Должностная инструкция специалиста по документной информации

В небольших организациях и учреждениях роль структурных подразделений службы ДОУ могут выполнять отдельные должностные лица. Номенклатура должностей работников службы ДОУ определяется в соответствии с единой номенклатурой должностей служащих, утверждаемой Комитетом по труду и социальным вопросам. К ним относятся категория руководителей (начальники и их заместители, помощники руководителя ), секретари, архивариусы, инспектора, стенографисты, секретари-референты, экспедиторы. курьеры, редакторы, корректоры).

С 1988 года в квалификационный справочник должностей введена должность документоведа, получающего высшее образование по специальности: «Документовед. Организатор делопроизводства ».

Нет смысла доказывать истину, что основными факторами штатного состава службы ДОУ являются: объем документооборота. общая численность персонала и количество структурных подразделений. получаемых и обрабатываемых документов за конкретный календарный период (год).

Основой рациональной и эффективной организации управленческого (в том числе и документационного) труда является однозначное распределение функций и служебных обязанностей между сотрудниками структурного подразделения организации. предприятия.

При этом разделение труда закрепляется требованиями должностной инструкции. определяющей организационно-правовое положение работника в подразделении .

Композиционно и логически должностная инструкция разрабатывается на основе требований квалификационного справочника должностей служащих, типовых должностных инструкций и конкретных условий и потребностей данного рабочего места. Инструкция является своеобразным алгоритмом трудовой функции, определяющим не только то, что требуется делать, но и регламентирующим качество и последовательность тех или иных технологических операций.

Должностная инструкция — приоритетный и ответственный документ, описывающий организационные и методические параметры труда каждого сотрудника.

Структура инструкции. как правило, состоит из традиционных разделов:

функции, права и обязанности работника;

взаимоотношения (по вертикали и горизонтали);

ответственность и стимулирование (оценка качества труда ). Все разделы, формулировки и положения инструкции

должны быть четкими, категоричными и недвусмысленными. В разделе «Общие сведения» перечисляются основные задачи должности, порядок приема и увольнения. профессиональные (квалификационные) требования к сотруднику, его подчиненность и нормативные документы, определяющие организационно-правовой статус работника.

Раздел «Функции» определяет конкретный производственный участок, обеспечиваемый данным сотрудником с перечислением конкретных видов выполняемых им работ. Так, делопроизводство как функция должности, предусматривает: контроль отметки об исполнении документов, оформление их для надежного хранения и выдачи во временное пользование, подготовку документов к передаче в архив организации .

Раздел «Обязанности » излагает порядок выполнения работ, сроки и методы выполнения каждой операции (дифференцирование, эшелонирование документов и их регистрация), количество экземпляров РКК и т. д.

Именно разделы «Функции» и «Обязанности » должны содержать подробные методические указания о существе и порядке выполнения различных технологических операций с документной информацией .

Раздел «Права» излагает правовые возможности работника, свои должностные функции в трудовом процессе.

Раздел «Взаимоотношения» в документационных процессах весьма актуален, т. к. указывает, когда, от кого и в каком виде работник получает информацию и документы, и кому, когда и в какой форме они передаются и согласовываются.

Самиздат
Статьи и публикации наших партнеров

Сборник должностных инструкцийВ сборник включены должностные инструкции, составленные в соответствии с квалификационными характеристиками, содержащимися в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37, а также в соответствии с другими нормативными актами по тарифно-квалификационным характеристикам (требованиям). Сборник состоит из двух разделов: в первый включены общеотраслевые должностные инструкции руководителей, специалистов, технических исполнителей, во второй - должностные инструкции по отраслям (редакционно-издательская деятельность, транспорт, банковская деятельность, торговля, научно-исследовательская деятельность, образование, здравоохранение). Для руководителей организаций, работников кадровых и юридических служб.

