Категория: Бланки/Образцы
Положение об отделе внутреннего аудита
1 Общие положения
1.1 Область применения
1.1.1 Настоящий документ является основным нормативным документом, устанавливающим цели, задачи, функции, права и ответственность Отдела внутреннего аудита ООО "ХХХ", регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами ООО "ХХХ", Компаний сегмента «Дистрибуция», «ООО "ХХХ"» и внешних Компаний.
1.1.2 Отдел внутреннего аудита является самостоятельным структурным подразделением ООО "ХХХ", выполняющим в Компании функции внутреннего аудита.
1.1.3 В своей деятельности Отдел внутреннего аудита руководствуется:
- Законодательством Российской Федерации;
- Уставом ООО "ХХХ";
- Положением о кадровой номенклатуре ООО "ХХХ" (П-HR-445.04 от 28.06.2004 г.);
- Методическими рекомендациями руководителям отделов о нормах административного управления подразделением ООО "ХХХ" (М-99 от 08.05. 2003 г.);
- Правилами внутреннего трудового распорядка для работников ЗАО Фирмы
«ООО "ХХХ"» от 24.02.04;
- Регламентом внутреннего аудита ООО "ХХХ" от 18.02.2004. Рег.
- Международными профессиональными стандартами внутреннего аудита, принятыми Международным институтом внутренних аудиторов (IIA);
- Положением о планировании деятельности отделов (подразделений)
«ООО "ХХХ"» П-283 от 05.06.01 г.;
- Положением о Стратегическом планировании ООО "ХХХ"П-230 от 30.05.00;
- Другими нормативными документы ООО "ХХХ" и
«ООО "ХХХ"», относящимся к сфере внутреннего аудита.
1.1.4 Настоящее Положение является документом прямого действия и обязательно для исполнения со дня его утверждения.
1.1.5 Изменения в Положении утверждаются Генеральным Директором ООО "ХХХ" и заносятся в Лист изменений, являющийся неотъемлемой частью данного документа (Приложение А).
1.2 Нормативные ссылки
В настоящем Положении использованы нормативные ссылки на следующие документы:
1.Положение о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00
2. Положение о планировании деятельности отделов (П-283 от 05.06.01 г.);
3. Положение об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00 г.);
4. Принципы управления сегментом «Дистрибуция» (проект);
5. Регламент внутреннего аудита ООО "ХХХ" от 18.02.2004 г. Рег.
6. Международные профессиональные стандарты внутреннего аудита, принятые
Международным институтом внутренних аудиторов (IIA);
1.3 Термины, определения и сокращения
В настоящем Положении использованы следующие термины, определения и сокращения:
ВНД – внутренние нормативные документы;
ГВА – группа внутреннего аудита;
ДЗО – дочерние зависимые общества;
ЗГДВК – Заместитель генерального директора по внутреннему контролю;
ИВА (IIA) – Международный институт внутренних аудиторов;
Компания – ООО "ХХХ";
ОВА – отдел внутреннего аудита;
РСБУ – российские стандарты бухгалтерского учета;
РСНУ – российские стандарты налогового учета;
СВК – система внутреннего контроля;
СМК – служба маркетингового контроля;
СКА – служба кадрового аудита;
СКЗ – служба контроля закупок;
СКИ – служба контроля инфраструктуры;
СТК и КИТ – служба технологического контроля и контроля информационных технологий;
СКП – служба контроля продаж;
СКТО – служба контроля товарных операций;
СФК – служба фармацевтического контроля;
US GAAP – общепринятые принципы бухгалтерского учета в США.
