов рекомендуется печатать на белой высококачественной бумаге красками насыщенных цветов.

Разрешено изготавливать бланки с помощью компьютерной техники.

Проектирование бланков документов осуществляют в соответствии со схемами, приведенными на рис. 2.1 (см. с. 7) и 2.2 (см. с. 8), в которых обозначены границы зон расположения определенных реквизитов. Для унифицированной системы организационно-распорядительной документации требование размещения реквизитов в соответствии с указанной схемой является обязательным, установленный допуск — ± 2 мм. При этом возможно использование двух вариантов расположения реквизитов — угловое и продольное (см. рис. 2.1 и 2.2 соответственно).

Реквизит «Изображение Государственного герба Украины, герба Автономной республики Крым» (01) государственные организации размещают над серединой реквизита «Наименование вышестоящей организации» (06), при его отсутствии — реквизита «Наименование организации» (07).

Реквизиты «Наименование вышестоящей организации» (06), «Наименование организации» (07), «Наименование структурного подразделения» (08), «Справочные данные об организации» (09), «Название вида документа» (10), а также ограничительные отметки для реквизитов «Дата документа» (11), «Регистрационный индекс документа» (12), «Ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ» (13), в границах зон расположения реквизитов необходимо размещать одним из следующих способов:

— центрованным — начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны;

— флаговым — каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны.

Устанавливают такие виды бланков документов :

— общий бланк для создания различных видов документов (без указания на бланке вида документа), кроме письма;

— бланк для писем;

— бланк конкретного вида документа (с указанием на бланке вида документа), кроме письма.

На основе общего бланка предприятия можно разрабатывать бланки структурного подразделения или бланки должностного лица, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи конкретных документов. Это право должно быть делегировано должностному лицу руководителем предприятия и оформлено в соответствии с действующим законодательством.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов предприятия включает реквизиты:

— изображение Государственного герба Украины, герба Автономной Республики Крым (01) (для государственных предприятий и учреждений);

— изображение эмблемы организации или товарного знака (02);

— изображение наград (03);

— код организации (04);

— наименование вышестоящей организации (06);

— наименование организации (07);

— наименование структурного подразделения организации (08);

— справочные данные об организации (09);

— место составления или издания документа (14).

Разрешается наносить ограничительные отметки в виде уголков или других обозначений для реквизитов «Дата документа» (11), «Регистрационный индекс документа» (12), «Заголовок к тексту документа» (19), «Отметка о контроле» (20).

Бланк для писем в зависимости от учредительных документов предприятия включает реквизиты:

— изображение Государственного герба Украины, герба Автономной республики Крым (01);

— изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02);

— изображение наград (03);

— код организации (04);

— наименование вышестоящей организации (06);

— наименование организации (07);

— наименование структурного подразделения (08);

— справочные данные об организации (09).

На бланке для писем рекомендуется наносить ограничительные отметки для размещения реквизитов: «Дата документа» (11), «Регистрационный индекс документа» (12), «Ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ» (13), «Адресат» (16), «Резолюция» (18), «Заголовок к тексту документа» (19), «Отметка о контроле» (20), «Текст документа» (21).

Образцы бланков для писем приведены на рис. 2.3 и 2.4 (см. с. 19 и 20).

Рисунок 2.3 — Образец углового бланка для писем предприятия

Рисунок 2.4 — Образец продольного бланка для писем предприятия

Бланк конкретного вида документа, кроме письма. в зависимости от учредительных документов предприятия включает реквизиты:

— изображение Государственного герба Украины, герба Автономной Республики Крым (01);

— изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02);

— изображение наград (03);

— код организации (04);

— код формы документа (05);

— наименование вышестоящей организации (06);

— наименование организации (07);

— наименование структурного подразделения (08);

— название вида документа (10);

— место составления или издания документа (14).

Кроме того, на бланке можно наносить ограничительные отметки для реквизитов: «Дата документа» (11), «Регистрационный индекс документа» (12), «Заголовок к тексту документа» (19), «Отметка о контроле» (20).

Образец бланка приказа приведем на рис. 2.5 (см. с. 22).

Предприятия, ведущие переписку с постоянными зарубежными корреспондентами, могут изготавливать бланки на двух языках. Слева печатают реквизиты «Наименование вышестоящей организации» (06), «Наименование организации» (07), «Наименование структурного подразделения» (08), «Справочные данные об организации» (09) на украинском языке, справа — на иностранном языке. Такие бланки не рекомендуется применять в пределах Украины.

В соответствии с Законом № 8312 украинские предприятия имеют право изготавливать бланки на двух языках — украинском и языке национального меньшинства, при этом заголовочные реквизиты располагают на одном уровне продольного бланка.

При необходимости учета бланков предприятия их нумеруют с помощью нумератора, печатным или другим способом на нижнем поле оборотной стороны бланка.

2.10. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатных устройств

Документы печатают на печатных машинках или с помощью компьютерной техники. Приводимые далее размеры касаются документов, которые имеют размер шрифта 12 — 14 пунктов.

Отдельные реквизиты «Код организации» (04), «Код формы документа» (05), «Справочные данные об организации» (09), «Заголовок к тексту документа» (19), «Фамилия исполнителя и номер его телефона» (28), «Отметка о наличии документа в электронной форме» (30) можно печатать меньшими размерами шрифтов (8 — 12).

Отдельные внутренние документы (докладные и пояснительные записки, заявления и др.), авторами которых являются как должностные, так и прочие физические лица, разрешается оформлять рукописным способом.

Текст документов. печатаемых на листах формата А4, рекомендуется печатать через 1,5 межстрочных интервала, а формата А5 — через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

Реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования» отделяются один от другого 1,5 — 2 межстрочными интервалами .