100 реальных образцов должностных инструкций руководителей, специалистов и других служащихНастоящее пособие представляет собой собрание примерных должностных инструкций для работников предприятия, занимающих должности, как входящие в состав единого тарифно-квалификационного справочника, так и иных профессий. Должностные инструкции разработаны с учетом положений нормативной документации и судебной практики. Предназначено для работников кадровых служб.

Должностные инструкции в строительствеВ сборник включены должностные инструкции, составленные в соответствии с действующими нормативными документами, в частности, с нормативными актами по тарифно-квалификационным характеристикам (требованиям). Для руководителей организаций, специалистов кадровых и юридических служб, работников организаций.

Должностные инструкции в образовательных учрежденияхВ книге представлены образцы основных должностных инструкций работников образовательных учреждений, в которых определены должностные обязанности, права и ответственность каждого работника согласно занимаемой должности. Для удобства пользования инструкции сгруппированы по разделам, соответствующим подразделениям образовательного учреждения. Издание предназначено для работников средних, средних специальных образовательных учреждений и вузов, сотрудников отделов кадров (служб персонала) этих учреждений, контролирующих органов.

Должностные инструкции в торговле. 100 реальных образцовНастоящее пособие представляет собой собрание примерных должностных инструкций для работников предприятий торговли по профессиям, как входящим в состав единого тарифно-квалификационного справочника, так и не включенным в него. Должностные инструкции разработаны с учетом положений нормативной документации и судебной практики. Предназначено для работников кадровых служб предприятий торговли.

Сборник должностных инструкций работников учреждений здравоохраненияВ сборнике представлены более 250 образцов должностных инструкций руководителей, врачей-специалистов, специалистов с высшим немедицинским образованием, среднего медицинского и фармацевтического персонала, младшего медицинского персонала, работников административно-хозяйственных служб учреждений здравоохранения, а также методические рекомендации по их составлению. Все материалы основаны на действующих нормативно-правовых документах. Издание предназначено для руководителей и специалистов органов управления и учреждений здравоохранения, госсанэпидслужбы и аптек.

Делопроизводство и документооборот в бухгалтерииВ практическом пособии рассматриваются ключевые вопросы организации бухгалтерского делопроизводства предприятия (организации, учреждения) любой формы собственности. Материал пособия излагается системно, на основе актуальных нормативно-методических и нормативно-технических документов, включая Инструкцию по делопроизводству. Основное внимание в книге уделено рассмотрению порядка работы с бухгалтерскими документами, а также документированию деятельности бухгалтерии. Вводный раздел книги посвящен организации деятельности "с нуля" группы бухгалтерского делопроизводства. Книга предназначена для главных бухгалтеров предприятий, руководящего состава и специалистов финансово-экономических служб и подразделений, бухгалтеров, документоведов, а также для обучающихся по специальностям "Бухгалтерское дело" и "Делопроизводство" в учебных заведениях и на специализированных курсах.

Эффективное делопроизводствоВсе согласятся, что чем лучше организовано делопроизводство, тем эффективнее и удачнее бизнес в целом. Поэтому правильному построению этого процесса всегда уделялось немало внимания и средств. С появлением компьютерных технологий в делопроизводстве произошла настоящая революция: сейчас работать с документами намного проще и быстрее, чем во времена пишущих машинок. Однако компьютеры не отменяют деловых бумаг и документооборота — пусть он и стал электронным. В этой книге систематизирована информация о различных деловых документах, принципах документооборота, рассказано об организации делопроизводства. Кроме того, даны «рецепты» действительно эффективного делопроизводства — с помощью различных программ и утилит. Приведены также практические рекомендации по эффективному использованию офисного оборудования, рабочего пространства и времени.

Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборотРаскрыты сущность и особенности конфиденциального делопроизводства. Освещены вопросы документирования конфиденциальной информации, оформления конфиденциальных документов, их учета, организации конфиденциального документооборота, классификации и систематизации конфиденциальных документов, обеспечения разрешительной системы доступа и режима конфиденциальной информации, подготовки конфиденциальных документов для передачи в архив и уничтожения. Дан анализ современных нормативных правовых актов в сфере информации ограниченного доступа и конфиденциальной документированной информации: персональных данных; служебной, профессиональной, коммерческой тайн; секретов производства и др. Для студентов высших учебных заведений, обучающихся по направлениям подготовки 032000 "Документоведение и архивоведение", 080500 "Менеджмент", 090100 "Информационная безопасность", а также специальностям 032001 "Документоведение и документационное обеспечение управления", 080507 "Менеджмент организации".

Делопроизводство в вопросах и ответахВ книге раскрываются функции и основные направления деятельности современных служб делопроизводства на основе требований законодательных актов, инструкций по делопроизводству, унифицированных систем документации, альбома форм документов организационно-распорядительной системы документации, стандартов, методических рекомендаций. Представлена развернутая характеристика различных комплексов документов, оформляемых службами делопроизводства, а также приведены примеры по их заполнению и организации работы с документами. Книга содержит практический материал для ведения делопроизводства в организации независимо от формы собственности, для управления документами. Адресована работникам управленческой структуры, руководителям любого уровня, специалистам в области управления документами, а также всем, интересующимся технологией работы с документами.

Контрольная работа: Документальная регламентация деятельности персонала организации

Содержание должностной инструкции как документа, регламентирующего деятельность персонала, традиционный и новый подход к её составлению. Структура профессиограммы: назначение, сфера применения. Порядок использования квалификационных и компетентных карт.
Краткое сожержание материала:

Документальная регламентация деятельности персонала организации

1. Должностная инструкция: теория и практика ее составления. Традиционный и новый подходы к составлению должностной инструкции

2. Профессиограмма: ее примерное содержание, назначение, сфера применения

3. Квалификационная карта: ее примерное содержание, назначение, сфера применения

4. Карта компетенций: ее примерное содержание, назначение, сфера применения

В современных условиях перехода к рыночным отношениям, развития глобализации экономики и интеграции России в мирохозяйственные связи наиболее важными факторами национальной конкурентоспособности являются не природные и финансовые ресурсы, а ресурсы человеческие, то есть люди, их профессиональные и личностные качества, их трудовая мораль и стремление к достижению поставленных целей, их знания и умения, их творческие и новаторские способности. Сегодня вновь подтверждается популярнейшая формула 30-ых годов прошлого столетия "кадры решают всё", которая и для нашего времени нисколько не утратила своей актуальности. Персонал является одним из важнейших ресурсов организации, необходимых для достижения всех её целей и задач. Сотрудники - главное достояние организации, которое надо сохранять, развивать и использовать для успеха в конкурентной борьбе.

Управление персоналом организации или менеджмент персонала - целенаправленная деятельность руководящего состава организации, специалистов подразделений системы управления персоналом, включая разработку концепции и стратегий кадровой политики, принципов и методов управления персоналом.

Человеческие ресурсы - главное для экономики. Поэтому управление ими является составной частью подготовки менеджеров любого профиля. Следовательно, курс по системе управления персоналом - непременная составляющая учебного курса по предпринимательству.

Система управления персоналом сегодня претерпевает кардинальные изменения как в нашей стране, так и в странах с развитой рыночной экономикой.

Системы управления персоналом различаются. Связано это с тем, что в нашей стране система управления персоналом как значимое направление экономики стала формироваться сравнительно недавно. И если для стран с развитой рыночной экономикой в системе управления персоналом сформировалась устойчивая ориентация на гуманистические ценности, уже имеющая развитую практику вовлечения работников в дела фирмы, активизирующую их творческий потенциал, то для российских фирм актуальным сегодня является освоение всех разнообразных форм и технологий в системе управления персоналом, выработанных в развитых странах и приспособленных к рыночным условиям.

В настоящее время обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных учреждений. Однако и коммерческим организациям инструкции принесут неоценимую пользу. Грамотно составленная должностная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры. Однако этот локальный акт часто недооценивают и пренебрегают им.