1. Аудиторы – сотрудники ОВА, функциональных контрольных подразделений, иных подразделений Компании, привлеченные специалисты, уполномоченные участвовать в аудиторской проверке. 2. Внутренний аудит – деятельность по представлению независимых и объективных гарантий и консультаций, направленных на совершенствование хозяйственной деятельности Компании. Внутренний аудит призван содействовать достижению поставленных целей организации, используя систематизированный и последовательный подход к оценке и повышению эффективности систем управления рисками, контроля и корпоративного управления. 3. Система внутреннего контроля Компании - это система, установленная и поддерживаемая Советом директоров Компании, ее руководством и другими сотрудниками, призванная обеспечить разумные гарантии того, что:1. Цели Компании (цели бизнес-процессов) будут достигнуты;
2. Компания функционирует эффективно, и процессы построены экономично;
3. Обеспечена сохранность активов Компании;
4. Учетные записи об операциях Компании и её отчетность являются достоверными;
5. Требования внешнего законодательства и внутренние нормативы соблюдаются.
4. Риск - это угроза наступления события, способного (в случае его реализации)
оказать влияние на ход бизнес-процесса и его результат. Риск оценивается в
количественных и качественных характеристиках по двум факторам: вероятность
реализации и тяжесть возможных последствий.
2 Создание и ликвидация
2.1 Отдел внутреннего аудита создается и ликвидируется на основании приказа Генерального директора ООО "ХХХ", согласованного с Комитетом по аудиту «ООО "ХХХ"».
2.2 С целью обеспечения независимости и объективности внутреннего аудита начальник ОВА подчиняется функционально – Комитету по аудиту «ООО "ХХХ"» и административно – Заместителю генерального директора ООО "ХХХ" по внутреннему контролю. Если независимость или объективность сотрудников отдела внутреннего аудита фактически подверглись или могут подвергнуться отрицательному влиянию, информация об этом доводится до руководства «ООО "ХХХ"» и ООО "ХХХ", а также Комитета по аудиту «ООО "ХХХ"». Метод раскрытия информации зависит от характера отрицательного воздействия.
2.3 Функциональное подчинение означает согласование Комитетом по аудиту «ООО "ХХХ"» годовых планов работ ОВА и изменений к ним, а также получение отчетов о выполнении планов и аудиторских заданий, привлечение сотрудников ОВА по согласованию с руководством ООО "ХХХ" для выполнения работ по заданиям Комитета по аудиту «ООО "ХХХ"» и руководства «ООО "ХХХ"».
2.4 Комитет по аудиту «ООО "ХХХ"» согласовывает решение о поощрении (наказании) начальника ОВА. Кандидатура начальника ОВА должна получить одобрение Комитета по аудиту «ООО "ХХХ"». Одобрение Комитета по аудиту «ООО "ХХХ"» также необходимо для прекращения полномочий начальника ОВА.
2.5 Комитет по аудиту «ООО "ХХХ"» (через Управление аудита «ООО "ХХХ"») осуществляет контроль качества деятельности ОВА.
3 Организационная структура
3.1 Организационная структура отдела внутреннего аудита согласовывается с Заместителем генерального директора ООО "ХХХ" по внутреннему контролю, Директором по персоналу ООО "ХХХ", Комитетом по аудиту «ООО "ХХХ"» и утверждается приказом Генерального Директора ООО "ХХХ". Предложения вносятся начальником отдела внутреннего аудита или ЗГДВК.
3.2 Руководство отделом осуществляет начальник отдела, который подчиняется административно - Заместителю генерального директора по внутреннему контролю и функционально – Председателю Комитета по аудиту «ООО "ХХХ"».
3.3 Прямыми начальниками для сотрудников ОВА являются: Генеральный директор ООО "ХХХ", Заместитель генерального директора по внутреннему контролю ООО "ХХХ" и Председатель Комитета по аудиту «ООО "ХХХ"».
3.4. Организационно-штатная структура ОВА: начальник ОВА, старший аудитор и аудиторы.
4 Цель и задачи
4.1 Оценка эффективности системы управления рисками сегмента дистрибуции и выработка рекомендаций по ее совершенствованию.
4.2 Контроль полноты и достоверности финансовой и управленческой информации.
4.3 Содействие в обеспечении соблюдения сотрудниками требований и правил, установленных законодательством РФ и ВНД.
4.4 Содействие в обеспечении сохранности активов ООО "ХХХ".
4.5 Содействие в выполнении планов и достижении поставленных целей как ООО "ХХХ" в целом, так и отдельных подразделений, путем анализа эффективности бизнес-процессов компании и выработки рекомендаций.