Реквизиты документа отделяют один от другого 1,5 — 3 межстрочными интервалами.

Название вида документа печатают прописными буквами.

Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов (кроме реквизита «Текст») — 73 мм (28 печатных знаков).

Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков (5 строк), его можно продолжить до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

При оформлении документов рекомендуется придерживаться следующих отступов от границы левого поля документа :

— 12,5 мм — для начала абзацев в тексте;

— 92 мм — для реквизита «Адресат»;

— 104 мм — для реквизитов «Гриф утверждения» и «Гриф ограничения доступа к документу»;

— 125 мм — для расшифровки подписи в реквизите «Подпись», «Гриф утверждения», «Отметка о заверении копии».

Не делают отступ от границы левого поля для реквизитов:

— дата документа (11);

— заголовок к тексту документа (19);

— текст документа (без абзацев) (21);

— отметка о наличии приложений (22) (только для слова «Приложение»);

— фамилия исполнителя и номер его телефона (28);

— отметка об исполнении документа и направлении его в дело (29);

— наименование должности в реквизите «Подпись»;

— гриф согласования (24);

— отметка о заверении копии (27),

а также для слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ.

Рисунок 2.5 — Образец продольного бланка конкретного вида документа

В случае наличия в документе нескольких грифов утверждения и согласования их размещают на одном уровне вертикальными рядами. Первый гриф — от границы левого поля, второй — через 104 мм.

Тексты документов постоянного хранения печатают на одной стороне листа. Документы со сроком хранения до 5 лет можно печатать на лицевой и оборотной стороне листа.

При печати на оборотной стороне листа левое и правое поле располагают зеркально, т. е. левое поле устанавливают в размере 10 мм, а правое — 30 мм.

Оформляя документы на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (или сокращения с.) и разделительных знаков.

Если документ заканчивается вверху страницы, рекомендуется, чтобы минимум две строчки предшествовали подписи.

При подготовке и оформлении документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если этого требует назначение документа или его обработка.

2.11. Рекомендации по оформлению документов с помощью компьютерной техники

Создание проектов документов с помощью компьютерной техники (далее — ПК) предусматривает некоторые дополнительные требования к их оформлению.

Так, поля для подшивки (верхнее при альбомной ориентации листа, левое при книжной ориентации листа) разрешено увеличивать до 35 мм.

Основной текст документа, надписи на рисунках, в таблицах, колонтитулах и другое необходимо выполнять шрифтом одного типа и размера.

Чтобы сделать возможным прочтение текста документа на различных вычислительных машинах, рекомендуется пользоваться наиболее распространенными текстовыми редакторами и шрифтами. На текущий момент такими редакторами являются Word (версия 97 и выше), а шрифтами — Times New Roman и Arial.

Высота шрифта должна быть соразмерной с высотой шрифта пишущей машинки.

Проект документа рекомендуется печатать шрифтом размера 14 пунктов через 1,5 — 2 межстрочных интервала (в шапке таблицы — через 1 интервал).

Шрифтом 12 пунктов через 1 межстрочный интервал можно печатать:

— таблицы (если таблицы не составляют основной текст документа);

Шрифтом 10 пунктов через 1 межстрочный интервал можно печатать:

— текст сноски в конце страницы;

— подстрочный текст в формах документов.

Другой размер шрифта можно использовать с учетом специфики конкретных элементов документа.

Расстояние между заголовками раздела, подраздела, примечанием, примером и предыдущим и последующим текстом, а также между заголовками раздела и подраздела должно составлять не менее 2 межстрочных интервалов.

Если документ печатают с обеих сторон листа, должны быть установлены следующие параметры страницы:

— зеркальное расположение полей;

— книжная ориентация листа;

— различать колонтитулы: четной и нечетной страниц, первой страницы;

— формат номера страницы (арабские цифры).

Абзацный отступ должен быть одинаковым по всему тексту документа. Размер отступа определяет размер шрифта. Рекомендуемый размер отступа — 4 или 5 знаков (приблизительно 1,25 см).

Отдельные фрагменты текста рекомендуется выделять шрифтом.

Прописными буквами выделяют:

— заголовки структурных элементов высшего уровня подчиненности (разделов и приложений).

Полужирным шрифтом выделяют:

— заголовки элементов документа (разделов, подразделов, пунктов, подпунктов) в случае их наличия;

— обозначение, статус и название приложений;

— слова «Примечание», «Рисунок __», «Таблица __» рядом с соответствующими элементами.

Наклонным светлым шрифтом (курсивом) могут выделяться:

— слово «Пример » возле соответствующего структурного элемента;

— физические и математические величины в тексте документа и в формулах или других выражениях.

Шрифтом меньшего размера рекомендуется печатать:

— подстрочный текст в формах документов;

— слово «Примечание » и текст примечания;

— текст сноски в конце страницы;

— текст в таблице (при необходимости, принимая во внимание специфику приведенного в ней материала).

При необходимости упорядоченного представления в документе алфавитно-цифровых элементов, которые записаны одним или несколькими различными алфавитами и (или) цифрами, рекомендуется размещать их в таком порядке:

— по украинскому (или русскому) алфавиту и другим алфавитам кириллицы;

— по латинскому алфавиту;

— по греческому алфавиту;

— по другим алфавитам;

— обозначения и сокращения, которые начинаются с чисел, в последовательности возрастания этих чисел.

Форматируя текст документа, лучше пользоваться только инструментальными средствами текстового редактора. Использовать для форматирования текста символы «Пробел» и «Табуляция» не рекомендуется.

Формулы необходимо набирать формульным редактором.