Должностная инструкция должна быть разработана для каждой должности, содержащейся в штатном расписании. Содержательно документ разрабатывается на основе Положения о подразделении, квалификационной характеристики, а также проведенного анализа работы (или рабочего места, должности) и составленного описания работы (рабочего места, должности). Должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего определенную должность, начиная с заместителей руководителя подразделения. Деятельность первых лиц организации и их заместителей регламентируется ее Уставом, а руководителей подразделений - Положениями о них.

Основные требования к содержанию и оформлению должностной инструкции содержатся в ГОСТе Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Там же приводится ее типовая структура. Однако в условиях многообразия должностей и особенностей функционирования и сфер деятельности организаций (государственные и частные, АО, крупные и малые и т.п.) довольно сложно учесть специфику задач и функций, прав и ответственности отдельных должностей, существующих в конкретной компании. Такая ситуация свидетельствует о том, что в каждой организации процедура разработки и согласования должностной инструкции, ее структура и содержание могут иметь свои особенности, что, впрочем, не отрицает учета разработчиками этого документа общих разделов и пунктов.
Должностная инструкция, как правило, должна содержать общие положения; должностные обязанности работника; права работника; взаимодействие с другими работниками организации; ответственность работника; заключительные положения.

Анализ психологических особенностей трудовой Деятельности (профессии) основывается на всестороннем ее изучении и определенной систематизации полученных количественных и качественных данных. Цель - установление особенностей взаимоотношения субъекта труда с компонентами Деятельности (ее содержанием, средствами, условиями, организацией) и ее функционального обеспечения. Комплексный метод изучения и описания содержательных и структурных характеристик профессии называется профессиографией. Итогом изучения Деятельности должна быть ее профессиограмма - описание различных объективных характеристик профессии, и психограмма - описание психологических характеристик Деятельности.

Составление профессиограммы производится в соответствии со следующими принципами:

1. Специфичность (конкретность) описания определенной Деятельности.

2. Комплексность изучения.

3. Динамичность изучения (с учетом развития, изменения Деятельности).

4. Системность (изучение взаимосвязей и взаимовлияний отдельных характеристик Деятельности).

5. Идентичность приемов (для корректного сравнения профессий).

6. Использование качественно-количественных характеристик.

- общих сведений о профессии (наименование, назначение, обязанности персонала, показатели результативности труда и т.д.);

- содержания Деятельности (анализ основных задач, особенности потоков информации, анализ ошибок и т.д.);

- средств Деятельности (тип средств отображения информации и органов управления, их размещение, обзор, досягаемость до рукояток и т.д.).

В общем виде профессиограммаопределяетсякак «описательно-технологическая характеристика различных видов профессиональной Деятельности», сделанная по определенной схеме и для решения определенных задач Веснин В.Р. Управление персоналом. Теория и практика: Учебник. - М. ТК Велби, Издательство Проспект, 2007. - С. 87 .

Понятие профессиограммывпсихологиитруда - выделение и описание качеств человека, необходимых для успешного выполнения данной трудовой Деятельности. Эти качества называются ПВК - профессионально важные качества.

Существуют разные подходы к выделению порядка и уровней анализа профессиональной Деятельности, и различные типы профессиограмм (для решения конкретных профессиографических задач):

7. Информационные профессиограммы (используются в профконсультировании и профориентировании).

8. Ориентировочно-диагностические профессиограммы (для выявления причин сбоев, аварий, низкой эффективности труда).

9. Конструктивные (для совершенствования эргатической системы на основе проектирования новых образцов техники).

10. Методические (для подбора адекватных методов исследования данной эргатической системы).

Существуют различные схемыпрофессиографирования. Самая простая предложена Климовым - «формула профессии»:

- типы профессий по основным предметам и взаимодействию с этими предметами человека:

o человек - природа

o человек - техника

o человек - человек

o человек - знаковые системы

o человек - художественный образ;

- классы (цель труда);

- отделы (использование средств деятельности);

- группы (преимущественные условия труда).

Для того чтобы выделит.