4.6 Содействие в обеспечении эффективного и экономичного использования ресурсов ООО "ХХХ".
4.7 Оценка существующей системы внутреннего контроля ООО "ХХХ", выработка рекомендаций по ее совершенствованию.
ОВА осуществляет следующие функции:
5.1 Своевременное и качественное осуществление внутренних аудитов, анализов и прочих работ по предоставлению гарантий, направленных на совершенствование деятельности Компании, с обязательным предоставлением менеджменту Компании отчетов по результатам проведенных работ.
Работы по предоставлению гарантий включают объективную оценку аудиторских доказательств внутренним аудитором, который высказывает независимое мнение или дает заключение о процессе, системе или другом предмете. Характер и объем задания, выполнение которого обеспечивает гарантии, определяются внутренним аудитором.
5.2 Оказание консультационных услуг по запросам менеджмента Компании. При этом характер и объем задания по консультированию являются предметом обсуждения с менеджментом в процессе формирования задания по консультированию.
5.3 Координирование деятельности функциональных контрольных подразделений ООО "ХХХ" (СКП, СКЗ, СТК и КИТ, ГВА ОФК, СФК, СКМ, СКА, СКТО, СКИ) через согласование их планов и рассмотрение отчетов по результатам контрольных мероприятий.
5.4 Контроль и оценка действий менеджмента, предпринимаемых по результатам выполнения аудиторских заданий, цель которых – убедиться в том, что менеджмент предпринял эффективные шаги, направленные на выполнение рекомендаций, или руководство ООО "ХХХ" взяло на себя риск невыполнения рекомендаций внутренних аудиторов.
Если, по мнению начальника отдела внутреннего аудита, руководство ООО "ХХХ" взяло на себя риск, являющийся неприемлемым для «ООО "ХХХ"» или ДЗО, начальник ОВА должен обсудить этот вопрос (в устной или письменной форме) с руководством «ООО "ХХХ"» и начальником Управления аудита «ООО "ХХХ"». Если проблема, связанная с риском, по-прежнему осталась нерешенной, руководители подразделений внутреннего аудита «ООО "ХХХ"» и ООО "ХХХ" обязаны передать вопрос на рассмотрение Комитета по аудиту «ООО "ХХХ"».
5.5 Функции ОВА будут реализовываться в следующих областях:
1. Процессы и системы:
- Оценка эффективности и результативности бизнес-процессов;
- Контроль и безопасность в информационных системах.
- Соблюдение требований законодательных и внутренних нормативных актов.
3. Внутренние функции:
- Бухгалтерская и налоговая отчетность по РСБУ и РСНУ.
- Финансовая отчетность по US GAAP.
6.2 Обмен информацией осуществляется по мере необходимости в устной форме, в виде электронных сообщений, в виде служебных записок, запросов, совещаний, а также в любой другой эффективной форме в соответствии с требованиями и условиями внутренних нормативных документов.
7 Планирование деятельности Подразделения
7.1 Планирование деятельности Отдела внутреннего аудита осуществляется на основании «Положения о стратегическом планировании ООО "ХХХ" (П-230 от 30.05.00), «Положения о планировании деятельности отделов» (П-283 от 05.06.01), Плана мероприятий по достижению Стратегических целей компании на год, ежемесячных оперативных планов и бюджетов, Приказов и Распоряжений Генерального Директора ООО "ХХХ".7.2 Стратегические цели ОВА на год устанавливаются начальником ОВА, согласовываются с ЗГДВК и утверждаются Генеральным Директором ООО "ХХХ".
7.3 ОВА планирует свою работу с учетом пунктов стратегического плана ООО "ХХХ" и планов Управления аудита «ООО "ХХХ"», касающихся деятельности ОВА.
8 Отчетность по работе Подразделения
8.1 Отчетность ОВА ведется в соответствии с «Положением об отчетах в ООО "ХХХ" (П-250 от 08.09.00).
8.2 По итогам исполнения Стратегического плана за год Начальник ОВА представляет ЗГДВК и Генеральному Директору ООО "ХХХ" Годовой отчет о деятельности ОВА и достижении стратегических целей.
8.3 ОВА подготавливает ежеквартальные отчеты перед Советом директоров о состоянии системы внутреннего контроля Компании.
8.4 По результатам выполнения оперативного (ежемесячного) плана работы ОВА начальник ОВА предоставляет отчет ЗГДВК.
8.5 Отчетные и аналитические материалы ОВА могут предоставляться другим подразделениям и сотрудникам Компании по согласованию с Начальником ОВА или с Генеральным Директором ООО "ХХХ".
8.6 Составление отчетов ОВА производит в соответствии с требованиями внутренних нормативных документов и поручениями Руководства ООО "ХХХ" и Комитета по аудиту (Управления аудита) «ООО "ХХХ"». Отчеты в обязательном порядке предоставляются руководству ООО "ХХХ", Комитету по Аудиту «ООО "ХХХ"».
8.7 В Управление Аудита «ООО "ХХХ"» предоставляются отчеты, а также все необходимые аналитические материалы (по дополнительному устному запросу Управления Аудита «ООО "ХХХ") по результатам выполненных работ в срок до 7 рабочих дней включительно, после истечения плановой даты аудита (других мероприятий, в т. ч. носящих специфический характер).
9 Ключевые показатели деятельности
9.1 В качестве ключевых показателей деятельности Отдела внутреннего аудита, на основе которых оцениваются результаты его деятельности, принимаются:
9.1.1 Продуктивность (количество завершенных контрольных мероприятий по сравнению с утвержденным планом).
9.1.2 Процент выполненных рекомендаций подразделениями Компании (выполненные рекомендации плюс невыполненные рекомендации, о которых проинформировано вышестоящее руководство).
9.1.3 Количество повторно выявленных нарушений (количество повторяющихся недостатков, без учета фактов, по которым ранее представленные рекомендации не выполнены).
9.1.4 Абсолютные и относительные значения ключевых показателей деятельности планируются для Отдела внутреннего аудита в рамках стратегического планирования на год и фиксируются в стратегических планах Компании. Фиксация фактических значений показателей происходит в рамках отчетов об исполнении стратегических планов.
Отдел внутреннего аудита наделяется всеми правами и полномочиями, необходимыми для выполнения своих функций. Права и полномочия Отдела внутреннего аудита осуществляет начальник ОВА, который имеет право:
10.1 Прямого и беспрепятственного доступа к Комитету по аудиту «ООО "ХХХ"».
10.2 Запрашивать и получать беспрепятственный доступ к любым активам, документам, бухгалтерским записям, базам данных и другой информации, в том числе с любым грифом конфиденциальности, о деятельности Компании, делать копии документов, формировать файлы отчетов.
10.3 Изучать и оценивать любые документы, запрашиваемые в ходе выполнения аудиторских заданий, и направлять эти документы и/или соответствующую информацию Комитету по аудиту «ООО "ХХХ"» и руководству ООО "ХХХ", «ООО "ХХХ"».
10.4 Запрашивать и получать необходимую помощь сотрудников подразделений, в которых проводится аудит, а также помощь сотрудников других подразделений Компании.
10.5 Доводить до сведения Комитета по аудиту «ООО "ХХХ"» и высшего руководства ООО "ХХХ", «ООО "ХХХ"» любые предложения по улучшению существующих систем, процессов, политик, процедур, методов ведения деятельности, а также комментарии по любым вопросам, относящимся к ведению внутреннего аудита.
10.6 При необходимости (по согласованию с ЗГДВК) привлекать сторонних экспертов при выполнении аудиторских заданий.
10.7 Заслушивать отчеты руководителей структурных подразделений Компании по вопросам их участия в выполнении планов и заданий согласно сфере деятельности начальника отдела внутреннего аудита.
10.8 Знакомиться с проектами решений руководства Компании, касающимися деятельности ОВА, а также оценкой эффективности работы ОВА.
10.9 Получать от руководства ООО "ХХХ" информацию, касающуюся деятельности Компании, и любую другую информацию, необходимую для полноценной работы ОВА.
10.10 Направлять в структурные подразделения ООО "ХХХ" методические рекомендации, давать указания и экспертные советы в вопросах, отнесенных к компетенции ОВА.
10.11 Давать заключения, в рамках своей компетенции, по проектам нормативных документов, предоставляемых на согласование.
10.12 Направлять в структурные подразделения ООО "ХХХ" для доработки ВНД, подготовленные с нарушением существующих требований.
10.13 Вносить на рассмотрение Генерального директора ООО "ХХХ" и Совета Директоров предложения о поощрении отличившихся сотрудников и применении в установленном порядке предусмотренных законом и внутренними нормативными документами дисциплинарных мер к сотрудникам, виновным в нарушениях законодательства, Правил внутреннего распорядка и нормативных документов Компании.
10.14 Не допускается вмешательство третьих лиц в процесс определения объектов и объёма аудита, проведения работы и представления отчёта о результатах.
11.1 Начальник отдела внутреннего аудита несет персональную ответственность перед Генеральным директором ООО "ХХХ" и Комитетом по аудиту «ООО "ХХХ"» за выполнение своих функциональных обязанностей и достижение поставленных целей в соответствии с условиями заключенного с ним Трудового договора и законодательством РФ.
11.2 Поощрения и взыскания на начальника отдела внутреннего аудита налагаются только по согласованию с Председателем комитета по аудиту «ООО "ХХХ"».
Положение об отделе внутреннего аудита составляется по приводимой нами примерной схеме.
УТВЕРЖДЕНО
на общем собрании учредителей, протокол N2 от
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА
1. Общие положения
1.1. Отдел внутреннего аудита является самостоятельным струк-турным подразделением фирмы и подчиняется непосредственно гене-ральному директору.
1.2. В своей деятельности отдел внутреннего аудита руководствуется законодательством Российской Федерации, внутрифирменными нормативными актами, решениями учредителей и приказами генерального директора.
1.3. Ответственность за организацию внутреннего аудита несет руководитель отдела, который обязан организовать непрерывный процесс эффективного контроля во всех подразделениях фирмы, а также организовывать взаимоотношения со всеми подразделениями и внешними компетентными органами по вопросам контроля финансово-хозяйственной деятельности.?
2. Задачи
2.1. Организация комплексного контроля за работой фирмы.
2.2. Контроль за сохранностью собственности, правильным расходованием денежных и материальных средств, соблюдением экономии и хозяйственного расчета, законностью операций по финансово-хозяйственной деятельности. Проводит экспертизу бухгалтерской, финансовой, правовой и другой документации с целью предотвратить негативные последствия принятых решений. Проводит комплексный анализ деятельности фирмы. Принимает участие в возмещении материальных и денежных средств фирмы.
3. Структура
3.1. Структуру и штаты отдела утверждает генеральный директор фирмы в соответствии с предложениями начальника отдела.
3.2. В состав отдела могут входит подразделения (секторы, бюро, группы) комплексного анализа, ревизий, постоянно действующей инвентаризационной группы, экспертизы и др.
3.3. Распределение обязанностей между работниками отдела осуществляет начальник отдела в соответствии с должностными инструкциями и настоящим положением.
3.4. Начальник отдела назначается из числа лиц, имеющих высшее экономическое или юридическое образование и стаж работы главным бухгалтером пять лет.
4. Функции
4.1. Фирма обязана осуществлять внутрифирменный контроль с целью недопущения осложнения финансового состояния, способного привести фирму к банкротству; устранения негативных явлений на всех участках и структурных подразделениях, выявления и мобилизации внутрифирменных резервов.
4.2. Главные задачи внутреннего контроля:
а) проверка соответствия системы организационных регламентов действующим нормативным актам и учредительным документам;
б) обеспечение последовательной и эффективной деятельности фирмы;
в) проверка и инвентаризация наличия имущества, эффективности использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов, применения цен, тарифов, расчетно-платежной дисциплины, своевременных расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами;
г) экспертиза достоверности оперативного, статистического и бух-галтерского учета;
д) проверка учета затрат на производство, полноты отражения выручки от продаж, формирования финансовых результатов;
е) проверка порядка использования фондов экономического сти-мулирования и прибыли;
ж) предупреждение недостатков, отрицательно влияющих на эффек-тивность работы фирмы.
4.3. Отдел самостоятельно планирует проверки, ревизии, инвентаризации, экспертизы и другие мероприятия, вытекающие из его задач.
5. Оплата труда
Оплата труда работников внутреннего аудита осуществляется в соответствии с принятым на фирме «Положением об оплате труда». Работникам аудита производится также оплата в размере 50% от выявленной ими экономии денежных и материальных средств.
6. Взаимоотношения отдела внутреннего аудита с другими подразделениями фирмы
6.1. С бухгалтерией.
Получает документы, подтверждающие достоверность бухгалтерской и статистической отчетности, другие первичные документы, вытекающие из финансово-хозяйственной деятельности фирмы и расчетов с дебиторами, кредиторами, органами государственной налоговой инспекции и внебюджетными фондами.
Представляет акты проверок, справки о проведенном анализе, документы о проведенных инвентаризациях и другие документы, вытекающие из деятельности отдела и требующие информирования бухгалтерии.
6.2.
С планово-экономическим отделом.
Получает годовые, квартальные и месячные планы производства, справки по анализу выпуска продукции, себестоимости продукции и другую документацию, необходимую для объективного контроля.
Представляет предложения по экономии материальных и денежных средств, по совершенствованию плановой работы, хозрасчета и самофинансированию подразделений.
6.3. С производственным подразделением.
Получает сводки выполнения плана выпуска продукции, месячные и квартальные отчеты о работе; данные по остаткам незавершенного производства, нормам расхода сырья, основных и вспомогательных материалов, расхода энергетических ресурсов; сметы затрат на ремонт оборудования; рекламации на некачественную продукцию.
Представляет результат анализа использования материальных средств и оборудования, справки о проверках.
6.4. С юридическим отделом.
Получает результаты судебного рассмотрения по гражданским и уголовным делам; проекты приказов, инструкций, договоров и других актов, вытекающих из деятельности фирмы.
Представляет материалы по фактам хищений, недостач и взысканий дебиторской задолженности с граждан, справки и акты проверок для юридической оценки негативных фактов, выявленных проверками.
6.5. С отделом труда и заработной платы.
Получает штатное расписание и изменения в нем; положение об оплате труда.
Представляет предложения по совершенствованию оплаты труда и справки по проверке подразделений в части оплаты труда и использования рабочего времени.
6.6. С отделом сбыта.
Получает оперативную информацию и первичные документы о выполнении договоров на реализацию продукции, документы по претензиям и искам в связи с поставкой продукции.
Представляет заключения, письменные справки по вопросам кон-троля, анализа деятельности отдела сбыта; предложения по совершен-ствованию работы отдела.
6.7. С другими отделами.
Получает первичные документы по видам деятельности отделов, сводные регистры, справки, объяснения; направляет специалистов для участия в проверках под руководством аудитора.
Представляет предложения по совершенствованию работы, справки, отчеты и другие документы по проведенным проверкам.
7. Права
7.1. Требовать от подразделений предприятия представления планов, отчетов, справок, объяснений, разъяснений и других документов, необхо-димых для осуществления действенного и объективного контроля.
7.2. Подписывать акты проверок и ревизий, предложений по улучше-нию работы и другие документы, вытекающие из деятельности отдела.
7.3. Представлять руководству фирмы и учредителям предложения о наложении материальных и дисциплинарных взысканий на лиц, нарушающих действующее законодательство.
7.4. Осуществлять связь с другими организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
7.5. Указания отдела внутреннего аудита в пределах функций и задач, предусмотренных настоящим положением, являются обязательными к руководству и исполнению всеми работниками фирмы.
8. Ответственность
8.1. Всю полноту ответственности за качество, достоверность и свое-временность выполнения возложенных на отдел задач и функций несет начальник отдела.
8.2. Степень ответственности других работников отдела устанав-ливается должностными инструкциями.
